codzienne dobre praktyki lidera w zarządzaniu zespołem rozproszonym

Zmiana sposobu pracy, którą przechodzi obecnie wiele firm to niezwykle szybka transformacja z zespołów stacjonarnych na rozproszone. Dotyczy ona nie tylko pracowników, ale także samych liderów, którzy praktycznie od zaraz muszą zmodyfikować styl kierowania. Warto w tym momencie zaczerpnąć z najlepszych praktyk zarządzania zespołami rozproszonymi i wdrożyć je do naszej codziennej menedżerskiej pracy.

czym jest zespół rozproszony?

Zanim przejdziemy przez te praktyki przyjrzyjmy się zespołom rozproszonym. Czym się charakteryzują? Czym różnią się od zespołów stacjonarnych?

Brak codziennego bezpośredniego kontaktu; indywidualny charakter pracy; różne środowisko wykonywania obowiązków u każdego pracownika; ograniczone możliwości komunikacyjne, np: odczytywania komunikacji niewerbalnej i budowania nieformalnych relacji; znacząco zmniejszona przestrzeń na komunikację nieformalną (brak wspólnego wyjścia na kawę, na lunch, rozmowę z kuchni, small talk na korytarzu itp.); więcej sytuacji sprzyjających filtrowaniu informacji.

Te wszystkie uwarunkowania zespołów rozproszonych mogą wydawać się dużym wyzwaniem w zarządzaniu nimi. Jednak organizacje, które w ostatnich tygodniach przeszły szybką transformację i rozpoczęły pracę zdalną mają sporo atutów. Przede wszystkim pracownicy takich firm znali się wcześniej i mieli okazję się zintegrować. Przejście z zespołu stacjonarnego na rozproszony zawsze jest prostsze i sprawniejsze, gdy zespół jest ze sobą zżyty. 

A teraz już do konkretów. Czego, oprócz zaufania ze strony menedżera, które jest podstawą wszelkich działań, potrzebują zespoły stacjonarne przechodzące na pracę wirtualną?

nowy kontrakt zespołowy

Kontrakt zespołowy to fundament efektywnej pracy zespołowej. Daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa, przejrzystości. To ramy, dzięki którym wiemy jakie są reguły. 

W sytuacji dużej zmiany, którą obecnie obserwujemy, potrzebna jest redefinicja kontraktu. Wspólnie ustal z pracownikami zasady pracy online, które będą obowiązywać każdego członka zespołu. 

nowe lub zmienione rytuały zespołowe 

Rytuały to powtarzające się zachowania tworzące pewien zwyczaj. Dlaczego są ważne?  Ponieważ integrują i mobilizują zespół, dają też poczucie porządku, bezpieczeństwa i stabilności, co zapewne nikogo nie zdziwi jest teraz  szczególnie ważne w okresie niepewności. 

co może być rytuałem zespołowym?

Wspólne obchodzenie urodzin współpracowników, zwyczaj przywiezienia po urlopie drobnych upominków albo słodkości dla członków zespołu, a może raz w miesiącu wspólny obiad z szefową? Są zespoły, w których rytuałem jest poczęstowanie samodzielnie upieczonym ciastem lub wspólne, punktualne, wyjście z pracy w piątki, tak, by dokładnie o 17 biuro świeciło pustkami. 

Rytuałem może być także wspólne świętowanie sukcesów - tych drobnych i tych większych - w pracy. Przykłady drobnych rytuałów z pewnością każdy znajdzie w swoim zespole. Nie zawsze po prostu zdajemy sobie sprawę z tego jak ważne są i jak duże mają znaczenie w integrowaniu zespołu oraz zapewnianiu poczucia bezpieczeństwa. 

A co gdy nie nie możemy razem pójść na rytualną poranną kawę? 

