jaki model pracy jest najlepszy dla twojej firmy?

Nikt nie mógł przewidzieć, jak wielkim obciążeniem dla firm na całym świecie będzie globalna pandemia. W ciągu kilku miesięcy miliony pracowników albo straciło pracę albo zostało bezterminowo wysłanych na przymusowy urlop. Kilkadziesiąt milionów pracowników musiało przejść na pracę zdalną, z kolei inni, uznani za kluczowych, mierzyli się z niepewnością związaną z pracą w czasie globalnej pandemii.

Dobra wiadomość jest taka, że według naszego raportu Workmonitor z 2021 roku 78% globalnego personelu jest gotowe wrócić do pracy stacjonarnej. Co więcej, 7 na 10 ankietowanych pracowników uważa, że ich pracodawcy udzielili im wsparcia w czasie pandemii.

Z kolei z polskiego badania "Monitor rynku pracy" wynika, że aż 41 proc. badanych deklaruje, że zwraca uwagę na to, czy oferty dotyczą formy wyłącznie pracy zdalnej. Niemal połowa badanych niepracujących obecnie zdalnie deklaruje, że byłaby skłonna podjąć pracę zdalną nawet w innym rejonie Polski.

Pracownicy wciąż są niepewni co do tego, jak będzie wyglądała przyszłość. Niepokój może prowadzić do niższej satysfakcji z wykonywanej pracy, obniżenia produktywności oraz zwiększonego ryzyka wypalenia.

Z przeprowadzonych ostatnio globalnych badań wynika, że pracodawcy mogą łagodzić niepokój pracowników jasną i czytelną komunikacją. Jednak 40% ankietowanych pracowników stwierdziło, że ich pracodawca nie zakomunikował przejrzystej wizji miejsca pracy w czasie po pandemii. Jednym z powodów tego braku komunikacji może być fakt, że niektórzy pracodawcy wciąż nie są pewni, jaki model pracy chcą przyjąć.

W tym artykule przyjrzymy się różnym modelom pracy, aby pomóc zaplanować kształt miejsca pracy po pandemii oraz określić, który model będzie najlepszy dla Twojej firmy.

czym są modele pracy?

Krótko mówiąc, model pracy opisuje codzienne funkcjonowanie firmy oraz szczegółowe warunki pracy personelu. To, że w różnych działach firmy obowiązują różne modele pracy, nie jest niczym niezwykłym. Na przykład dział sprzedaży w firmie może pracować zdalnie, podczas gdy dział HR pracuje stacjonarnie.

Od wielu lat standardem był model pracy z pięciodniowym tygodniem pracy, gdzie większość pracowników pracowała w biurze. Jednakże rozwój technologii pozwolił wielu pracownikom na pracę z domu jeszcze przed pandemią. Badanie przeprowadzone w 2019 roku pokazało, że 40% firm z USA oferowało przynajmniej jakiegoś rodzaju opcje pracy zdalnej, a eksperci przewidywali, że przynajmniej połowa pracowników w Wielkiej Brytanii miała przejść na pracę zdalną jeszcze przed pandemią.

trzy główne modele pracy

Podczas gdy ewolucja pracy zdalnej powoli nabierała rozpędu, globalna pandemia zmusiła nawet najbardziej oporne firmy do rzeczywistego wprowadzenia możliwości pracy zdalnej. Obecnie skutki COVID-19 zaczynają słabnąć, wiele firm na całym świecie stoi przed wyborem trzech realistycznych modeli pracy, które obejmują:

1. model pracy stacjonarnej

Model pracy wyłącznie stacjonarnej oznacza, że wszyscy pracownicy pracują na wyznaczonym stanowisku pracy w każdym dniu roboczym. Praca zdalna może być jednak możliwa w nadzwyczajnych sytuacjach, takich jak choroba dziecka albo warunki pogodowe uniemożliwiające dotarcie do pracy. Pomimo tak ograniczonej elastyczności większość zadań pracowników musi być realizowana stacjonarnie.

Najczęściej oczekuje się, że pracownicy ci będą w pracy w określonych godzinach wskazanych przez pracodawcę. Jednak już dziś niektóre firmy oferują większą elastyczność czasową w rodzaju pracy na pół etatu albo równoważnego czasu pracy.

zalety:

Istnieje wiele zalet modelu pracy stacjonarnej:

• komunikacja w czasie rzeczywistym:

Choć rozwój technologii komunikacji w ostatnich latach robi wrażenie, wciąż trudno jest całkowicie zastąpić kontakt twarzą w twarz. Chociaż 86% profesjonalistów woli kontakt z klientem poprzez e-mail, badania pokazują, że komunikacja twarzą w twarz jest 34-krotnie skuteczniejsza. Pozwala również na podejmowanie natychmiastowych decyzji, co może poprawić produktywność.

