czym jest proces onboardingu?

Onboarding to krytyczny okres dla wszystkich zaangażowanych stron. Dla talentów jest to czas, gdy po raz pierwszy widzą rzeczywistość nowego miejsca pracy, stają przed presją zrobienia dobrego wrażenia i uczą się zasad nowej roli. Dla pracodawców jest to czas, w którym kładą fundamenty pod długoterminowy sukces i tworzą środowisko, w którym ich nowi pracownicy mogą być zadowoleni i zaangażowani.

Przy tak dużej stawce, onboarding nie powinien być pozostawiony przypadkowi. Jak każdy inny projekt o krytycznym znaczeniu dla firmy, wymaga on starannego planowania i realizacji na każdym etapie - od przygotowania, przez wdrożenie, aż po ocenę.

Najdrobniejsze szczegóły procesu onboardingu są zupełnie inne dla różnych stanowisk, firm i osób. Doświadczenie pokazuje jednak, że podzielenie go na te cztery etapy i staranne zaplanowanie każdego z nich jest niezawodnym sposobem na zwiększenie sukcesu wdrożenia - i zwiększenie szans na długą, produktywną współpracę z nowym pracownikiem.

1. przygotowanie lub preboarding - przed rozpoczęciem procesu wdrażania nowych pracowników.

Rozpoczęcie nowej pracy może być stresującym doświadczeniem. Preboarding ogranicza niespodzianki, czyli wszelkie niezaplanowane i niespodziewane aspekty procesu, do minimum, zapewniając, że zarówno nowy pracownik, jak i reszta organizacji jest gotowa na rozpoczęcie późniejszych części procesu wdrażania nowych pracowników.

Oprócz ułatwienia pozostałej części procesu onboardingu i zwiększenia jego szans na sukces, dane sugerują, że preboarding jest bardzo potrzebny w dzisiejszym świecie pracy. Według ankiety dotyczącej onboardingu pracowników, przeprowadzonej przez platformę Talmundo i belgijską Vlerick Business School, 40% pracowników stwierdziło, że nie otrzymało absolutnego minimum informacji wymaganych przed rozpoczęciem pracy, a podobny odsetek potrzebował ponad tygodnia, aby uzyskać wszystkie podstawowe narzędzia i wyposażenie stanowiska pracy.

W takiej sytuacji nie dziwi fakt, że badanie wykazało, że dobrze zaplanowany proces preboardingu może znacznie zwiększyć retencję i drastycznie zmniejszyć liczbę osób, które odchodzą z pracy jeszcze przed jej rozpoczęciem. 

Ten etap przygotowań do procesu wdrażania nowych pracowników powinien obejmować między innymi:

• Podjęcie decyzji o tym, kto będzie uczestniczył w porcesie - co będzie zależało od roli i działu nowo zatrudnionego pracownika.
• Przygotowanie miejsca pracy - zamawianie komputerów, telefonów, narzędzi, materiałów piśmienniczych, identyfikatorów i pozostałych rzeczy, które pracownik będzie potrzebował do wykonywania swojej pracy.
• Informowanie organizacji - zapewnienie, że nowo zatrudniona osoba zostanie ciepło powitana i szybciej odnajdzie swoje miejsce w zespole.
• Zajmowanie się sprawami administracyjnymi - załatwienie jak największej ilości formalności przed rozpoczęciem pracy przez kandydata pozwala skupić się na ważniejszych rzeczach podczas pierwszego tygodnia pracy.
• Aktualizowanie informacji o kandydacie - mimo że większość informacji istotnych z punktu widzenia stanowiska pracy zostanie przekazana na późniejszych etapach wdrażania, kandydat powinien otrzymać odpowiednią wiedzę podczas wstępnego wdrażania - od planu na pierwszy tydzień i danych kontaktowych przyszłych współpracowników, po informacje o tym, gdzie zaparkować i jak uzyskać dostęp do miejsca pracy pierwszego dnia.

