praca zdalna w Kodeksie pracy.

13 stycznia 2023 r. Sejm odrzucił senackie poprawki do ustawy nowelizującej Kodeks pracy w zakresie pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości pracowników. Ustawa obecnie czeka na podpis Prezydenta.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie w ciągu 2 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. A pracodawcy posiadający regulamin telepracy będą mieli 6 miesięcy na wdrożenie pracy zdalnej od dnia wejścia nowych przepisów w życie - w  tym okresie mogą stosować obowiązujące regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące telepracy

Co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy? Zachęcam do zapoznania się z artykułem.

Praca zdalna zaczęła cieszyć się w Polsce ogromną popularnością na skutek pandemii COVID-19. Wówczas wykonywanie obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy stało się wręcz koniecznością. Jednak taki sposób wykonywania obowiązków nie był uregulowany w przepisach. Ustawodawca reagując na potrzeby rynku pracy wynikające z trwającej pandemii, zdecydował o uregulowaniu pracy zdalnej (wprowadzając krótki, acz znaczący przepis w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych), tak aby po pierwsze zapewnić możliwość pracodawcom polecenia swoim pracownikom wykonywania w takiej formie pracy, z drugiej strony, aby zapewnić minimum ochrony tymże pracownikom.

Jednocześnie okazało się również, że wielu pracowników preferuje ten tryb wypełniania zadań służbowych. Jednak w kodeksie pracy próżno było szukać możliwości wykonywania pracy zdalnej. Co prawda kodeks pracy posiada uregulowanie dotyczące telepracy - jednak przepisy zawarte w rozdziale IIB kodeksu pracy były dla pracodawców, ale i dla pracowników, krótko mówiąc mało atrakcyjne, skomplikowane i skierowane nie do wszystkich grup zawodowych. Rynek pracy wskazywał również na pewną niedoskonałość regulacji pandemicznej, która z uwagi na tryb jej wprowadzania z przyczyn obiektywnych była niedoskonała w swej treści. Dlatego też 7 czerwca 2022 roku rząd skierował do sejmu projekt ustawy, która na stałe wprowadzi do Kodeksu pracy uregulowania związane z pracą zdalną, zastępując tym samym archaiczną i nieelastyczną telepracę.

co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy? 

Ustawa wdrażająca pracę zdalną do Kodeksu pracy przede wszystkim wprowadza jasną definicję tego, czym jest wykonywanie obowiązków zawodowych w takim trybie. Zgodnie z nowymi przepisami, o pracy zdalnej mówimy wówczas, gdy  praca jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy o pracy zdalnej dopuszczają możliwość wykonywania obowiązków w pełni poza siedzibą pracodawcy lub w trybie hybrydowym (system mieszany oznaczający połączenie pracy stacjonarnej ze zdalną - praca zdalna częściowa), w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa ale i danego pracownika.

Przepisy o pracy zdalnej w sposób szczegółowy określają obowiązki tak pracodawcy, jak pracownika, ale również ich wzajemne uprawnienia. Przede wszystkim nakładają na pracodawcę wiele obowiązków. To po jego stronie ma bowiem leżeć pokrycie kosztów pracy zdalnej, przynajmniej zwrot kosztu energii elektrycznej czy zapewnienia połączenia z siecią internetową. Oprócz tego pracodawca będzie musiał zapewnić swoim podwładnym materiały i narzędzia, które są potrzebne do wykonywania pracy zdalnej lub ustalić zasady wykorzystywania przez pracowników prywatnych urządzeń i materiałów.

