Obecna sytuacja może sprawiać, że niezbędna stanie się zmiana sposobu zarządzania zespołami. Wiele osób łączy dziś pracę w domu z opieką nad dziećmi. Inni oswajają się z nową rzeczywistością, jaką jest praca zdalna i brak codziennej obecności w biurze. To nie lada wyzwanie, nie tylko dla pracowników, ale także ich przełożonych. Jakie działania mogą podejmować dziś menedżerowie, by zadbać o swój zespół?
jak zadbać o komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa?
zaadaptuj się do nowej rzeczywistości
Przede wszystkim, jako menedżer, bądź elastyczny. Jeśli to możliwe, pozwól pracownikom wykonywać obowiązki zdalnie. Gdy natomiast ich obecność w firmie raz na jakiś czas jest niezbędna, wspólnie określcie kiedy to nastąpi. Kluczem do efektywnego zarządzania staje się zatem dostosowanie trybu pracy do indywidualnych potrzeb poszczególnych członków zespołu oraz zapewnienie odpowiednich warunków.
Niewykluczone, że Twoi pracownicy mieli zaplanowane jakieś istotne szkolenia stacjonarne. Choć czasami może być to trudne, to postaraj się, by Twój zespół dalej miał możliwość rozwijania swoich umiejętności. Aby było to możliwe zmień formę i wykorzystaj platformy szkoleniowe online.
wyznaczaj cele krótkoterminowe
Sporym wyzwaniem może być dziś także monitorowanie postępów prac. W tym wypadku dobrą praktyką jest wyznaczanie celów krótkoterminowych. Ustalcie wspólnie, co ma być efektem działań, w jakim czasie to nastąpi, a także jak to sprawdzicie. Chcąc zweryfikować sam dzień pracy możesz umówić się z pracownikiem, by planował działania np. w swoim kalendarzu i na koniec każdego dnia wysyłał zrzut ekranu, jako podsumowanie wykonanych czynności. Pamiętaj jednak o tym, by mieć z tyłu głowy to, jak zarysowane projekty krótkoterminowe przekładają się na długofalową strategię organizacji.
usystematyzuj komunikację
Odpowiedni system komunikacji i współpracy, to punkt wyjścia do stworzenia poczucia bezpieczeństwa oraz zadbania o zaangażowanie zespołu. Pracownicy powinni wiedzieć, że mimo dzielącej Was odległości, ciągle z nimi jesteś. Warto spotykać się na wideokonferencjach, np. raz na dwa dni, na których okażesz swoje zainteresowanie i udzielisz pracownikom wsparcia. Więcej o tym, jak efektywnie współpracować z zespołem podczas pracy zdalnej dowiesz się z naszego innego artykułu.
Pracując w biurze o wielu rzeczach dowiadujemy się w mniej formalnych warunkach, np. podczas kawy czy krótkiej pogawędki na korytarzu. Teraz takie rozmowy są trudniejsze do przeprowadzenia, a droga do poczucia odizolowania staje się krótsza. Menedżer może jednak pomóc pracownikom uniknąć takiej sytuacji. Rolę mniej formalnych kanałów komunikacji może przejąć czat. Warto wykorzystać to narzędzie nie tylko do szybkich konsultacji związanych z pracą, ale także do upewnienia się, że u Twojego podopiecznego wszystko w porządku.
okazuj zaufanie
Zaufanie do pracowników zawsze odgrywało bardzo istotną rolę, jednak teraz, gdy kontakt z częścią zespołu może odbywać się tylko za pomocą narzędzi online, nabrało jeszcze większego znaczenia. To zaufanie przejawia się m.in. we wspomnianej już swobodzie współdecydowania przez pracownika o swoim czasie pracy. Pracując zdalnie i łącząc obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi dużo trudniej przychodzi także zadbanie o work-life balance. Dlatego warto określić jasne zasady - to, że praca odbywa się z domu nie oznacza, że pracuje się cały czas.
kluczowe kompetencje menedżera
learning agility, czyli czerp z doświadczeń
Największe szanse na sprostanie wyzwaniom – nie tylko tym, które pojawiają się obecnie - mają organizacje uczące się, które elastycznie podchodzą do zmian. Szczególnie istotna może okazać się kompetencja określana jako learning agility, czyli zdolność i gotowość do nauki i czerpania z obecnych doświadczeń, tak, by móc podejmować skuteczne działania w nowych warunkach. Lider, który czuje się komfortowo w złożonych i niejednoznacznych sytuacjach oraz potrafi efektywnie zastosować dotychczasowe doświadczenie w nowym kontekście na pewno będzie dużym wsparciem dla zespołu i organizacji w każdych, nawet tych najtrudniejszych warunkach.
