co należy, a czego nie należy robić – wytyczne dla firm zarządzających miejscem pracy w modelu hybrydowym

Gdy skutki COVID-19 zaczynają być mniej odczuwalne, pracodawcy i pracownicy przygotowują się do kolejnej zmiany – pracy na rynku post-pandemicznym. Wielu pracodawców mierzy się z decyzją o tym, czy kontynuować pracę w trybie zdalnym wypracowanym w czasie pandemii, sprowadzić pracowników z powrotem do pracy stacjonarnej w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też opracować nowy model pracy hybrydowej, który będzie umożliwiać zarówno pracę stacjonarną, jak i zdalną.

Nasze badania wskazują, że pracownicy mogą być już gotowi, aby przestać pracować tylko zdalnie. Według badania Randstad Workmonitor 78% pracowników na świecie jest gotowych wrócić do pracy stacjonarnej, przynajmniej w pewnym zakresie. Jednak część z nich nie jest jeszcze gotowa, aby cały czas pracować stacjonarnie. Jeden na trzech pracowników uważa, że model pracy hybrydowej to najlepsza forma pracy, a prawie jedna czwarta chciałaby mieć elastyczne godziny pracy.

Biorąc pod uwagę te statystyki, nie powinno dziwić, że duże firmy takie jak Microsoft, Google, Randstad Global i Ford Motors, już inwestują w pracę hybrydową.

Czym jest model pracy hybrydowej i czy sprawdzi się w Twojej firmie? W tym artykule przedstawiamy więcej informacji na temat modeli pracy hybrydowej, a także wskazówki, jak tworzyć wydajne miejsce pracy w modelu hybrydowym.

czym jest model pracy hybrydowej?

Model pracy hybrydowej łączy elementy modelu pracy stacjonarnej i zdalnej. Może on działać na dwa różne sposoby. Najpopularniejsza układ to taki, w którym pracodawca pozwala pracownikom w niektóre dni pracować zdalnie, a w niektóre z biura. Drugi model polega na tym, że niektórzy pracownicy mogą pracować zdalnie, podczas gdy inni muszą przestrzegać grafiku pracy stacjonarnej.

Do największych zalet inwestowania w model pracy hybrydowej należą:

• zwiększoną produktywność: W naszym badaniu 34% pracodawców przyznało, że zauważyło wzrost produktywności wśród pracowników zdalnych.
• większa satysfakcja pracowników: W dodatkowych badaniach wykazano, że 35% ankietowanych uznaje model pracy hybrydowej za najlepszą formę pracy.
• większa pula talentów: Wymóg, aby pracownicy pracowali stacjonarnie tylko przez kilka dni w tygodniu może przyciągać utalentowanych pracowników poszukujących większej elastyczności w pracy oraz osoby, które chcą uniknąć codziennych dojazdów.
• lepsze przygotowanie: Chociaż skutki pandemii COVID-19 stają się mniej odczuwalne, przyszłość pozostaje niepewna. Utrzymanie modelu pracy hybrydowej pozwoli zagwarantować, że w przyszłości pracownicy będą gotowi na zakłócenia w miejscu pracy.

najlepsze praktyki w miejscu pracy w modelu hybrydowym – co należy, a czego nie należy robić

Jeżeli zastanawiasz się nad wprowadzeniem modelu pracy hybrydowej, ważne jest, aby od samego początku mieć plan. Aby pomóc Ci w planowaniu, stworzyliśmy listę tego, co należy, a czego nie należy robić w ramach najlepszych praktyk w miejscu pracy w modelu hybrydowym.

co należy robić:

rozumieć potrzeby pracowników

Co do zasady pracownicy na całym świecie stanęli na wysokości zadania i zrobili to, co było konieczne, aby przetrwać pandemię. Wszystko powoli wraca do normy, jednak w miejscu pracy lub życiu osobistym pracowników pozostało wiele dodatkowych czynników stresogennych. Z pewnością nie da się stworzyć modelu pracy, który będzie spełniać potrzeby wszystkich, ale można zrozumieć największe problemy, z którymi mierzą się pracownicy.

Dzięki takiej wiedzy można stworzyć model hybrydowy, który promuje produktywność i podnosi morale pracowników oraz pomaga im zachować właściwą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Równie ważne jest, aby regularnie przeprowadzać spotkania kontrolne z pracownikami oraz monitorować zalety i wady nowego modelu pracy, a w razie potrzeby wprowadzać poprawki.

wyraźnie określać oczekiwania

Badania wskazują, że pracownicy potrzebują więcej wytycznych dotyczących możliwości pracy hybrydowej. Po prostu chcą wiedzieć, czego się od nich oczekuje. Według naszego badania Randstad Workmonitor 27% pracowników chce bardziej stanowczych polityk dotyczących godzin pracy, a 24% – bardziej rygorystycznych zasad w zakresie pracy zdalnej i stacjonarnej.

