dobre praktyki zapobiegające redukcji etatów

Obecna sytuacja i duża zmienność otoczenia zaczęła mieć bardzo duży wpływ na działalność wielu firm. Wielu przedsiębiorców stanęło z dnia na dzień przed nie lada wyzwaniem i zostało niejako zmuszonych do zmiany nie tylko sposobu zarządzania pracownikami, ale także planów biznesowych.  

Postanowiłam zebrać przykłady dobrych praktyk, które zostały wdrożone przez wiele firm na polskim rynku, by zapobiec redukcji etatów.

wykorzystanie zaległych urlopów

Zachęcenie pracowników do wykorzystania zaległego urlopu jest jednym z pierwszych pomysłów, po który sięgnęły firmy. Wykorzystanie rezerw urlopowych pozwoli na odmrożenie środków finansowych w firmie, ale niesie za sobą również szereg korzyści dla pracowników zatrudnionych w organizacji. Jako pracodawca nie masz pełnej swobody w decydowaniu o urlopach pracowników, jednak wielu z nich rozumie obecną sytuację i podejdzie elastycznie do tej propozycji. Jak wspomniałam, za wykorzystaniem urlopu w tej niecodziennej sytuacji idą również pewne korzyści dla zatrudnionego pracownika. Przede wszystkim nie traci miejsca pracy, może być pewny otrzymania pełnego wynagrodzenia oraz będzie miał czas na opiekę nad dzieckiem w domu, jeśli tego potrzebuje. Co więcej, patrząc na to w jaki sposób powoli zaczyna być odmrażana światowa gospodarka, najlepszym momentem na zachęcenie pracowników do wykorzystania zaległych urlopów jest właśnie teraz! Czekanie do 30 września nie jest najlepszym pomysłem, ponieważ najprawdopodobniej właśnie w okresie letnim będziemy mogli odnotować zdecydowanie większe zapotrzebowanie na pracowników. 

zmniejszenie kosztów pośrednich

Koszty, które są ponoszone przez pracodawców możemy podzielić na dwie grupy:

• bezpośrednie, czyli niezbędne wydatki związane z prowadzeniem działalności, takie jak: materiały produkcyjne, towary handlowe, maszyny wykorzystywane na produkcji, koszty związane z usługodawcami; 
• pośrednie - związane z reklamą i mediami, leasingami maszyn czy floty. To także wynagrodzenia, koszty utrzymania czy wynajmu biura, szkolenia, czy wszelkie prace badawczo rozwojowe prowadzone w firmie. 

Warto skupić się zatem na kosztach pośrednich i zacząć oszczędzanie właśnie tutaj. Wydarzenia biznesowe, wyjazdy integracyjne dla pracowników, duże kampanie marketingowe, to działania, od których można zacząć w pierwszej kolejności, np. zmieniając ich formę, czy też przenosząc większe wydarzenia na przyszły rok. Warto jednak zwrócić uwagę również na wydatki związane z prowadzeniem biura. Oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej znacznie pomoże ograniczyć ten koszt poprzez mniejsze zużycie energii, papieru czy środków czystości. Warto również, o ile to możliwe zmienić formę spotkań z klientami na wideokonferencje. To również pomoże ograniczyć koszty związane chociażby z dojazdem do klientów.

Kolejnym z kosztów pośrednich, który także warto rozważyć jako źródło potencjalnych oszczędności są systemy premiowe. Jest to rozwiązanie, po które również w obecnej sytuacji sięgnęło dużo firm. Najczęściej dotyczy to odroczenia wypłacania premii, np. o kwartał, zmiana systemu bonusowego na system roczny, zmniejszenie wysokości premii, a w ostateczności tymczasowe wstrzymanie dodatków do wynagrodzenia. Przede wszystkim warto, by przykład szedł z góry. Zrezygnowanie z własnej premii czy dodatków przez kadrę kierowniczą, to nie tylko oszczędności, ale też sposób na identyfikowanie się z pracownikami. Są to dziś często stosowane praktyki na rynku. Zarządy wielu firm zrezygnowały z własnych premii za cały 2020 rok. Są też tacy, którzy zmniejszyli własne wynagrodzenie na czas trwania kryzysu.

wprowadzenie wynagrodzenia przestojowego

W obecnej sytuacji kolejnym dobrym rozwiązaniem, które umożliwi ograniczenie kosztów jest wprowadzenie wynagrodzenia przestojowego. Jest to rodzaj szczególnej przerwy, w której pracownik deklaruje dyspozycyjność i gotowość do podjęcia pracy, ale z przyczyn obiektywnych nie może jej wykonywać. Przestój w firmie może powstawać z różnych przyczyn. Zazwyczaj są to np: wszelkiego rodzaju awarie maszyn produkcyjnych, zakłócenia organizacyjne (np. zmniejszony ruch lotniczy), warunki atmosferyczne (np. mróz bądź silny wiatr) oraz inne czynniki, w tym również ludzkie, np. niewłaściwe zarządzanie przez osobę kierującą procesem pracy. 

Według art. 81 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie postojowe w sytuacji, gdy:

• przeszkoda w wykonywaniu pracy nastąpiła z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (najczęściej są to przejściowe przerwy w pracy spowodowane zaburzeniami natury technicznej lub organizacyjnej),
• pracownik powinien być gotowy do wykonywania pracy,
• przestój nie jest zawiniony przez pracownika.

W chwili obecnej wiele firm ma możliwość skorzystania z wynagrodzenia przestojowego, jednak tylko gdy powyższe 3 warunki zostaną spełnione jednocześnie. Warto jest więc dokładnie wziąć pod lupę obecną sytuację we własnym przedsiębiorstwie i zastanowić nad możliwością wprowadzenia tego rozwiązania. 

Przytoczone przeze mnie rozwiązania nie są jedynymi, jakie można wprowadzić. Istnieją jeszcze inne możliwości, między innymi zmniejszenie wymiaru etatu, czy skorzystanie z programów rządowych związanych z dofinansowaniem do wynagrodzenia, które zostały zaproponowane w tarczy antykryzysowej.