Możemy umówić się na e-kawę i przy okazji zrobić konkurs na najładniejszy kubek. Są zespoły, które obecnie zdzwaniają się i ćwiczą razem online! To również może stać się rytuałem. Warto, żeby także szef wdrażał swoje rytualne zachowania. Jeśli wcześniej, wychodząc z biura życzyłeś dobrego weekendu, teraz możesz w piątek napisać maila albo  jeszcze lepiej, wykonać krótki telefon do każdego pracownika w tej sprawie.

zwiększona częstotliwość komunikacji

Z zespołem rozproszonym warto komunikować się ‘ponad normę’ - znacznie częściej, z większą intensywnością i zgodnie z ustalonym harmonogramem. Codzienna odprawa, która mobilizuje do działania i wpływa też na integrację powinna być standardem i - co istotne - niech odbywa się przy włączonych kamerach. Zwiększ także częstotliwość spotkań indywidualnych z pracownikami. Jeśli w trybie stacjonarnym spotykaliście się raz w miesiącu, w przypadku pracy zdalnej będzie to zdecydowanie zbyt rzadko. Postaraj się różnicować także narzędzia wykorzystywane do kontaktu - czat, wideo, wspólne pliki, telefon, tablice online do pracy czy dostęp do kalendarzy - wszystko to może usprawnić Waszą pracę. 

Pamiętaj, że to menedżer odpowiada za stworzenie przestrzeni do wymiany informacji i komunikacji w zespole. Upewniaj się też ze zwiększoną intensywnością niż w pracy stacjonarnej, czy każdy członek zespołu jest aktywny, obecny i ma szansę się wypowiedzieć.

Równie ważne może być stworzenie przestrzeni do komunikacji nieformalnej, umożliwienie pracownikom pozostania w relacjach mniej zawodowych, czyli zastąpienie tego, co do tej pory działo się na kawie, w kuchni, rozmowami przez telefon czy wideokonferencję.

Jeśli zastanawiasz się jak to zrobić, czasami wystarczy zachęcić pracowników i powiedzieć wprost ‘wiem, że może Wam teraz brakować kontaktów bezpośrednich i spotkań przy kawie, ale zachęcam Was abyście się zdzwaniali ze sobą w ciągu dnia. Możecie się też wymienić poradami jak organizujecie sobie dzień itp.”. Postawa lidera ma tu kluczowe znaczenie. Jeśli pokaże, że życie społeczne zespołu, nie tylko realizacja zadań, jest równie ważne, pokaże otwartość na krótką rozmowę o kwestiach prywatnych, to tym samym stworzy przestrzeń i przyzwolenie na budowanie relacji międzyludzkich.

precyzyjne oczekiwania i struktury 

Bycie precyzyjnym jest kluczowe w zarządzaniu wirtualnym. W praktyce może to oznaczać, że ze zwiększoną uwagą niż do tej pory ustalasz terminy realizacji zadań i potwierdzasz je z zespołem, np. za pomocą maila. Bardzo jasno komunikuj oczekiwania i zadania, potwierdzając z każdym zrozumienie terminów realizacji zadań.

Może się zdarzyć, że w zespole pojawi się konieczność określenia na nowo ról i odpowiedzialności jego członków. W tym wypadku nowe ustalenia powinny być zaakceptowane (pisemnie czy mailowo) w dokumencie zespołowym.

Celem tych wszystkich działań jest uniknięcie niepewności. Skoro w świecie wokół nas jesteśmy bombardowani niesprawdzonymi informacjami, menedżerowie w jeszcze większym stopniu powinni skupić się na tworzeniu porządku w zespole. 

codzienna rozmowa o zadaniach

W zależności od specyfiki zadań zespołu możemy mówić o codziennym wyznaczaniu i rozliczaniu zadań lub omawianiu celów i postępach pracy. Jedną z większych obaw menedżerów przechodzących na pracę z zespołami rozproszonymi jest obawa przed utrata kontroli.

Stosunkowo łatwo można tę obawę “uspokoić”. Wystarczy wprowadzić system codziennej rozmowy o zadaniach, bieżącego zainteresowania postępami w realizacji. Do monitorowania zadań mogą służyć pliki zespołowe, systemy raportowania. Wbrew pozorom także pracownicy czują się bardziej komfortowo mając miejsce, w którym mogą raportować codzienną realizację pracy. 

Zarządzanie zespołem rozproszonym jest w dużej mierze podobne, jak zespołem stacjonarnym. Bardziej jednak koncentrujesz się na komunikacji, zwiększonej częstotliwości kontaktów, dyscyplinie czasowej i organizacji pracy zespołu oraz struktury zespołu. Wielką rolę odgrywa precyzja komunikatów i dążenie do przejrzystości.

Jeżeli obecna sytuacja wpłynęła także na Twoją działalność i szukasz rozwiązań, które ułatwią Ci funkcjonowanie w nowej rzeczywistości, porozmawiaj z naszymi ekspertami: