multizadaniowość - rozwój kompetencji zespołu gwarancją ciągłego doskonalenia

Procesy produkcyjne w każdej fabryce wymagają różnych kompetencji w różnych obszarach. Dodając do tego zróżnicowane potrzeby produkcyjne może się okazać, że mamy nadmiar kompetencji w jednym obszarze i niedobór w drugim. To, w przypadku braku pełnej obsady może doprowadzić do niedostarczenia wyrobów do klienta. Aby ograniczyć takie ryzyko możemy zadbać o to, aby nasz zespół był multizadaniowy kompetencyjnie. Jednym ze sposobów zapewnienia odpowiednich zasobów w potrzebnych obszarach jest zarządzanie za pomocą matrycy kompetencji.

jak stworzyć matrycę?

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Twój obszar produkcyjny wymaga kompetencji: 5 spawaczy, 3 operatorów giętarki oraz 5 osób do kontroli finalnej. Każde ze stanowisk wymaga innych umiejętności. Jednocześnie nie zawsze potrzebujemy wszystkich osób na wszystkich stanowiskach, bo produkujemy różne ‘mixy-produkcyjne’ (według zamówień klienta). Aby zapewnić elastyczność naszej produkcji i wykorzystać wszystkie dostępne zasoby możemy posłużyć się matrycą kompetencji.

określ, czego potrzebujesz

Punktem wyjścia powinno być zdefiniowanie tego, czego potrzebujesz - minimum, optimum i maksimum konkretnych kompetencji w każdym obszarze (nie patrz na zespół, którym dysponujesz, lecz na na proces i to czego potrzebujesz). Następnie na matrycę potrzebnych kompetencji nałóż kompetencję zespołu, które posiadasz. W tym momencie powinieneś już zaobserwować, gdzie w kompetencjach zespołu są luki. 

zaplanuj kompetencje wspierające

Na tej samej matrycy zaplanuj kompetencje wspierające, które mogą być pomocne, gdy główna umiejętność danego pracownika nie może być w tym momencie wykorzystana. Różne kompetencje wymagane są do produkowania zdywersyfikowanego asortymentu lub podczas nieobecności pracowników. Zaplanuj szkolenia - do konkretnych nazwisk przypisz umiejętności, którymi dany pracownik powinien dysponować, aby zapewnić ciągłość produkcji. Realizuj plan szkoleń, każdorazowo uaktualniając matrycę aby wiedzieć, jaki poziom multizadaniowości osiąga Twój zespół. Pamiętaj, że samo szkolenie nie wystarczy do zdobycia kompetencji.

zastosuj visual management

Zaznaczenie umiejętności w matrycy kompetencji powinno mieć miejsce wówczas, gdy te umiejętności zostaną zwalidowane przez eksperta danego obszaru, np. trenera lub przełożonego.

Przy tworzeniu matrycy kompetencji używaj różnych kolorów, definiujących poziom zaawansowania kompetencji, np.: 

• poziom 1 - czerwony - wymaga szkolenia
• poziom 2 - pomarańczowy - przeszkolony, wymaga pracy pod nadzorem
• poziom 3 - żółty - zdolny do samodzielnej pracy
• poziom 4 - zielony - trener, może szkolić innych

oto przykładowa matryca kompetencji:

Zastosowanie matrycy kompetencji pozwala nie tylko stworzyć kompetencje zespołu ‘szyte na miarę’ Twoich potrzeb produkcyjnych, ale dodatkowo, w przypadku nieobecności kierownika, zastępcy mają skuteczne narzędzie do szybkiego podejmowania decyzji dotyczącej obsady stanowisk produkcyjnych. Stosując technikę visual management - zastosowanie kolorów, zdefiniowanie poziomów zaawansowania pomaga w planowaniu i realizacji rozwoju naszych pracowników. Co więcej może działać to motywująco na samych pracowników, którzy chętnie skorzystają ze ścieżki rozwoju swoich kompetencji w różnych obszarach.