• lepsza współpraca

Nawet przy pomocy najlepszych programów do spotkań wirtualnych współpraca może być trudna, kiedy nie odbywa się osobiście. Badania sugerują, że 93% efektywnej komunikacji zawiera się w sygnałach niewerbalnych. Sygnały takie łatwo przeoczyć podczas spotkań wirtualnych. Dodatkowo, kiedy cały zespół jest na miejscu, możliwe jest przeprowadzenie szybkiej burzy mózgów, błyskawiczne rozwiązywanie problemów oraz zatwierdzenia w czasie rzeczywistym.

• wyższy poziom bezpieczeństwa online

Model pracy stacjonarnej zapewnia również wyższy poziom bezpieczeństwa online. Jako że wszyscy pracownicy korzystają z tego samego serwera, firma może kontrolować bezpieczeństwo wszystkich danych. Czynnik ten jest szczególnie istotny dla firm przechowujących wysoce wrażliwe dane, jak na przykład firmy ubezpieczeń zdrowotnych, które przechowują poufną dokumentację medyczną swoich klientów.

wady:

Model pracy stacjonarnej ma też swoje wady:

• mniejsza liczba potencjalnych kandydatów

Przy wykorzystaniu tego modelu firma ograniczona jest do zatrudniania pracowników, którzy mieszkają w okolicy, albo są skłonni się przeprowadzić. Jeżeli siedziba Twojej firmy znajduje się w dużym mieście, czynnik ten może być mniej istotny. Jeśli jednak firma działa na prowincji, praca stacjonarna może w znacznym stopniu ograniczać pulę potencjalnych pracowników oraz potencjał do budowy różnorodnego zespołu.

• rosnące obawy związane z bezpieczeństwem

Choć skutki COVID-19 zaczynają słabnąć, pracownicy wciąż są zaniepokojeni perspektywą powrotu do biura w pełnym wymiarze czasu pracy. Badania pokazują, że ponad połowa pracowników obawia się narażenia na COVID-19 w miejscu pracy. Aby skłonić pracowników do powrotu do pracy stacjonarnej, pracodawcy muszą zainwestować w środki ochronne, takie jak testy na COVID-19 oraz środki ochrony osobistej dla pracowników, w tym maseczki czy rękawiczki.

• niechętni pracownicy

Wielu pracowników, zwłaszcza tych, którzy zostali zmuszeni do przejścia na pracę zdalną podczas pandemii, niechętnie wraca do pracy stacjonarnej, przynajmniej nie w pełnym wymiarze czasu pracy. Wielu pracownikom odpowiada elastyczność pracy zdalnej oraz fakt, że łatwiej im zachować równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Badania pokazały, że ponad jedna czwarta badanych pracowników rozważyłaby zmianę pracy, gdyby zmuszono ich do powrotu do modelu pracy stacjonarnej w pełnym wymiarze godzin.

kiedy model pracy stacjonarnej jest właściwy?

Wiele firm nie ma innej możliwości niż utrzymywanie modelu pracy stacjonarnej. Dodatkowo niektóre firmy, z samej natury swojej działalności, nie mogą opierać się na pracy zdalnej. Na przykład firmy budowlane muszą mieć pracowników na placu budowy, a producenci potrzebują pracownikach przy liniach produkcyjnych i maszynach w fabryce.

Nowe firmy, jak i firmy wchodzące w etap wzrostu, mogą potrzebować wyższego poziomu współpracy, który zapewnia model pracy stacjonarnej. Ważne jest, aby pracodawcy zidentyfikowali swoje cele i potrzeby oraz określili jakiego rodzaju obowiązki, jeżeli w ogóle, mogą być delegowane do pracy zdalnej, a jakie wymagają pracy stacjonarnej.

2.      model pracy zdalnej

Prawdziwy model pracy zdalnej to taki, w którym wszyscy pracownicy pracują zdalnie. Na ogół w tym modelu nie istnieje główne miejsce pracy albo biuro, ale niektóre firmy mają wyznaczone miejsce do szkolenia pracowników oraz spotkań firmowych.

W większości przypadków pracownicy mają możliwość pracy z dowolnego miejsca, w tym z domu, pobliskiej kawiarni, przestrzeni coworkingowej albo w podróży. Jednakże niektóre firmy wymagają od pracowników pracy z określonego miejsca, jak na przykład z domu.

