raportowanie HR: tworzenie wydajnych pulpitów nawigacyjnych HR.

Dział Kadr generuje wiele danych związanych z zatrudnianiem, szkoleniem i ogólnym doświadczeniem pracowników. Dashboard HR to jeden ze sposobów wizualizacji tych danych i wykorzystania ich na korzyść firmy. To proste, elastyczne narzędzie pomaga śledzić i analizować odpowiednie wskaźniki, aby usprawnić sprawozdawczość HR i podejmowanie decyzji w całej organizacji.

W tym wpisie zbadamy rolę, jaką odgrywają dashboardy HR i odkryjemy skuteczne strategie, aby jak najlepiej wykorzystać je w swojej organizacji.

czym jest dashboard HR?

Dashboard HR jest narzędziem biznesowym, które wyświetla ważne wskaźniki i informacje dotyczące HR. Pobiera dane z wielu źródeł i wyświetla je w łatwym do zrozumienia formacie. W ten sposób można śledzić, analizować i zgłaszać najważniejsze kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) firmy w jednym wygodnym miejscu.

Podstawowym celem skutecznego dashboardu HR jest zapewnienie zespołom HR i kierownictwu wiedzy opartej na działaniach, umożliwiając im podejmowanie świadomych decyzji i dokładne zrozumienie, które działania są potrzebne.

Wskaźniki, które można śledzić za pomocą przykładowego dashboardu HR, to:

• Liczba zatrudnionych
• Satysfakcja z wykonywanej pracy
• Wskaźnik rekomendacji netto (NPS)
• Wskaźnik absencji
• Wskaźnik rotacji pracowników
• Wydajność pracowników
• Koszt szkolenia na pracownika
• Odsetek pracowników z niepełnosprawnościami 

Dashboardy HR nie są rozwiązaniem uniwersalnym. Powinny być dostosowane do konkretnych potrzeb grupy docelowej albo osoby. Rozumiejąc te potrzeby, można zidentyfikować odpowiednie pytania biznesowe, a następnie określić najbardziej istotne wskaźniki do pomiaru sukcesu. Na przykład zespół HR może korzystać z indywidualnych pulpitów do monitorowania zatrudniania, zaangażowania pracowników i zatrzymywania pracowników. Kierownictwo może woleć pojedynczy dashboard, który zapewnia szeroki przegląd kluczowych funkcji HR.

korzyści z dashboardów HR

Dashboardy HR przynoszą znaczące korzyści, zarówno dla działu HR, jak i całego organizacji. 

łatwe monitorowanie zasobów ludzkich 

Dashboardy HR umożliwia regularne monitorowanie wskaźników KPI i ustalenie podstawowej wiedzy na temat każdego z nich – w ten sposób łatwiej jest dostrzec zmiany w danych. Jeśli wystąpi problem, można podjąć działania naprawcze, zanim dojdzie do jego eskalacji. Gdy pojawia się pozytywny trend, można zbadać jego źródło i wykorzystać nadarzającą się okazję.

design pozwalający oszczędzić czas

Dzięki pulpitowi HR można w mgnieniu oka sprawdzić status kluczowych wskaźników. Wszystko jest wyświetlane na jednym ekranie, więc nie ma potrzeby czytania długich dokumentów albo logowania się do oddzielnych aplikacji, aby znaleźć potrzebne informacje. Ponieważ widżety dashboardu są powiązane z określonymi źródłami, w razie potrzeby łatwo jest zagłębić się w dane.

zautomatyzowana sprawozdawczość HR

Po skonfigurowaniu dashboardu HR tworzone są łącza między oprogramowaniem a źródłami danych. Za każdym razem, gdy ktoś otwiera dashboard, połączenia te automatycznie pobierają i wyświetlają najnowsze informacje. Jest to skuteczny sposób na usprawnienie procesu raportowania, zmniejszenie obciążenia pracą działu HR i zapewnienie kierownictwu firmy dostępu do zaktualizowanych danych w dowolnym momencie.

lepsze podejmowanie decyzji

Widoczność danych usprawnia proces podejmowania decyzji na każdym poziomie organizacji. Dzięki dostępowi do dashboardu każdy zainteresowany może dokonywać świadomych wyborów dotyczących strategii, możliwości albo rozwiązań. Dashboardy HR zwiększają również przejrzystość i eliminują silosy danych, co usprawnia wymianę informacji we wszystkich obszarach.

głębsza wiedza na temat zasobów ludzkich

Oprogramowanie HR często zawiera funkcje analizy utalentowanych pracowników, które mogą pomóc w znalezieniu korelacji trudnych do wykrycia w inny sposób. Łącząc różne źródła danych, można zagłębić się w temat, a nawet odkryć związki przyczynowo-skutkowe (w oparciu o analizę regresji). Możesz na przykład odkryć, że pracownicy, którzy wzięli udział w określonym szkoleniu, są o 25% bardziej produktywni albo że kandydaci z określonym wykształceniem odnoszą największe sukcesy. Ta wiedza może pomóc w optymalizacji i udoskonaleniu strategii HR.