inspiruj i świeć przykładem
Niezależnie od okoliczności dobry menedżer powinien potrafić inspirować i motywować swoich ludzi do osiągania jak najlepszych wyników, a także do podejmowania działań, dostosowanych do zmieniającej się sytuacji. Ta umiejętność nabiera jeszcze większego znaczenia w trudnym dla firmy okresie. Podobnie zresztą, jak zdolność przewidywania i oceniania ryzyka. Jeżeli więc będziesz menedżerem, który reaguje adekwatnie do sytuacji i nie boi się konsekwencji (ale jesteś ich świadomy), to tym chętniej pracownicy będą podążać w wyznaczonym przez Ciebie kierunku.
Jednocześnie lider powinien stanowić wzór do naśladowania. Jeżeli w organizacji nie ma możliwości, by wszyscy pracownicy wykonywali pracę zdalnie, to warto by menedżer, nawet jeśli nie musiałby tego robić, przynajmniej raz na jakiś czas zjawił się w organizacji. Kadra kierownicza nie musi być obecna w firmie każdego dnia w komplecie. Jej członkowie mogą przychodzić do biura rotacyjnie, w taki sposób jednak, by codziennie w przedsiębiorstwie był któryś z menedżerów.
bądź pozytywnie nastawiony
Równie istotne jest, by w tej nowej dla wszystkich sytuacji, menedżer nie zapominał o dobrym nastroju i pozytywnym nastawieniu. W ten sposób może oddziaływać na swój zespół i dbać o dobrą atmosferę w pracy. A to zadanie nie jest dziś łatwe. Liczba negatywnych informacji, które w dobie Internetu towarzyszą nam od rana do wieczora sprzyja pojawianiu się niepewności i obaw odnośnie tego, co przyniesie jutro. Sytuacjom trudnym na rynku często towarzyszy również spowolnienie w gospodarce, co odczuwamy w codziennych zawodowych aktywnościach. Nic więc dziwnego, że pracownikom zdarza się stracić pogodę ducha i pozytywne nastawienie. Właśnie w trudnych sytuacjach uśmiech i dobre słowo stają się bezcenne i niosą tak bardzo potrzebne pokrzepienie. Zamiast rozsiewania fatalistycznych wizji, lepiej wskazać, że ten czas warto wykorzystać na poszukiwanie nowych rozwiązań, które pomogą zapewnić firmie egzystencję i perspektywę w przyszłości lub skupić się na realizacji projektów, których priorytet być może był do tej pory mniejszy.
wskazówki dla menedżera
wskaż kierunek i planuj działania
- pokazuj jasne punkty - ustal z zespołem, co się do tej pory sprawdzało w pracy i wykorzystaj to w nowej sytuacji
- czerp z doświadczeń i przekładaj je na nowe zachowania
- planuj z zespołem pracę na tydzień do przodu, skup się na celach krótkoterminowych, mając na uwadze strategię długoterminową i zmiany w zachodzącym otoczeniu
- określ konkretne zadania do wykonania - uzgodnij z zespołem sposób ich monitorowania i czynniki sukcesu
- komunikuj się na bieżąco, udzielając jasnych wskazówek
- wspieraj w realizacji i elastycznie reaguj na zmiany zachodzące w otoczeniu
angażuj ludzi
- bądź empatyczny - okazuj zrozumienie i dziel się dobrymi emocjami oraz informacjami
- pokazuj to, co już wspólnie osiągnęliście - celebruj z zespołem sukcesy
- wzmocnij ludzi - Twój zespół powinien uwierzyć, że może dokonać zmiany i że razem poradzicie sobie w trudnej sytuacji
- buduj nawyki - szukaj sposobów na zautomatyzowanie pewnych zachowań, ucz się razem z zespołem na doświadczeniach
- zachęcaj do poszukiwania nowych rozwiązań
zadbaj o transparentność
- bądź wiarygodny - jeżeli czegoś nie wiesz, nie zatajaj tego tylko wróć z informacją później
- zapewnij bieżącą wymianę informacji - co się dzieje w firmie, w innych działach
- zachęcaj swoich ludzi, by też dzielili się swoimi przemyśleniami i obawami
Magdalena Skowrońska
hr consultancy manager