W miarę jak pracownicy i pracodawcy przygotowują się do nowego podejścia do miejsca pracy po pandemii, wiele osób nie jest zgodnych co do efektywności kontynuowania pracy zdalnej w pełnym wymiarze godzin. Dla tych firm kluczowe jest jasne rozpoznanie wad i zalet tego modelu pracy, zanim dokonają wyboru właściwego rozwiązania.

zalety:

Zalety korzystania z modelu pracy zdalnej:

• globalna pula potencjalnych utalentowanych pracowników

Firmy, które inwestują w model pracy zdalnej, mogą zatrudniać pracowników z każdego miejsca na Ziemi. Czynnik ten jest szczególnie korzystny dla pracodawców, zmagających się z trudnościami w przyciągnięciu i utrzymaniu wykwalifikowanych pracowników oraz w budowie różnorodnej kadry.

• lepsza równowaga między życiem zawodowym i prywatnym

Niektóre firmy, utrzymujące model pracy zdalnej, wciąż wymagają od pracowników, by byli w pracy w konkretnych godzinach. Na przykład pracownik zdalnej obsługi klienta na ogół musi być dostępny w stałych, określonych godzinach. Inni pracodawcy z kolei oferują swoim pracownikom większą elastyczność, tak długo jak pracownicy biorą udział w zaplanowanych spotkaniach i pozostają w kontakcie.

Elastyczność może pomóc pracodawcom osiągnąć przewagę konkurencyjną przy rekrutowaniu najlepszych z najlepszych.

• oszczędność czasu na dojazdach do pracy

Jedną z największych korzyści dla pracowników pracujących z domu jest to, że nie dojeżdżają do pracy, co oszczędza zarówno czas, jak i pieniądze. Brak konieczności dojeżdżania do pracy może ograniczyć liczbę niespodziewanych nieobecności, czy spóźnień z powodu złej pogody.

wady:

wady tego modelu pracy:

• większe zagrożenie dla bezpieczeństwa

Przy zdalnym zarządzaniu personelem bezpieczeństwo danych online może być narażone na zwiększone ryzyko. Jako że praca zdalna może być wykonywana z dowolnego miejsca, w tym z miejscowej kawiarni czy pokoju hotelowego, można z dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że pracownicy nie zawsze połączeni są z bezpieczną siecią. Brak właściwych środków ochrony może narazić firmę na cyberataki.

• rozproszenie uwagi w domu

Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, wielu pracowników zostało zmuszonych do stworzenia tymczasowych biur w domu, mając na to ograniczony czas i zasoby. Jednakże wiele firm, które rozważają wdrożenie modelu pracy zdalnej na stałe, zachęca pracowników do stworzenia specjalnej przestrzeni do pracy zarówno w domu, jak i w podróży.

• kultura organizacyjna firmy

36% wyższej kadry kierowniczej uważa, że praca zdalna miała negatywny wpływ na kulturę firmy. Najlepszym sposobem dla pracodawców, aby przeciwdziałać temu problemowi, jest inwestowanie w silne platformy komunikacji, które pozwolą firmom na utrzymywanie stałego kontaktu z pracownikami pracującymi zdalnie. Oprócz tego pracodawcy powinni podjąć działania mające na celu wspieranie i ochronę kultury firmy.

kiedy model pracy zdalnej jest właściwy?

Według niedawno przeprowadzonego badania zaledwie 16% wszystkich firm na świecie utrzymuje wyłączny model pracy zdalnej. Tak niski odsetek wynika z faktu, że model ten nie jest idealny dla większości firm.

Jednakże jeżeli zadania Twoich pracowników mogą być wykonywane zdalnie, a Twoja firma posiada silną platformę komunikacji do współpracy, ten model pracy pozwoli na utrzymanie przewagi konkurencyjnej i przygotowanie się na niepewność czasu po pandemii.

Przeczytaj artykuł: praca zdalna w Kodeksie pracy.

3. model pracy hybrydowej

Dobra wiadomość jest taka, że pracodawcy nie muszą decydować się na wyłącznie model pracy zdalnej albo wyłącznie model pracy stacjonarnej. Mogą połączyć mocne strony obydwu modeli w postaci modelu pracy hybrydowej. Jak sugeruje nazwa, ten rodzaj pracy łączy w sobie elementy pracy stacjonarnej oraz elementy pracy zdalnej.

Istnieją dwa rodzaje modelu pracy hybrydowej. Pierwszy model pracy hybrydowej pozwala pracownikom pracować zdalnie w niektóre dni tygodnia, a przychodzić do pracy w inne. Osoba zatrudniona w modelu hybrydowym może na przykład pracować dwa dni z domu, a trzy dni w biurze.

Drugi model hybrydowy pozwala niektórym pracownikom pracować zdalnie, podczas gdy pozostali pracują stacjonarnie. To opcja wybierana często przez firmy, w których tylko cześć obowiązków można realizować zdalnie. Na przykład organizacja non-profit może wymagać, aby opiekunowie społeczni pracowali stacjonarnie, tak aby mogli spotykać się z klientami, podczas gdy pracownicy działu finansów albo marketingu mogą pracować z domu.

zalety:

Hybrydowy model pracy ma kilka zalet:

• zwiększona produktywność

Niedawno przeprowadzone badanie pokazało, że 34% ankietowanych pracodawców odnotowało wzrost produktywności u pracowników pracujących z domu. Możliwość pracy z domu przynajmniej przez kilka dni w tygodniu daje pracownikom możliwość pracy zdalnej przy ograniczeniu czynników rozpraszających, zapewniając im nadal czas na współpracę w trybie stacjonarnym.

• poprawa satysfakcji z pracy

Nasze badania pokazują, że pracownicy chcą pracy, która pozwala im na zachowanie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym. Z dalszych badań wynika, że większość pracowników postrzega pracę hybrydową jako najbardziej pożądany model. Model pracy hybrydowej może znacząco poprawić satysfakcję z wykonywanej pracy, co z kolei może poprawić produktywność, zmniejszyć rotację i podnieść morale personelu.

• przyciąganie najbardziej utalentowanych pracowników

Praca w modelu hybrydowym może pomóc w rozszerzeniu puli potencjalnych utalentowanych pracowników, którzy mogą być skłonni zgodzić się na dłuższy czas dojazdu, jeżeli nie muszą być w biurze pięć dni w tygodniu. Opcja pracy zdalnej może pomóc też firmie przyciągnąć najbardziej utalentowanych kandydatów szukających większej elastyczności w miejscu pracy.

wady:

Chociaż model ten ma wiele zalet, to niestety ma też wady, takie jak:

• luka komunikacyjna

Jednym z największych wyzwań dla pracowników w hybrydowym modelu pracy jest zapewnienie, że wszyscy mają dostęp do tych samych informacji. Kiedy niektórzy pracownicy pracują zdalnie, a inni pracują w biurze, codzienny przepływ informacji może być utrudniony. Często pracownicy zdalni czują się izolowani, jeżeli nie mają dostępu do wszystkich wiadomości związanych z pracą.

• cyfrowe wypalenie zawodowe

W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez Monster, 69% pracowników zdalnych zmagało się z wypaleniem zawodowym. Nawet przed pandemią wielu pracowników spędzało nawet 7 i więcej godzin dziennie online. Chociaż do tego rodzaju wypalenia może również dochodzić w biurze, Internet jest głównym kanałem wykonywania obowiązków przez pracowników zdalnych. Jeśli dodać do tego liczbę wirtualnych spotkań oraz zdalnych sesji pracy grupowej, które pracownicy odbywają każdego dnia, łatwo zobaczyć jak szybko może nastąpić wypalenie.

• nowy projekt miejsca pracy

O ile firma nie działała już przed pandemią w modelu hybrydowym, konieczne może być przemyślenie na nowo sposobu pracy. Nie da się stworzyć trwałego modelu pracy hybrydowej z dnia na dzień. Zespoły będą musiały na nowo ocenić harmonogramy i obowiązki, ale również sposób urządzenia samego miejsca pracy może wymagać modyfikacji. Przy mniejszej liczbie pracowników stacjonarnych może być potrzebne przeznaczenie większych przestrzeni na spotkania i pracę wspólną.

kiedy model pracy hybrydowej jest właściwy?

Pogłębiona analiza 800 różnych miejsc pracy przeprowadzona przez McKinsey Global ujawniła, że 20% personelu może efektywnie pracować z domu przynajmniej trzy dni w tygodniu. Nasze badania pokazały również, że 54% pracodawców na całym świecie pozwala pracownikom na pracę zdalną, przynajmniej w niektóre dni. Według innych badań ponad jedna trzecia pracowników na całym świecie chce utrzymywać hybrydowy harmonogram pracy.

Mając powyższe statystyki w pamięci, pracodawcy muszą dokładnie przyjrzeć się stanowiskom, rolom i obowiązkom, aby określić, które zadania można wykonywać zdalnie, a które powinno się realizować stacjonarnie.