typowe dashboardy HR

Wybór dashboardów zależy od rodzaju działalności, celów HR i wymagań interesariuszy. Wiele firm zaczyna od typowych pulpitów  HR i dostosowuje je za pomocą odpowiednich wskaźników.

pulpit kierownictwa

Ten dashboard dostarcza kierownictwu firmy ogólne dane kadrowe. Powinien zawierać wskaźniki, które pomogą liderom podejmować decyzje strategiczne i budżetowe. Przykłady obejmują całkowite koszty pracy, różnorodność personelu i zadowolenie pracowników.

Czy Twoja firma ma nadrzędne cele związane z funkcjami HR? Dostosuj dashboard za pomocą odpowiednich wskaźników KPI. Jeśli organizację chce zwiększyć odsetek zatrzymania pracowników, można uwzględnić takie wskaźniki, jak satysfakcja pracowników i wskaźnik zatrzymania pracowników.

dashboard wskaźników rekrutacji

Gdy firma aktywnie zatrudnia pracowników, ten pulpit zapewnia zespołom HR, kierowniczym i wykonawczym całościowy wgląd w proces. Zazwyczaj zawiera on co najmniej jeden widżet, który podsumowuje liczbę kandydatów, odrzuconych wniosków o pracę, rozmów kwalifikacyjnych i ofert w ramach każdego wolnego stanowiska. Dodatkowo, kluczowe jest przyjrzenie się najbardziej efektywnym kanałom pozyskiwania pracowników, aby zoptymalizować alokację zasobów. 

Inne typowe wskaźniki KPI HR związane z zatrudnianiem i rekrutacją pracowników to:

• Liczba wniosków w podziale na źródła
• Dni na obsadzenie wolnych stanowisk
• Koszt rekrutacji na pracownika
• Podział kandydatów według kategorii demograficznych
• Średni czas ukończenia każdego etapu rekrutacji

dashboard wskaźników w obszarze zdobywania wiedzy i rozwoju (Learning & Development, L&D)

Dashboard wskaźników w obszarze L&D zawiera podsumowanie działań szkoleniowych i rozwojowych firmy. Pamiętaj, aby uwzględnić w nim podstawowe wskaźniki KPI, w tym wskaźnik ukończenia szkolenia według programu, działu i roli. Aby dać użytkownikom poczucie ogólnej inwestycji, należy dodać koszty szkolenia i łączną liczbę godzin szkoleniowych.

W wielu przypadkach wskaźniki L&D są najbardziej przydatne, gdy połączy się je z informacjami o ich wynikach, takimi jak zadowolenie pracowników z programu albo produktywność pracowników i wskaźnik awansów przed szkoleniem i po nim.

dashboard wskaźników rotacji

Gdy próbujesz zmniejszyć rotację pracowników i zwiększyć liczbę zatrzymanych pracowników, pulpit nawigacyjny wskaźników rotacji zapewnia szybką aktualizację informacji. Uwzględnij aktualny wskaźnik rotacji i wskaźnik rotacji rok do roku, a także liczbę odchodzących pracowników. Aby określić, którzy pracownicy odchodzą z pracy, należy podzielić rotację według takich czynników, jak dział, lokalizacja, staż pracy, płeć albo pochodzenie etniczne.

Pamiętaj, że rotacja nie zawsze jest zła albo poza Twoją kontrolą. Aby uzyskać bardziej realistyczny obraz, należy uwzględnić takie wskaźniki jak rotacja dobrowolna vs. niedobrowolna oraz pożądana vs. niechciana.

jak tworzyć dashboardy HR?

Proces tworzenia dashboardów HR różni się w zależności od istniejących w firmie narzędzi i metod gromadzenia danych. Skorzystaj z tych kroków jako podstawowych ram, ale nie wahaj się dostosować ich do swoich potrzeb.

1.określenie odbiorców i celów

Na samym początku określ, kto będzie korzystał z pulpitu i do czego będzie on potrzebny. Jeśli chcesz na bieżąco informować dyrektora HR, możesz potrzebować dashboardu, który oferuje przegląd stanu bieżących inicjatyw działu. Pracownik niższego szczebla może odnieść większe korzyści z pulpitu nawigacyjnego, który pomoże mu ocenić postępy w określonym programie HR.

