elementy potrzebne do zbudowania zwinnego i adaptującego się do zmian zespołu

Rynek pracy, podobnie jak cały świat, zmienił się gwałtownie w ciągu ostatnich dziesięcioleci. Przekształcił się z przeważnie zunifikowanej struktury w rozdrobniony krajobraz, naznaczony zastąpieniem tradycyjnych modeli zatrudnienia elastycznymi alternatywami. A ponieważ wydaje się, że zmiany stały się nową normalnością, kluczowe jest znalezienie sposobów na umożliwienie organizacji, zespołowi i poszczególnym pracownikom dostosowania się do nowych warunków.

W tym tekście przedstawimy i omówimy elementy potrzebne do zbudowania zwinnego i realizującego cele zespołu - są to podstawy zaprojektowane, aby pomóc firmom i organizacjom rozwijać się w środowisku, w którym wszystko stale się zmienia. 

1. umiejętności

2. rozmiar

3. równowaga

4. lokalizacja

5. przywództwo

1. wraz z transformacją pracy pojawia się potrzeba nowych umiejętności

Obecny trend cyfrowej transformacji, w połączeniu ze zmianami w zachowaniu i potrzebach klientów, wymaga regularnej aktualizacji wymagań dotyczących umiejętności, a także sposobu projektowania różnych ról. Jednak sprostanie temu wyzwaniu pozostaje zagadką dla wielu firm i organizacji. Według badania Randstad Enterprise Talent Trends Report 2024, 72% liderów na całym świecie przewiduje, że luka w umiejętnościach będzie stanowić duże wyzwanie dla ich firmy w nadchodzących latach.

W czasach, gdy stoisz w obliczu wyraźnych wyzwań i możliwości, możesz dowiedzieć się wiele o swoich pracownikach, podsumowując posiadane przez nich umiejętności. Jakie podstawowe umiejętności są obecnie w organizacji, a jakich umiejętności brakuje? Jakich dodatkowych talentów potrzebujesz, aby odnieść sukces? W końcu proces budowania adaptującej się kadry nie polega na zastępowaniu obecnych pracowników nowymi, ale raczej na integrowaniu nowych umiejętności z ich poprzednimi doświadczeniami.

wymiana umiejętności i transfer wiedzy

Wraz ze wzrostem mobilności na rynku pracy, wymiana umiejętności wewnątrz firmy staje się jeszcze ważniejsza. Jest to szczególnie ważne dla organizacji, których pracownicy przechodzą na emeryturę, ale także dla organizacji z dużą rotacją pracowników.

2. rozszerzenie, zmniejszenie - a może jedno i drugie?

Właściwa wielkość zespołu nie dotyczy przede wszystkim liczby pracowników, ale zapewnienia możliwości sprostania wymaganiom klientów bez nadmiaru lub niedoboru pracowników. Zapewni to również pracownikom równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co może prowadzić do zmniejszenia fluktuacji pracowników. W przypadku większości firm zapotrzebowanie na talenty zależy od pory roku, zamówień i cykli biznesowych. Nierzadko zdarza się, że organizacje muszą dokonywać zwolnień w jednym obszarze, jednocześnie borykając się z brakiem personelu w innym.

pytania do rozważenia przy planowaniu potrzeb kadrowych:

Posiadanie zespołów zaprojektowanych tak, aby zaspokoić popyt, jest ważnym czynnikiem wpływającym na rentowność. Należy pamiętać, że właściwa liczebność zespołów to nie tylko redukcje, ale także sposób zapewnienia zdolności do spełnienia wymagań klientów bez konieczności zatrudniania zbyt małej lub zbyt dużej liczby osób. 

Zapewnienie odpowiedniej wielkości zespołu ma również zasadnicze znaczenie dla utrzymania zrównoważonej dynamiki życia zawodowego i prywatnego wśród pracowników. Jest to ważny aspekt, jak wynika z naszego najnowszego badania Randstad Workmonitor, które pokazuje, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest ceniona przez pracowników równie wysoko jak wynagrodzenie.

