czynniki wpływające na bezawaryjną pracę zdalną twojego zespołu

Gdy Twoi pracownicy wykonują obowiązki zdalnie lub nagle przechodzą na taki tryb pracy - z czym mamy do czynienia teraz - jeszcze większą rolę odgrywa poczucie wspólnej misji, ich dopasowanie do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, odpowiedzialności za firmę oraz wzajemne zaufanie. Aktualnie dla wielu pracowników i menedżerów jest to nowe doświadczenie, przez co konieczne staje się wypracowanie efektywnego sposobu zarządzania zespołem.

Bez tego aspektu prawidłowe funkcjonowanie firmy stoi pod znakiem zapytania. Praca zdalna na szeroką skalę była praktykowana do tej pory przez przedsiębiorstwa o określonym charakterze, które pracują projektowo, a zadaniem pracowników jest dostarczenie usługi, rozwiązania. Na permanentną pracę zdalną mogły pozwolić sobie firmy z obszaru IT, doradcze, audytowe, prawne.

Umiejętność pracy zdalnej to nawyk, wiążący się z wieloma aspektami. Poczynając od umiejętność zarządzania sobą w czasie, kończąc na efektywnej komunikacji z zespołem, a ogromny wpływ na udaną współpracę mają dobre praktyki stosowane przez menedżerów.

zadbaj o odpowiednią komunikację 

Brak możliwości spotkania się ze sobą i porozmawiania „na żywo” na temat realizowanych projektów może stanowić pewne wyzwanie w przypadku pracy zdalnej. Żeby poszczególne zadania były realizowane zgodnie z założeniami, należy zadbać o odpowiednią komunikację online. W tym celu warto wykorzystać profesjonalne narzędzia do komunikacji. Mnogość dostępnych na rynku opcji może jednak przytłoczyć. Jak więc wybrać najlepszą?

Optymalne rozwiązanie powinno zapewniać szybszą komunikację niż maile i pozwalać na rozmowę „tu i teraz”, a także umożliwiać efektywne zarządzanie realizowanymi pracami i monitorowanie postępów w projekcie. Warunki te spełnia Gigwalk – platforma do zarządzania zasobami ludzkimi z dowolnego miejsca na świecie.

Z jednej strony aplikacja pozwala pracownikom administrować swoim harmonogramem prac, z drugiej Ty możesz łączyć personel z konkretnymi zadaniami i otrzymywać od niego informacje zwrotne i raporty – wszystko w jednym miejscu. To znacznie usprawnia zarządzanie projektami i odgrywa szczególnie ważną rolę w sytuacji, gdy w jeden projekt zaangażowanych jest wiele osób.

Wdrażając pracę zdalną, pamiętaj, że zarządzanie pracownikami to jedno, a organizowanie pracy to drugie. Nie można mylić tych dwóch aspektów. Wiele osób potrzebuje specjalistycznych narzędzi, które będą dostępne także z trybu home office. Należy więc zagwarantować personelowi nie tylko dostęp do tych programów, ale również ich wydajne działanie.

rola menedżerów

W nowej rzeczywistości rola menedżerów jest nie do przecenienia. To właśnie oni mogą utrzymać zaangażowanie pracowników na odpowiednim poziomie. Żeby było to możliwe, menedżerowie muszą precyzyjnie komunikować oczekiwania związane z projektami.

Warto stworzyć regulamin pracy zdalnej i określić w nim zasady funkcjonowania wirtualnego biura. Biura, którego nie utożsamiamy z fizyczną przestrzenią, lecz szeregiem zależności na linii firma-pracownicy-klienci.

Warto zawrzeć w nim kluczowe wytyczne odnośnie monitorowania efektywności - określić core hour, sposoby komunikacji, updatowania procesów, raportowania. Jeśli dla Twojego zespołu praca zdalna jest czymś nowym, to może niezbędne stanie się wypracowanie nieco bardziej sformalizowanych zasad współpracy – przynajmniej w początkowym etapie pracy zdalnej, kiedy to pracownicy wdrażają się w taki tryb pracy. Dzięki temu wszystko będzie przebiegać zgodnie z planem.

Warto pamiętać również o udzielaniu pracownikom feedbacku. W przypadku pracy zdalnej aspekt ten może odgrywać jeszcze istotniejszą rolę niż zazwyczaj, zwłaszcza dla osób, które nigdy wcześniej nie pracowały w takim trybie. Pozytywna informacja zwrotna da pracownikowi poczucie, że dobrze odnajduje się w nowej rzeczywistości i w dalszym ciągu świetnie sobie radzi.

wykorzystaj szansę

Wiele osób mówi wprost – pracownik, który pracuje w domu, jest dużo bardziej efektywny. Nie marnuje swojego czasu na dojazdy. Ludzie, którzy rozumieją swoje obowiązki często bez problemu odnajdują się w pracy w domu. Warto więc potraktować nową rzeczywistość jako możliwość przetestowania home office’ów. Być może Twoi pracownicy udowodnią, że w domu są bardziej efektywni, a gdy pandemia minie, uznasz, że warto rozwijać firmę w tym kierunku.

Nowa sytuacja, w jakiej dzisiaj znalazło się wiele przedsiębiorstw, może okazać się motorem napędowym, który pozwoli zrezygnować z wielkich przestrzeni biurowych, gdyż wiele projektów pracownicy będą w stanie wykonać w domu. Dlatego już dziś warto wypracować efektywny sposób zarządzania personelem w trybie pracy zdalnej, by zaprocentował on w przyszłości.

narzędzia

Na efektywność pracy zdalnej wpływa wiele czynników. Nie sposób pominąć tych związanych z narzędziami. Dziś już wiemy, że technologia nie tylko ułatwia pracę, ale też to, w jaki sposób ją świadczymy. Nie mówilibyśmy o wirtualnych biurach, gdyby nie postęp w obszarze AI. Ogromne inwestycje w tym sektorze przyczyniają się do budowania coraz nowocześniejszych i sprawniejszych narzędzi, pozwalających na przetwarzanie treści, obrazów oraz danych. Aranżują wirtualne biuro dla swoich pracowników warto zadbać o jak najbardziej optymalne narzędzia. 

Wielu pracodawców przesuwa w czasie pełna digitalizację swoich firmą w obawie o bezpieczeństwo danych. Dzięki skutecznym rozwiązaniom, programy i maszyny przejmują część zadań od Twoich pracowników. Ich praca w wirtualnym biurze jest często szybsza, wydajniejsza. Z drugiej strony pojawia się wspomniany już przeze mnie dylemat związany z bezpieczeństwem danych. To, co tworzy Twoje biuro, może być jednocześnie wyzwaniem. Mowa tu o cyberprzestępczości, szpiegostwu korporacyjnemu. Pamiętaj wobec tego, by zadbać o odpowiednie narzędzia, chroniące Twoje dane w chmurach. 

Jeśli chodzi o chmurę, to aktualnie jest to instrument pozywający na przetwarzanie i magazynowanie coraz większej ilości danych. Wciąż udoskonalany, pozwalający na dynamiczne transfery. Jako pracodawca musisz pamiętać o wszelkich zabezpieczeniach, nie tylko o informacjach zawartych w chmurze, ale także o sprzęcie, który udostępniasz swoim pracownikom. To bezpieczeństwo danych to nie tylko zabezpieczenie przed wspomnianym atakiem, lecz także rozwiązanie na wypadek utracenia sprzętu.

Autor: Aneta Łyszkowicz