sprawdzone strategie na poprawę produktywności pracowników

Produktywność pracowników to z pozoru proste zagadnienie. To ilość pracy wykonanej przez kogoś w danym czasie. Na przykład, jeżeli pracownicy przy linii produkcyjnej produkują pojedyncze elementy, można zmierzyć ich produktywność w liczbie elementów wyprodukowanych na osobę na godzinę. 

Zwiększenie produktywności pracownika jest od dekad, a nawet od stuleci, priorytetem dla wielu przedsiębiorstw. Jednak nie zawsze jest to proste. Dowiedz się więcej o tym, dlaczego produktywność jest ważna, dlaczego czasem ciężko jest wpłynąć na wyniki w tym obszarze oraz jakie strategie można zastosować w Twojej organizacji, żeby podnieść wydajność. 

dlaczego produktywność pracowników jest ważna?

Im lepsze wyniki można osiągnąć w podobnym czasie, tym wydajniejsza będzie dana organizacja na rynku. Wykorzystanie konkretnych wskaźników zależy od Twojej firmy, ale zwiększenie produktywności może prowadzić do większej ilości produktów na sprzedaż, efektywniejszych usług albo do możliwości zwiększenia narzutów.

trendy produktywności pracowników

Jak podaje amerykańskie Biuro Statystyki Pracy, zwiększenie produktywności w USA na przestrzenie ostatnich 50–70 lat doprowadziło do wykładniczego wzrostu wyników, któremu nie towarzyszył podobny wzrost przepracowanych godzin. Na przykład od 1947 do 2013 roku wyniki krajowe wzrosły dziewięciokrotnie, podczas gdy liczba przepracowanych godzin nie wzrosła nawet dwukrotnie.

Ta tendencja nie jest taka sama dla wszystkich krajów. W Wielkiej Brytanii na przykład w latach 1972–2019 miały miejsce fluktuacje wskaźników wzrostu produktywności, które ogólnie nie przełożyły się na rzeczywistą zmianę. Z kolei w Australii produktywność pracy miała tendencję spadkową w latach 1996–2020.

Brytyjscy eksperci między innymi do spraw zarządzania zasobami ludzkimi nazwali ten brak wzrostu produktywności w niektórych krajach „zagadką produktywności”.

Zagadka produktywności odnosi się do pytania dlaczego globalnie produktywność spada od czasu międzynarodowego kryzysu finansowego z 2008. Ekonomiści i inni eksperci zaproponowali oczywiście teoretyczne wyjaśnienia i spierają się, czy w istocie to właśnie zagadka produktywności pilnie potrzebuje rozwiązania. 

Jedna z teorii głosi, że wszystkie łatwe do osiągnięcia cele związane ze zwiększaniem produktywności zostały już osiągnięte. Przez większą część ostatniego stulecia rewolucja przemysłowa i komputerowa dawały impuls do wzrostu produktywności. Zmiany w systemach i programach zarządzania, w tym takie koncepcje jak Lean Manufacturing i Six Sigma, dały ten sam efekt. Zdaniem niektórych ekspertów tego rodzaju osiągnięcia zostały wykorzystane w stopniu prawie maksymalnym.

Inne teorie sugerują, że ludzie, którzy wracają na rynek pracy po utracie poprzedniej pracy po kryzysie finansowym z 2008 roku, nie są równie zmotywowani, albo ich produktywność nie jest mierzona w sposób odpowiedni dla współczesnych rynków. 

I chociaż teoretyczne idee mogą być interesujące, w szerszym kontekście globalnej gospodarki, jeśli chodzi o prowadzenie firmy, pracodawca potrzebuje rozwiązań pozwalających na podjęcie konkretnych działań mających na celu poprawę produktywności.

trzy strategie na poprawę produktywności pracowników

Bez względu na to, czy w Państwa firmie odnotowano spadek produktywności, który odbija się na jej wynikach, czy też istnieje potrzeba zwiększenia skali w celu sprostania przyszłym wymogom, oto trzy strategie, które warto wypróbować.

usuń mikrozarządzanie ze swoich procesów

W badaniu przeprowadzonym w Wielkiej Brytanii zapytano doświadczonych specjalistów do spraw zarządzania zasobami ludzkimi, jakie problemy powodowały spadek produktywności pracowników. Mikrozarządzanie znalazło się w pierwszej piątce – 28% specjalistów HR uznało je za problem.