3. znaleźć właściwą równowagę

Osiągnięcie optymalnego połączenia umiejętności i możliwości to nie tylko zdolność do realizacji ustalonych celów biznesowych. Ma to równie wiele wspólnego ze znalezieniem odpowiedniej równowagi między ludźmi, doświadczeniami, rolami, środowiskami i umiejętnościami, które umożliwiają współpracę, rozwój i innowacje.

Budując zespół, pierwszym pytaniem, które należy sobie zadać, jest to, czy masz wystarczającą liczbę pracowników i umiejętności w swoim głównym obszarze. Czy masz zespół nie tylko do zarządzania bieżącymi operacjami, ale także do zapewnienia odpowiedniego rozwoju w przyszłości?

Stworzenie odpowiedniej równowagi między stałymi pracownikami a pracownikami tymczasowymi jest również kluczowym priorytetem. Często zalecamy naszym klientom pracę w oparciu o kategoryzację umiejętności 1-2-3:

1. Umiejętności krytyczne dla biznesu - Umiejętności, które powinni opanować stali pracownicy. Mogą być zatrudnieni przez Ciebie lub z pomocą zewnętrznego partnera.

2. Umiejętności średniego szczebla - Mogą być zapewniane przez zespół składający się z pracowników stałych i tymczasowych. Na przykład potrzeby tymczasowe są często rozwiązywane z pomocą zewnętrznego partnera.

3. Mniej zaawansowane umiejętności. Mogą być zapewniane przez pracowników tymczasowych zatrudnionych na krótsze lub dłuższe okresy. Wszystkie trzy kategorie mogą funkcjonować w ramach tego samego zespołu, a dana osoba może często przechodzić z jednej kategorii do drugiej.

zróżnicowana kadra

Niedawne badanie przeprowadzone przez McKinsey, Diversity Matters Even More, pokazuje, że firmy o zróżnicowanej kadrze pracowniczej prawdopodobnie osiągną lepsze wyniki finansowe niż mniej zróżnicowani konkurenci. Ponadto, nasz własny raport Talent Trends 2024 wskazuje na rosnące zapotrzebowanie pracowników na całym świecie na integracyjne i zróżnicowane miejsca pracy. Sugeruje to, że pracodawcy powinni dążyć do tworzenia różnorodnego miejsca pracy pod względem wieku, płci i pochodzenia wśród pracowników w swoim zespole.

4. właściwa lokalizacja

Dzięki narzędziom pracy online i stale rozwijającej się technologii, fizyczna lokalizacja nie jest tak ważna jak kiedyś dla wielu ról i sektorów. Dostosowując się do tej zmiany, ponad jedna trzecia pracowników nie zaakceptowałaby nowej pracy, gdyby nie zapewniała ona elastycznej lokalizacji (37%) lub elastycznych godzin pracy (41%), zgodnie z naszym raportem Workmonitor 2024. Rosnąca dostępność elastycznych i tymczasowych pracowników, niezależnie od położenia geograficznego, może pomóc w pozyskaniu osób i umiejętności, które są trudne do znalezienia. 

właściwe zasoby we właściwych miejscach

W przypadku firm, które mają wiele różnych miejsc pracy, nierzadko zdarza się, że obciążenie pracą ulega zmianie. Niektóre z nich mogą doświadczać braku zasobów, podczas gdy inne mają ich nadmiar. Stworzenie zróżnicowanego geograficznie zespołu może być sposobem na szybkie dostosowanie personelu w odpowiedzi na zmieniające się wymagania. Inwestując w talenty, dobrze jest zatem wyjaśnić, w których częściach firmy i w których lokalizacjach oczekuje się zwiększenia lub zmniejszenia zatrudnienia.