Bez względu na to, jak dobrze zaplanowana i bogata w informacje jest reszta procesu onboardingu, preboarding nadaje ton całemu okresowi wprowadzającemu i tworzy pozytywne doświadczenia u nowych pracowników. Tak więc zapewnienie im poczucia bezpieczeństwa i pewności siebie przed rozpoczęciem pracy oraz bycie dostępnym, aby odpowiedzieć na ich pytania, zawsze się opłaca na dłuższą metę.

2. zapoznanie się z firmą

Wdrożenie rozpoczyna się w momencie przybycia pierwszego dnia i może być pierwszym spotkaniem ze współpracownikami i szansą na poznanie nowego miejsca pracy. Jest to czas pierwszych wrażeń - i chociaż podczas orientacji należy przekazać wiele informacji, ważne jest, aby pamiętać o istotnym aspekcie ludzkim. 

Według badań przeprowadzonych przez organizację szkoleniową HR HCI, ponad połowa firm koncentruje się wyłącznie na procesach i dokumentach podczas pierwszego zapoznania z firmą. Ten rodzaj administracji jest ważny, ale wypełnianie formularzy i słuchanie niekończących się prezentacji na temat polityki firmy nie jest receptą na wysokie zaangażowanie. Zamiast tego, udane wdrożenie koncentruje się na umożliwieniu nawiązania więzi międzyludzkich poprzez stworzenie możliwości dla nowego pracownika do poznania zespołu i firmy. W tym okresie ważne są następujące kroki:

• Zorganizuj spotkanie powitalne - pierwszy tydzień w pracy jest często ważnym wydarzeniem w karierze nowego pracownika. Zbierz zespół i stwórz przestrzeń do nawiązywania kontaktów społecznych poza codziennym kontekstem pracy.
• Przekazuj najważniejsze informacje z umiarem - nie da się uniknąć faktu, że skuteczne wdrożenie obejmuje przekazywanie informacji o polityce firmy, kulturze i najlepszych praktykach. Nie trzeba jednak przekazywać wszystkiego w ciągu pierwszych kilku dni. Rozłożenie tego na kilka tygodni sprawi, że proces wdrażania będzie bardziej angażujący i zwiększy prawdopodobieństwo, że nowy pracownik rzeczywiście przyswoi to, czego się uczy.
• Ustal oczekiwania - niektóre oczekiwania mogły już zostać ustalone podczas wstępnego wdrożenia, ale w tym miejscu należy wyjaśnić, czego nowy pracownik powinien oczekiwać od firmy w zakresie nadzoru, informacji zwrotnych i współpracy. Dodatkowo należy wyjaśnić, czego firma oczekuje od nowego pracownika po zakończeniu wdrożenia i rozpoczęciu pracy. Możesz myśleć, że nowy pracownik automatycznie zrozumie te kwestie, ale ważne jest, aby nie pozostawić go w niepewności.

Poprzez serię spotkań, warsztatów, prezentacji i nieformalnych spotkań, okres orientacyjny powinien wywołać pozytywne przeczucia i sprawić, że nowo zatrudniony poczuje się pewny tego, co czeka go w nadchodzących miesiącach.

3. szkolenia - rozwijanie kluczowych umiejętności dla danej roli

Jeśli etap zapoznania z firmą polegał na ugruntowaniu poczucia przynależności nowego pracownika do organizacji i dzieleniu się kluczowymi informacjami, których potrzebują wszyscy pracownicy, szkolenie koncentruje się na przygotowaniu ich do specyfiki ich roli. Szczegóły tego etapu będą oczywiście zależeć od stanowiska, ale prawdopodobnie będą obejmować:

• Szkolenie w zakresie oprogramowania i narzędzi związanych z podstawową rolą - może to być wszystko, od oprogramowania CAD lub systemu CRM, z którego będzie korzystał pracownik, po funkcje bezpieczeństwa wózków widłowych, którymi będzie jeździł.
• Wprowadzenie do wewnętrznych narzędzi administracyjnych - takich jak system rezerwacji urlopu lub firmowy intranet.
• Informacje o procesach - gdzie nowo zatrudniona osoba wpasowuje się w ogólną machinę organizacyjną, na jakich innych zespołach i działach polega, a które polegają na niej?

