co możesz zrobić, by usprawnić pracę swojego działu finansowego w 2019 roku?

Rok 2018 obfitował w wiele zmian prawnych dla firm. To nie tylko RODO, ale także wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego dla kolejnych podatników, split payment czy kolejne zmiany w CIT, PIT i VAT. Twój dział finansowy dopiero co zakończył rozliczać minione 12 miesięcy, albo wciąż jest w trakcie, a na horyzoncie widać już kolejne wyzwania. Wiem przez co przechodzili oraz co czeka ich już wkrótce. Jako główna księgowa sama zmagam się z podobnymi wyzwaniami. Każda zmiana w prawie podatkowym przekłada się na pracę ludzi zatrudnionych w kadrach czy finansach. Nowo rozpoczęty rok będzie równie intensywny, a ciągle zmieniające się przepisy pochłaniają nie tylko pieniądze, ale także czas, a ten kapitał jest bezcenny. Twój zespół może mieć go jednak więcej, jeśli zadbasz o odpowiednie procesy.

przygotuj się na pracownicze plany kapitałowe

Jak wynika z 38. edycji Planów Pracodawców, badania przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Randstad, większość bo aż 54% firm jest przeciwna wprowadzeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych. PPK, to dla Twojej firmy jedno z największych wyzwań nowego roku. W przeciwieństwie do pracowników, przedsiębiorcy nie mają wyjścia i muszą zacząć odprowadzać składki w ramach systemu. Wyjątkiem są podmioty, które decydują się na wprowadzenie Pracowniczych Programów Emerytalnych. Spróbuj porównać obie formy oszczędzania i wybierz tę, która jest bardziej opłacalna. Możesz także zapytać swoich pracowników, do którego systemu chcieliby należeć, ale pamiętaj, że taka deklaracja nie jest wiążąca. Czasu jest niewiele, największe firmy, zatrudniające powyżej 250 pracowników, muszą wprowadzić PPK do 1 lipca.

stwórz odpowiednie narzędzie dedykowane PPK

Niezależnie od wielkości Twojego przedsiębiorstwa wprowadzenie PPK jest procesem czasochłonnym. Zanim wybierzesz fundusz, w ramach którego alokowane będą środki, czekają Cię spotkania z przedstawicielami instytucji, a następnie porównanie ofert. Pamiętaj, że PPK niesie za sobą konieczność zawarcia przez pracodawcę umowy o prowadzenie PPK z wybranym podmiotem zarządzającym PPK. Z tą chwilą osoba zatrudniona stanie się uczestnikiem Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Równolegle do tego, przygotuj narzędzie, na którym pracownicy znajdą dostęp do składek potrąconych z wynagrodzenia i odprowadzonych do funduszu. Jeśli Twoja firma posiada intranet, być może lepszym sposobem będzie nadanie mu nowych funkcji niż tworzenie czegoś od podstaw. Pamiętaj, by rozwiązanie dawało możliwość zrezygnowania z funduszu, a także ponownego zapisu do niego. Spróbuj wziąć pod uwagę zdanie swojego zespołu - zapytaj jego członków, którą koncepcję uważają za najbardziej optymalną.

withholding tax - co możesz zrobić, by uzyskać zwrot podatku

Podatek u źródła jest pobierany przez polskie firmy, gdy wypłacają one należności na rzecz przedsiębiorstw zagranicznych. Do końca 2018 roku przy jego poborze obowiązywała zasada relief at source. Zgodnie z nią zwolnienie z podatku następowało już w momencie wypłaty należności przez firmę, pod warunkiem posiadania przez płatnika podatku certyfikatu rezydencji. Od 1 stycznia zasada ta dotyczy tylko wypłat mniejszych niż 2 mln złotych. Wszystko ponad tę kwotę podlega obligatoryjnemu poborowi podatku. Od nowego roku, aby ubiegać się o zwrot należy dochować tzw. należytej staranności. Ustawa nie definiuje jednak tego pojęcia. Może się zatem okazać, że Twoja interpretacja będzie inna niż Urzędu Skarbowego. Zwrot środków nie nastąpi tak szybko, jak dotychczas. Nie wystarczy już, że Twoja firma przedstawi certyfikat rezydencji.

