Wiele firm decyduje się dziś na pracę zdalną. Dla ogromnej części z nich krok ten nie był spodziewany, mimo iż ta forma zyskiwała dotychczas na popularności w różnych branżach. Brak odpowiednich narzędzi i doświadczenia może spowodować, że przejście na tryb pracy zdalnej stanie się nie lada wyzwaniem i doprowadzi do frustracji w codziennej pracy. Już jakiś czas temu, co czwarty Polak miał możliwość wykonywania swoich obowiązków zawodowych zdalnie. Do tej pory jednak taka forma była traktowana jako benefit. W obecnej sytuacji natomiast staje się codziennością. Jak zatem zorganizować ten system pracy, aby był on równie efektywny, jak praca z biura?
zapewnij sprzęt do pracy
Decydując się na pracę zdalną dla personelu należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach, przede wszystkim o sprzęcie firmowym. Jeśli natomiast chodzi o dostęp do Internetu, to dobrym rozwiązaniem może okazać się polecenie pracownikowi udostępniania wi-fi z telefonu służbowego podczas wykonywania obowiązków zawodowych z domu. W tym wszystkim trzeba pamiętać o bezpieczeństwie danych. Dlatego też ważne jest, aby zadbać o zdalny dostęp do firmowej sieci, czyli połączenia VPN z domeną firmy.
zadbaj o komunikację
Bez względu na to czy zespół pracuje z biura, czy z domu warto pozostawać z nim w stałym kontakcie. Po pierwsze, informuj go o wszelkich zmianach, jakie dzieją się obecnie na rynku, a także jak przekładają się one na wykonywane obowiązki. Za jakiś czas przecież możesz polecić pracownikom powrót do biura. Dobrą praktyką może być codzienna 15-minutowa rozmowa na początek bądź na koniec dnia, podczas której porozmawiacie na temat najważniejszych kwestii. Jeśli do tej pory tego nie robiłeś, rozważ wykorzystanie platformy, spełniającej funkcję intranetu, na której będziesz publikował najważniejsze informacje. Zapewnij do niej dostęp wszystkim pracownikom.
zaufanie
Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy nie, zaufanie to jeden z najważniejszych elementów efektywnej współpracy. Pracownik, który doskonale zna swój zakres obowiązków i zawsze przykłada się do wykonywanej pracy jest osobą, która może bez trudu poradzić sobie z pracą zdalną. Zawsze jednak warto być dostępnym i monitorować postęp prac, np. poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny.
bądź otwarty na sugestie Twoich ludzi
Pamiętaj również, że pracownik także chce być zaangażowany w zmiany zachodzące w firmie. Zwróć uwagę na jego potrzeby, zapytaj jak według niego można zorganizować raportowanie i monitorowanie pracy zdalnej, tak aby każda ze stron czuła się komfortowo. Poczucie wpływu to przecież jeden z elementów przekładających się na spełnienie zawodowe. Ważne jest ukazanie celu takich działań, wytłumaczenie, że są one wynikiem panującej sytuacji.
Być może dobrym rozwiązaniem okaże się stworzenie listy zadań w punktach, z uwzględnieniem czasu wykonania i pogrupowanie ich według priorytetu. Zaplanowanie działań w kalendarzu oraz ustalenie cyklicznych wideokonferencji (np. raz w tygodniu) pozwoli zadbać o komunikację, która jest niezwykle ważna. Porządek w tym wypadku jest niewątpliwie wskazany.
bądź wyrozumiały
Dla wielu osób praca z domu jest czymś zupełnie nowym, a to generuje wyzwania. Podczas wykonywania obowiązków zdalnie może pojawić się wiele czynników utrudniających efektywną realizację projektów. Jednym z największych wyzwań staje się teraz pogodzenie przestrzeni, którą dzielimy z innymi domownikami. Niewątpliwie dla rodziców sytuacja, w której łączą pracę z opieką nad dziećmi jest trudna. Dlatego właściwa komunikacja z pracownikiem odgrywa ogromną rolę.
zapewnij jeszcze bardziej elastyczny czas pracy
Na co więc powinieneś zwrócić uwagę? Przede wszystkim angażuj pracownika w ustalenie harmonogramu jego pracy. Zapytaj czego będzie potrzebował w tym trudnym czasie i okaż zrozumienie, gdy podczas telekonferencji usłyszysz głos dziecka. Ułatwieniem będzie również jeszcze bardziej elastyczne podejście do godzin pracy. W tym wypadku istotne jest, aby ustalić z pracownikiem jego dostępność. Być może dobrym rozwiązaniem będzie określenie konkretnych godzin pracy rano, np. gdy dzieci jeszcze śpią oraz po południu, gdy drugi rodzic zakończy swoją pracę i może zająć się rodzinnymi obowiązkami.
Zarządzanie zdalnym zespołem będzie również sprawdzianem kompetencji menedżerów. Dla nich także może być to nowa sytuacja. Ci, którzy utrzymają zaangażowanie zespołu na odpowiednim poziomie mogą pomóc firmie sprostać pojawiającym się wyzwaniom. Dla takiej organizacji pracownicy będą chcieć pracować także wtedy, gdy sytuacja na rynku zacznie się poprawiać i stabilizować. Otwarte podejście i komunikacja mogą przełożyć się na wizerunek pracodawcy oraz przynieść wymierne korzyści w dalszej perspektywie. Czy zatem w niedalekiej przyszłości praca zdalna pozostanie benefitem czy stanie się czymś naturalnym?
Przygotowaliśmy miniprzewodnik, w którym znajdziesz praktyczne wskazówki, jak wspierać pracowników zdalnych i pomagać im osiągać najlepsze wyniki. Pobierz, klikając przycisk poniżej.
Autor: Aleksandra Sosnowska
Zespół Randstad Polska
lider branży hr