Nowe zasady dotyczące miejsca pracy w modelu hybrydowym muszą być przejrzyste i zwięzłe. Pracownicy powinni znać swoje obowiązki (godziny pracy, obowiązek komunikacji itp.) podczas pracy zdalnej i pracy w biurze. Pracownicy powinni również dokładnie wiedzieć, jak będzie mierzona wydajność i z kim mogą się kontaktować w różnych sprawach.

inwestować w narzędzia komunikacji

Komunikacja to jedno z największych wyzwań w modelu pracy hybrydowej. Należy koniecznie zadbać o to, aby pracownicy pracujący stacjonarnie i zdalnie posiadali takie same, aktualne informacje. W przeciwnym problemy z komunikacją mogą stanowić ryzyko dla reputacji firmy.

Jeżeli pracownicy pracują zdalnie od początku pandemii, prawdopodobnie wystąpiło już wiele problemów z komunikacją. Na szczęście dzięki postępowi technologii w ostatnich latach stworzono wiele komunikatorów. Poświęć czas na zidentyfikowanie newralgicznych punktów związanych z komunikacją w firmie. Następnie poszukaj alternatywnych rozwiązań w zakresie komunikacji, które pomogą firmie pokonać te trudności.

przekształcić środowisko biurowe

Nowy model pracy wymaga nowego sposobu pracy, co z kolei może wiązać się z koniecznością zorganizowania na nowo środowiska pracy. Pomyśl o tym, w jaki sposób Twoi pracownicy będą pracować z domu i w biurze. Dni pracy stacjonarnej powinny koncentrować się na budowaniu zespołu, współpracy, spotkaniach, sesjach burzy mózgów i szkoleniach. W trakcie przechodzenia do pracy w modelu hybrydowym niezwykle ważne będzie posiadanie przestrzeni, w której zespoły będą mogły odbywać tego rodzaju spotkania.

Nie oznacza to, że firma musi zainwestować w kosztowny remont lub zmienić siedzibę. Wystarczy na nowo zorganizować miejsce pracy. Przykładowo jeżeli pracownicy pracują w biurze w różne dni, można stworzyć współdzieloną przestrzeń biurową, a pozostałe biura przekształcić w sale konferencyjne.

traktować bezpieczeństwo priorytetowo

Pracownicy mogą być gotowi wrócić do biura, ale będą im towarzyszyć pewne obawy. 45% osób odczuwających niepokój na myśl o powrocie do biura jako główną przyczynę wymienia wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa w związku z COVID-19. Pracodawcy mogą skutecznie zmniejszyć ten niepokój poprzez podejmowanie działań mających na celu utworzenie bezpiecznego post-pandemicznego miejsca pracy.

Działania takie jak zapewnienie maseczek i płynu do dezynfekcji rąk, wykonywanie badań w kierunku COVID-19, zachęcanie do zachowania dystansu społecznego i dopuszczenie elastycznego grafiku mogą pomóc pracownikom poczuć się bezpiecznie w miejscu pracy.

czego nie należy robić:

pozostawiać wszystkich decyzji pracownikom

Taki model może wydawać się idealny – pozwolić każdemu pracownikowi decydować, w które dni chce pracować z domu, a w które chce przychodzić do biura. Jeżeli jednak pracownicy są od siebie zależni, taki układ może powodować wiele trudności.

Po pierwsze większość pracowników zdecyduje się pracować z domu w poniedziałek lub piątek. Jeżeli celem jest, aby w biurze było mniej pracowników w każdym dniu roboczym, może być trudno to osiągnąć. Po drugie jeżeli członkowie zespołu będą pracować zdalnie w różne dni tygodnia, nie uda się wykorzystać miejsca do pracy do wspierania innowacyjności, kreatywności i budowania zespołu.

Lepszy model hybrydowy to taki, w którym liderzy zespołów razem z pracownikami ustalają zasady pracy zdalnej. Można dopuścić pewną elastyczność w kwestii godzin, ale model pracy zdalnej działa najlepiej, jeżeli grafiki są ustalane na szczeblu zespołu, działu lub firmy.

nalegać na podejmowanie trwałych decyzji

Ważne jest, aby od samego początku zdawać sobie sprawę, że tworzenie modelu pracy hybrydowej wymaga czasu. Jest wysoce prawdopodobne, że zasady wdrożone dzisiaj będą musiały ulec zmianie w nadchodzących tygodniach i miesiącach. W rzeczywistości może minąć nawet kilka lat, zanim uda się wypracować model hybrydowy w miejscu pracy, który będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy. Zmiany są dobre, ponieważ taki jest naturalny cykl wdrażania każdego nowego procesu biznesowego.