Aby pozyskać utalentowanych pracowników, czasami uzasadnione może być przeniesienie określonej funkcji, w całości lub w części, do innej lokalizacji.

Inną dobrą radą jest powiązanie umowy o pracę z regionem zamiast z konkretną lokalizacją. Obecnie powszechną praktyką w umowach o pracę jest określanie konkretnej lokalizacji, co komplikuje proces pracy w ramach regionu bez renegocjacji umowy. Zamiast tego dobrym pomysłem może być umowa o pracę dla większego regionu. 

5. elastyczne organizacje wymagają nowego przywództwa

Praca w elastycznych organizacjach nie zawsze jest prosta. Na przykład kierowanie zespołem ludzi, którzy znajdują się w różnych strefach czasowych lub pracują nad różnymi projektami, stawia przed menedżerami nowe wymagania. W stale zmieniającym się krajobrazie pracy wzrasta również potrzeba jasności co do celów i monitorowania wyników. 

jasne i wspólne zasady dla wszystkich

Pojedynczy zespół może składać się z osób o różnych programach, warunkach, oczekiwaniach i priorytetach, co stwarza potrzebę jasnych zasad gry. Oprócz różnego postrzegania celów i planów działania zespołu, często istnieją również bardzo różne pomysły dotyczące idealnych metod pracy. Niektórzy wolą jak najmniej spotkań, ponieważ chcą pracować samodzielnie. Inni chcą spotykać się codziennie i omawiać wszystko. 

Według niedawnej ankiety Pew Research Center, ponad połowa (53%) osób, które w pewnym stopniu uczestniczą w pracy zdalnej, twierdzi, że ma ona negatywny wpływ na ich zdolność do nawiązywania kontaktów ze współpracownikami. Oczywiście ważne jest tutaj znalezienie wspólnej platformy, która będzie zarówno skuteczna, jak i zaspokoi różne potrzeby.

Współpraca między osobami o różnych warunkach umownych i horyzontach czasowych wprowadza nowe wymagania dotyczące efektywnego funkcjonowania. Gdy ludzie są tymczasowo związani z miejscem pracy lub częścią projektu, kluczowe staje się ich kompleksowe zrozumienie. Być może realizują oni tylko częściowy cel, ale przez cały czas wpływają na inne elementy procesu i są przez nie doświadczani. 

jasne definicje różnych ról zawodowych

Przy bardziej ustandaryzowanej pracy, jasne i ustrukturyzowane opisy stanowisk umożliwiają nowym lub tymczasowym pracownikom szybkie zaaklimatyzowanie się w nowym miejscu pracy. Nawet w przypadku bardziej złożonych usług, posiadanie jasnych opisów stanowisk jest cenne dla sprawnej organizacji, ale także dla możliwości identyfikacji talentów i stworzenia podstaw dla profilu wymagań podczas rekrutacji.

onboarding dla stałych i tymczasowych pracowników

Niezależnie od tego, w jaki sposób dana osoba jest związana z organizacją, potrzebny jest dobrze zaplanowany program onboardingowy. Zrozumienie działalności, kultury i metod pracy organizacji jest zawsze ważne, ponieważ wpływa na zdolność danej osoby do działania w najlepszym interesie organizacji. Według ankiety przeprowadzonej przez Paychex na temat konsekwencji nieodpowiedniego onboardingu, 66% pracowników w małych przedsiębiorstwach czuje się niedoszkolonych w wyniku negatywnych doświadczeń związanych z onboardingiem - jest to wynik, który zdecydowanie warto i można poprawić.

W związku z tym program onboardingowy prawdopodobnie będzie musiał zostać dostosowany w oparciu o obsadzaną rolę. W przypadku roli, która wymaga podstawowych umiejętności i doskonałego wglądu w cały biznes, naturalnie wprowadzenie będzie bardziej obszerne i potrwa znacznie dłużej niż w przypadku roli, która jest bardziej ograniczona.