Oczywiście trudno będzie HR zaprojektować i przeprowadzić sam etap szkolenia - muszą to zrobić członkowie zespołu posiadający wymaganą wiedzę specjalistyczną. HR odgrywa jednak kluczową rolę w podkreślaniu znaczenia szkoleń, upewnianiu się, że mają one swoje miejsce w procesie onboardingu i pomaganiu trenerom w przygotowaniu się przed rozpoczęciem szkolenia.

Spośród wszystkich etapów procesu onboardingu, szkolenie jest prawdopodobnie najważniejsze dla nowo zatrudnionych pracowników. W naszej ankiecie Workmonitor 2024 przeprowadzonej wśród tysięcy pracowników na całym świecie 72% respondentów uznało szkolenie za ważne dla ich obecnej pracy. Wyniki te znalazły odzwierciedlenie w ankiecie przeprowadzonej przez Amazon i Gallup, w której 57% respondentów stwierdziło, że są "bardzo" lub "bardzo" zainteresowani szkoleniami, które zwiększyłyby ich umiejętności w pracy. 

Jest prawdopodobne, że Twoi pracownicy chcą dowiedzieć się więcej i przejść szkolenie, którego potrzebują, aby opanować swoją pracę - więc upewnij się, że okres szkolenia jest zaplanowany i podkreślony podczas procesu onboardingu.

4. integracja - aby stać się prawdziwym członkiem zespołu

To właśnie w tym okresie przejściowym pracownik przechodzi od bycia "nowo zatrudnionym" do bycia naturalną częścią zespołu. Często dzieje się to powoli, w ciągu tygodni lub miesięcy, w miarę jak pracownik zyskuje głębokie zrozumienie swojej roli i osiąga swój normalny poziom produktywności.

Łatwo jest myśleć o integracji jako naturalnym procesie, który przyjdzie z czasem, ale nie zawsze tak jest. Powinieneś nadal postrzegać go jako część procesu onboardingu i pracować nad tym, aby przebiegał on tak płynnie, jak to tylko możliwe - podobnie jak na etapach przygotowania, zapoznania z firmą i szkoleń.

W praktyce może to oznaczać, że menedżerowie i dział HR będą nadal współpracować z nowym pracownikiem w miarę postępów. Nie będziesz musiał spotykać się tak często, jak w pierwszym tygodniu, ale planowanie regularnych odpraw w celu sprawdzenia stanu wdrożenia w tygodniach lub miesiącach po pierwszym dniu może pomóc w rozwiązaniu wszelkich problemów.

Poświęcenie czasu na upewnienie się, że pożądana integracja kulturowa powiodła się, zapobiega problemom, zanim się pojawią, i może przynieść poważne oszczędności - naukowcy piszący w MIT Sloan Management Review odkryli, że kwestie kulturowe korporacji były 10,4 razy ważniejsze jako siła napędowa niż wynagrodzenie pracowników, którzy odchodzili z pracy, więc przy wysokich kosztach rotacji pracowników, zapewnienie dopasowania kulturowego oszczędza pieniądze.

Ten etap procesu onboardingu ma również kluczowe znaczenie dla działu HR. Nowi pracownicy już się zaklimatyzowali, ale ich pierwsze tygodnie w pracy są wciąż świeże w ich pamięci - dlatego dział HR powinien prosić o informacje zwrotne w formie ankiet i rozmów, aby dowiedzieć się o mocnych stronach procesu onboardingu i o tym, gdzie można wprowadzić ulepszenia.

pobierz infografikę procesu onboardingu

W pośpiechu dnia pracy i presji związanej z zatrudnianiem nowych pracowników, łatwo jest przeoczyć szczegóły procesu onboardingu. Nasza infografika dzieli proces onboardingu na cztery etapy i wizualnie przypomina, jak powinien on wyglądać - pobierz ją i przypnij na ścianie w biurze przed kolejnym zatrudnieniem.