Błąd, którego nie należy popełniać, to obiecywanie, że nowy system pracy będzie niezmienny. Zamiast tego lepiej poinformować pracowników, że proces opracowywania modelu hybrydowego jest w toku, a firma będzie okresowo oceniać jego skuteczność i w razie potrzeby wprowadzać w nim zmiany.

wprowadzać między pracownikami podziałów „my i oni”

Kolejny problem, który może szybko wystąpić w modelu pracy hybrydowej, to sposób myślenia „my i oni”. Zjawisko to stanowi szczególne wyzwanie, jeżeli część pracowników przez cały czas pracuje stacjonarnie, a część tylko zdalnie lub w modelu hybrydowym. Wielu pracowników jest tak przyzwyczajonych do pracy stacjonarnej, że może być im trudno zrozumieć, że ich koledzy i koleżanki pracujący zdalnie nie słyszą wszystkich rozmów i nie mają jak dowiedzieć się o wszystkich wydarzeniach w biurze.

Ważne jest, aby wdrożyć zabezpieczenia, które pozwolą wszystkich pracownikom być na bieżąco i mieć dostęp do potrzebnych im materiałów we właściwym czasie. Przykładowo liderzy zespołów pracujący stacjonarnie mogą na koniec dnia tworzyć podsumowanie zawierające istotne informacje z danego dnia. Gdy pracownicy stacjonarni będą odpowiedzialni za przekazywanie informacji, będą dokładać większych starań, aby przekazać wszystko, co ważne.

dopuszczać do cyfrowego przeciążenia

Wypalenie cyfrowe istnieje naprawdę i może wpływać na produktywność. Badania przeprowadzone niedawno przez Microsoft wykazały, że liczba spotkań w 2021 roku uległa podwojeniu w stosunku do 2020 roku oraz że ich długość wzrosła ponad trzykrotnie – od zaledwie 10 minut w 2020 roku do średnio 35–45 minut w 2021 roku. Gwałtownie wzrosła również liczba wiadomości przesyłanych dziennie za pośrednictwem komunikatorów i poczty elektronicznej.

Aby praca zdalna sprawdziła się w rzeczywistości, pracodawcy muszą zmierzyć się z tym wyzwaniem. Oto kilka taktyk, które pomogą zmniejszyć napięcie:

• zachęcanie liderów do przesyłania pracownikom planu spotkania przed jego rozpoczęciem, aby upewnić się, że biorą w nim udział tylko te osoby, które powinny
• pozwalanie pracownikom na wyznaczanie godzin, w którym nikt im nie przeszkadza, aby mogli pracować bez zakłóceń
• zalecanie pracownikom, aby zastanawiali się, do kogo i dlaczego wysyłają wiadomości e-mail

Przeczytaj: digitalizacja - postaw na kompetencje Twojego zespołu.

koncentrować się na wyłącznie na pracy

Zapewne znasz powiedzenie, że „nie samą pracą człowiek żyje”. Jest w nim wiele prawdy. Badania pokazują, że brak przerw w ciągu dnia może prowadzić do powstania blokady kreatywności i ograniczać innowacyjność. W innych badaniach stwierdzono, że pracownicy, którzy korzystają z przerw, często są bardziej produktywni niż ci, którzy tego nie robią.

Ponadto 27% pracowników za największą trudność związaną z pracą zdalną uznało poczucie izolacji. Firma może pomóc złagodzić poczucie izolacji i jednocześnie rozbudzać kreatywność poprzez organizowanie przerw socjalnych w ciągu dnia zarówno dla pracowników pracujących stacjonarnie, jak i zdalnie. Weź pod uwagę wprowadzenie przerw, takich jak wirtualna przerwa na kawę, quiz z wiedzy ogólnej w porze obiadu czy nawet wirtualne piwo po godzinach.

główne wnioski

• 78% pracowników na świecie jest gotowych wrócić do pracy stacjonarnej, przynajmniej w pewnym zakresie
• Ponad jedna trzecia pracowników chciałaby mieć hybrydowy grafik pracy
• 54% badanych pracowników już otrzymało pozwolenie na zachowanie hybrydowego grafiku pracy
• 24% pracowników chce, aby pracodawcy opracowali bardziej stanowcze polityki dotyczące pracy stacjonarnej i zdalnej
• Pracodawcy muszą przejąć inicjatywę w kwestii opracowywania modelu pracy hybrydowej
• Konieczne jest tworzenie nowego środowiska pracy promującego współpracę i zachowywanie bezpieczeństwa w związku z COVID-19
• Pracodawcy mogą zapobiegać wypaleniu cyfrowemu w miejscu pracy poprzez opracowywanie sensownych praktyk ograniczających kontakt cyfrowy

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących tworzenia skutecznego modelu pracy hybrydowej, który poprawi wydajność, satysfakcję z pracy i wskaźnik utrzymania zatrudnienia, pobierz nasz przewodnik poświęcony zwiększeniu zaangażowania pracowników w środowisku pracy w modelu hybrydowym.