W innym badaniu zapytano pracowników o przyczyny odejścia z pracy i 55% respondentów wskazało słabe zarządzanie. Przykłady słabego zarządzania podawane przez pracowników obejmowały mikrozarządzanie, nękanie i inne niewłaściwe zachowania. 

Nie jest to zagadnienie ograniczone do Wielkiej Brytanii. Prawie 60% pracowników w badaniu przeprowadzonym w USA stwierdziło, że pracowali w warunkach mikrozarządzania, a prawie 70% przyznało, że miało to ujemny wpływ na ich morale. Ponad połowa uznała, ze mikrozarządzanie osłabiło ich produktywność. W osobnym badaniu pierwotnie opublikowanym w Journal of Experimental Psychology stwierdzono, że pracownicy poddani obserwacji są częstokroć mniej produktywni od tych, których pracy nie monitoruje się tak skrupulatnie.

Oto kilka sposobów, dzięki którym można usunąć mikrozarządzanie z procesów w branżach takich jak produkcja, motoryzacja albo logistyka:

• Umieść właściwych ludzi na właściwych miejscach. Jeżeli możliwe jest dopasowanie umiejętności, talentów i zainteresowań ludzi do wymogów pracy, nie ma potrzeby tak ścisłej kontroli. Wszyscy muszą odpowiadać za realizację swoich celów, ale ludzie, którzy znają się na swojej pracy i chcą ją wykonywać dobrze, samodzielne wykazują się inicjatywą.
• Daj pracownikom poczucie kontroli nad procesem. Kiedy pracownik musi konsultować się z przełożonym w kwestii każdego detalu, może to prowadzić do mikrozarządzania i obniżać produktywność. Włączaj decyzje podejmowane przez pracowników do swoich procesów tam gdzie to możliwe, zaufaj wyszkolonym i utalentowanym pracownikom, że podejmą właściwe decyzje i kontroluj tylko wtedy kiedy to potrzebne.  
• Wystrzegaj się uprzedzeń. Liderzy mogą czasem być uprzedzeni do konkretnych pracowników, zakładając, że dana osoba się nie sprawdzi. Może to doprowadzić do sytuacji, w której dostrzegane są jedynie błędy i problemy, a nigdy mocne strony – co tworzy pętlę negatywnych informacji zwrotnych, która może sprawić, że zdemotywowany pracownik stanie się jeszcze mniej produktywny.
• Zachęcaj pracowników do wyrażania swoich opinii. Jednym z symptomów mikrozarządzania jest to, że pracownicy nie czują się komfortowo, kiedy mają wyrazić swoją opinię albo zaproponować własne pomysły. Mogą być przekonani, że metoda przełożonego to jedyna dopuszczalna metoda realizacji zadań. Może to prowadzić do sytuacji, w których rozwiązania i pomysły mogące poprawić produktywność nie są formułowane.
• Upewnij się, że kadra zarządzająca rozumie procesy, o których mówi. Inna potencjalna skarga dotycząca mikrozarządzania nie odnosi się do tego, że przełożeni są zawsze blisko i są zawsze zaangażowani. Chodzi o to, że kadra zarządzająca nie rozumie codziennej realizacji procesów, ale i tak przychodzi i podejmuje decyzje, które w istocie jedynie obniżają produktywność pracowników. 

minimalizuj liczbę spotkań

Ankieta przeprowadzona wśród pracowników w Wielkiej Brytanii wykazała, że większość pracowników odbierała bezproduktywne spotkania jako marnowanie czasu – do tego stopnia, że aż 66% przyznało, że używa wymówek, by wykręcić się z takich spotkań. 

Problem ten jest obecny na całym świecie. Ta sama ankieta wskazała, że niemieccy pracownicy byli nawet bardziej skłonni kłamać, aby tylko uniknąć takich spotkań. Natomiast około 67% pracowników w USA wskazało nadmierną liczbę spotkań jako przyczynę kiepskich wyników w pracy. 

Nawet jeśli zarządzasz pracownikami działu logistyki albo produkcji, gdzie spotkania nie są zjawiskiem typowym, zespół tak czy owak będzie spotykał się w celu wymiany informacji, przynajmniej raz na jakiś czas. I to dobrze – niektóre komunikaty nie nadają się do przekazania e-mailem. Oprócz tego nie każdy pracownik przy linii produkcyjnej ma regularny dostęp do poczty elektronicznej albo innej formy komunikacji w ciągu dnia.

Ale zanim wdrożysz codzienne poranne spotkania, albo wezwiesz wszystkich do sali konferencyjnej, zadaj sobie następujące pytania:

• Jaki jest cel spotkania? Czy spotkanie ma na celu rozwijanie kultury firmy, budowanie umiejętności pracy w zespole albo poprawę produktywności? Jeżeli spotkania nie służą realizacji konkretnych celów biznesowych, to może warto ograniczyć ich liczbę.
• Czy wszyscy muszą być obecni na spotkaniu? To kuszące aby zaprosić na spotkanie każdego członka zespołu w ramach demonstracji transparentności i inkluzywności, ale z drugiej strony czyni to pracę wielu z nich cięższą. Porozmawiaj z członkami zespołu produkcyjnego, osobami nadzorującymi i innymi osobami by dowiedzieć się, jaka forma komunikacji jest najlepsza dla wszystkich i kto musi być obecny na różnych spotkaniach.
• Czy informacje można przekazać w innym formacie? Nagrane zawczasu materiały wideo, które pracownicy mogą obejrzeć w dogodnej chwili, e-maile czy nawet papierowe notatki to wszystko dostępne opcje komunikacji. Zawsze rozważ, czy spotkanie to najefektywniejsza z metod – a jeśli nie, to wymyśl coś innego. 

zachęcaj do produktywności

Jako pracodawca masz wiele opcji by zwiększyć produktywność pracowników, ale również wiele mogą zrobić członkowie zespołów. Zachęcanie do produktywności może zmotywować pracowników do podejmowania wysiłków na rzecz zwiększenia wyników.

Zachęty są blisko terytorium wynagrodzeń, więc upewnij się, że współpracujesz blisko z działem kadr, działem prawnym i działem ds. zgodności przy projektowaniu programów. Pamiętaj również, że zachęty nie zawsze muszą przybierać formę premii albo innego wynagrodzenia finansowego. Oto kilka pomysłów:

• Programy uznaniowe. Publiczne podziękowanie pracownikowi albo nagrodzenie go w formie pochwały albo specjalnych korzyści może niektórych zachęcić. W opcjach programu może być na przykład zaproszenie na lunch, uznanie w formie wyboru pracownika miesiąca albo certyfikat lub inny namacalny dowód wysokich wyników, który pracownik może wykorzystać w dalszej karierze.
• Posiłki i przekąski. Zaproś zespół na lunch, zrób przerwę na lody albo inną przekąskę po zrealizowaniu celu. Albo zaoferuj karty podarunkowe osobom, które przyczyniają się do wzrostu produktywności albo przekraczają normy.
• Konkursy i prezenty. Zaproponuj bilety albo wejściówki na imprezy gdzie rozdawane są gratisy za określone działania albo określony poziom produktywności. Potem w każdym miesiącu wyciągnij nazwisko z kapelusza i wręcz komuś nagrodę.

chcesz poznać więcej sposobów na poprawienie produktywności w Twojej firmie?

Trzy strategie opisane powyżej to jedynie niektóre ze sposobów, jakie można wykorzystać do zwiększenia produktywności pracowników w Twojej firmie. Czy będą one skuteczne w Twojej firmie i w odniesieniu do stosowanych procedur – musisz zdecydować samodzielnie. Najlepiej w porozumieniu z działem kadr, który pomoże wprowadzić płynne i efektywne zasady zarządzania talentami.