Warto również wiedzieć, że zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być ustalone w formie zawartego porozumienia z zakładową organizacją związkową, o ile u pracodawcy funkcjonuje organizacja związkowa. Ustawodawca zadbał przy tym, aby uzgodnienia nie trwały w nieskończoność. Przepisy stanowią, iż jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca jest uprawniony do ukonstytuowania zasad w formie regulaminu. Jednak to, co jest szczególnie ważne to to, że Pracodawca zobowiązany jest, aby ustalenia poczynione podczas negocjacji ze związkami uwzględnić w treści regulaminu. To z punktu widzenia pracodawcy bardzo ważna kwestia, o której bezwzględnie należy pamiętać, negocjując z organizacją związkową. Natomiast pracodawcy, u których nie funkcjonują organizacje związkowe, wprowadzają regulamin pracy zdalnej po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionych w sposób przyjęty u pracodawcy. Tutaj warto zwrócić uwagę na to, iż ustawodawca posłużył się liczbą mnogą - zatem przedstawicieli musi być co najmniej dwóch.

Tutaj ważna uwaga: brak porozumienia z organizacją związkową, czy brak regulaminu funkcjonującego u pracodawcy nie blokuje możliwości, aby praca w formie zdalnej w zakładzie pracy funkcjonowała. W takim wypadku pozostawiono furtkę w postaci umożliwienia zawarcia indywidualnego porozumienia z pracownikiem. Wówczas w treści porozumienia musimy uzgodnić kwestie, które określone byłyby w obowiązującym regulaminie. Pracodawca, u którego nie funkcjonuje porozumienie czy regulamin pracy zdalnej, może również polecić pracę zdalną. Wówczas tak jak i w porozumieniu indywidualnym - pracodawca w treści polecenia pracy zdalnej ma obowiązek zawrzeć elementy konieczne, które znalazłyby się w regulaminie pracy zdalnej, gdyby taki został w zakładzie pracy przyjęty.

kiedy pracodawca będzie miał prawo polecić pracownikom pracę zdalną?

Przepisy traktujące o pracy zdalnej przewidują sytuacje, w których pracodawca będzie mógł polecić swoim pracownikom wykonywanie obowiązków zawodowych w trybie pracy zdalnej. Co do zasady, ma być to możliwe w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, epidemii lub zagrożenia epidemicznego, a także przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Oprócz tego pracodawca będzie miał do tego prawo w czasie, w którym na skutek siły wyższej nie jest w stanie zagwarantować pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania obowiązków zawodowych w miejscu, w którym dotychczas je wypełniali. Tutaj mówimy np. o lokalnym działaniu sił natury, powódź itp. Warto przy tym zaznaczyć, że polecenie pracy zdalnej ma być możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik oświadczy wcześniej, że posiada warunki techniczne i lokalowe pozwalające mu na wykonywanie obowiązków w trybie pracy zdalnej.

czy pracownik może skorzystać z pracy zdalnej na swój wniosek?

Zgodnie z nowelizacją każdy pracownik może wnioskować o możliwość wykonywania obowiązków w trybie pracy zdalnej.  Ustawodawca dodatkowo przewidział szczególną grupę pracowników, których wnioski pracodawca jest co do zasady, zobowiązany uwzględnić. Wśród uprzywilejowanych pracowników znajdują się:

Pracodawca może odmówić tej grupie pracowników w terminie 7 dni roboczych w formie papierowej bądź elektronicznej uzasadniając odmowę. Ustawodawca wskazał dwie przesłanki, na podstawie których pracodawca może odmówić wyrażenia zgody, są nimi rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub gdy wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy.  

Oprócz “zwykłej” pracy zdalnej ustawodawca przewidział również pracę zdalną okazjonalną w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to uproszczona forma pracy zdalnej, stosowana wyłącznie na wniosek pracownika, w przypadku której nie przysługuje pracownikowi zwrot kosztów. Okazjonalna praca zdalna może być stosowana wraz ze “zwykłą” pracą zdalną. 

kiedy praca zdalna nie będzie możliwa?

Ustawodawca określił również przypadki kiedy praca nie może być wykonywana w formie pracy zdalnej. Nawet gdyby strony stosunku pracy wzajemnie się na to zgadzały. 

Mowa tutaj o pracach:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.