2. identyfikacja KPI HR

Wybierz wskaźniki KPI, które pomogą Ci monitorować postępy albo wydajność dla każdego z Twoich celów. Każdy z nich powinien być odpowiedni dla konkretnego użytkownika. Kierownictwo i przełożeni zazwyczaj potrzebują danych na wysokim poziomie ogólności, podczas gdy pracownicy niższego szczebla mogą uzyskać większe korzyści ze szczegółowych wskaźników. Gdy masz już listę, uszereguj je według ważności. Zawsze pamiętaj, że kluczem jest prostota. O wiele skuteczniejsze jest skupienie się na pięciu wskaźnikach KPI i aktywne ich monitorowanie, niż przytłaczanie się 25 wskaźnikami, na podstawie których nikt nie podejmuje żadnych działań.

3. wybór platformy

Prawdopodobnie Twoja firma korzysta już z platformy obsługującej dashboardy HR. Microsoft Excel i Arkusze Google to dwie niedrogie opcje; obie mają natywne narzędzia do analizy danych. Istnieją jednak również wyspecjalizowane platformy analityczne, takie jak Crunchr które mogą znacznie uprościć proces tworzenia pulpitów nawigacyjnych HR. Jedną z wyróżniających się cech Crunchr jest biblioteka gotowych wskaźników HR i wizualizacji, umożliwiająca łatwe dostosowanie do własnych potrzeb.

Jeśli rozważasz inwestycję w platformę analityczną HR, weź pod uwagę takie czynniki jak interaktywność, skalowalność, ceny i łatwość konfiguracji. Ponadto należy sprawdzić listę integracji, aby upewnić się, że platforma jest kompatybilna ze źródłami danych firmy.

4. tworzenie dashboardu

Dodaj swoją listę wskaźników KPI do pulpitu nawigacyjnego; proces ten różni się w zależności od platformy. Nie bój się eksperymentować z różnymi formatami, aby znaleźć ten, który najlepiej przedstawia dane. Następnie upewnij się, że wskaźniki o najwyższym priorytecie są wyraźnie pokazane w widocznym miejscu. Pamiętaj, że nic nie jest ustalone raz na zawsze; układ może ewoluować w czasie.

5. określenie uprawnień

Korzystając z kontroli dostępu na wybranej platformie, przypisz jednego albo większą liczbę użytkowników do pulpitu nawigacyjnego. Ze względów bezpieczeństwa danych zwykle najlepiej jest ograniczyć dostęp do osób, które naprawdę potrzebują tych informacji.

błędy, których należy unikać podczas tworzenia dashboardów HR

Dashboard HR jest narzędziem biznesowym o niskim ryzyku – jest niedrogi w tworzeniu i łatwy do zmiany. Aby zaoszczędzić czas i zmaksymalizować zwrot z inwestycji, unikaj typowych błędów, które mogą uniemożliwić Ci osiągnięcie postępów.

uwzględnienie zbyt wielu wskaźników

Dashboard HR został zaprojektowany w celu uproszczenia procesu śledzenia KPI. Zamiast uwzględniać wiele wskaźników HR, lepiej zachować umiar. Ogranicz swój pulpit do wskaźników KPI HR, które naprawdę mają znaczenie, a będzie mniej prawdopodobne, że zaleją Cię dane albo przegapisz kluczowe informacje. Każdy wskaźnik powinien być bezpośrednio powiązany z czymś, co firma chce zmienić albo zachować.

użycie skomplikowanego układu

Gdy dashboard HR jest zbyt zatłoczony albo każda wizualizacja KPI ma ten sam rozmiar, znalezienie najważniejszych wskaźników może być trudne. Ponieważ układ dashboardu est w pełni konfigurowalny, łatwo jest uniknąć tego błędu – wystarczy stworzyć hierarchię informacji. Kluczowe wskaźniki KPI powinny być większe i znajdować się w górnej części ekranu; pozostałe widżety należy uporządkować według ważności. Możesz także tworzyć grupy KPI, aby widzieć odpowiednie wskaźniki blisko siebie.

pomijanie analizy danych

W ostatecznym rozrachunku dashboard HR jest jedynie sposobem wyświetlania danych. Aby w pełni wykorzystać te informacje, należy dodać warstwę analizy. Jeśli Twoja firma posiada platformę typu „business intelligence”, zintegrowana sztuczna inteligencja może obsłużyć ten proces za Ciebie. Alternatywnie można skorzystać z narzędzi do analizy danych w programach takich jak Microsoft Excel. Skuteczna analiza pomaga zrozumieć zachowania pracowników, wskazać pożądane cechy albo zidentyfikować najskuteczniejsze strategie uczenia się i rozwoju dla każdej roli.

Dzięki jasnym celom, odpowiednim wskaźnikom KPI i rzetelnemu procesowi analizy, pulpity nawigacyjne HR mogą być cennym zasobem dla Twojej firmy. Nie wiesz od czego zacząć?