Podejmij kroki, by US nie miał wątpliwości, że Twoja firma rzeczywiście istnieje. To nawet najprostsze wydawałoby się sprawy, jak istnienie siedziby spółki, zatrudnianie pracowników czy dokonywanie sprzedaży. Luki w dokumentacji, mogą oznaczać brak zwolnienia albo obniżenia stawki podatkowej. Cały proces może przebiegać sprawniej, jeśli od początku będzie nad nim czuwać stworzony przez Ciebie zespół. Trzy osoby w pełni skoncentrowane na tym aspekcie, to lepszy pomysł niż rozmycie odpowiedzialności po całym dziale. Takie różnicowanie zadań ma jeszcze jedną, nieocenioną zaletę - wpływa na poczucie spełnienia zawodowego pracowników.

zadbaj o procesy i przepływ dokumentów

Chcąc działać szybciej, sprawniej, nie zostawać w tyle za zachodzącymi zmianami przemyśl optymalizację procesów kadrowo-płacowych oraz ich ciągłe udoskonalanie. W wyniku przeprowadzonej analizy może się okazać, że pewne czynności wykonywane są dwukrotnie lub niepotrzebnie. Nie musisz tego robić we własnym zakresie. Możesz skorzystać z pomocy firm, które świadczą takie usługi. Outsourcing kadr i płac może przynieść Twojej firmie wymierne korzyści.

Kolejnym sposobem jest przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Dobrym rozwiązaniem może być chmura danych, w której znajdować się będą dokumenty, np. faktury, ewidencja czasu pracy, a w niedalekiej przyszłości może również teczki osobowe. Przechowywanie, procesowanie danych i dokumentów w formie elektronicznej to oszczędność miejsca, czasu i pieniędzy, a także usprawnienie, które przekłada się na większą efektywność nie tylko Twojego działu finansowego, ale całej firmy.

podziel zadania i bądź na bieżąco

Przepisy podatkowe zmieniają się dziś praktycznie z dnia na dzień. Zastanów się, czy dobrym rozwiązaniem nie byłoby skupienie całej wiedzy podatkowej w dedykowanym temu zespole. Postaraj się wydzielić komórkę, która będzie zajmować się przede wszystkim właśnie tym aspektem. Zainwestuj w rozwój tych pracowników, zapewniając im szkolenia z podatków, tak by byli na bieżąco ze zmianami już od momentu debatowania nad nimi w ministerstwie. Powiedz im, dlaczego te działania są istotne i jak ich praca przełoży się na funkcjonowanie firmy. Umocnienie w poczuciu sensu przekłada się na zaangażowanie pracowników.

Rozważ także rozpoczęcie działania w organizacjach przedsiębiorców, np. konfederacji Lewiatan, czy branżowych zrzeszeniach firm. Dzięki temu będziesz mógł kształtować rzeczywistość, a nie przyglądać się temu, jak robią to inni.

rozważ zatrudnienie nowego pracownika

Początek roku to nie tylko podsumowanie minionych 12 miesięcy, ale także planowanie kolejnych zadań. Ten czas może być najlepszym na powiększenie zespołu o kolejnego członka. Zastanów się, jakie kompetencje są dla Ciebie istotne do realizacji wyznaczonych celów - dobieraj osobę do zadania, a nie zadanie do osoby. Przygotuj profil kandydata. Nie zamykaj się na niedoświadczonych pracowników. Takie osoby mogą być bardzo cenne - mają otwarty umysł i dużo pomysłów. Jednocześnie zyskasz zmotywowanego pracownika, którego dopasujesz do swojej kultury organizacyjnej, a za kilka miesięcy, podczas rozliczania kolejnego roku będziesz mieć wykwalifikowanego specjalistę, który podzieli się swoim punktem widzenia i usprawni rozliczenie kolejnego cyklu.

Pamiętaj, że za każdym procesem stoją ludzie. Niezależnie od tego, czy szukasz sposobu na zwiększenie efektywności działu finansowego, kadr czy handlowców zadbaj o spełnienie zawodowe Twoich pracowników. To coś więcej niż różnicowanie zadań czy umacnianie w poczuciu sensu. Chcesz dowiedzieć się, dlaczego spełnienie zawodowe jest tak ważne oraz jak o nie zadbać? Pobierz nasz raport: