wskaźniki HR: kompleksowy przewodnik dla specjalistów HR.

Pracownicy są bez wątpienia najważniejszym zasobem Twojej organizacji. Bez odpowiednich umiejętności trudno będzie sprostać wymaganiom produkcyjnym, dostarczać wysokiej jakości towary i usługi oraz rozwijać swoją działalność. 

Dlatego też Twoja organizacja prawdopodobnie ma już wiele strategii, których celem jest przyciągnięcie, pozyskanie i zatrzymanie pracowników, których potrzebuje. Ale czy wiesz, jak dobrze te strategie sprawdzają się w Twojej organizacji?

Jeśli nie masz pewności, nie jesteś jedyną osobą. Wiele organizacji wdraża różne strategie HR, ale nie mierzy stopnia osiągania ich celów. Zdecydowana większość organizacji wykorzystujących wskaźniki HR (77%) nadal korzysta tylko z podstawowych danych i do ograniczonych celów. 

czym są wskaźniki HR i dlaczego są ważne?

Wskaźniki HR obejmują wykorzystanie określonego zestawu danych personalnych i obliczeń do śledzenia skuteczności procesów HR w Twojej organizacji, w tym rekrutacji, wdrażania i rozwoju pracowników. Analiza wskaźników HR może pomóc firmie zidentyfikować problemy wśród pracowników, uświadomić sobie jej mocne strony i porównać jej wyniki na tle konkurencji i standardów branżowych. 

Na przykład nagły wzrost wskaźnika rotacji może oznaczać problem w firmie. Szybkie ustalenie tego problemu może umożliwić Ci rozwiązanie wszelkich kwestii, zanim zaszkodzą one Twojej marce pracodawcy. Bez aktywnego śledzenia tego parametru możesz nie zdawać sobie sprawy ze wzrostu rotacji, dopóki nie przeczytasz kilku negatywnych recenzji w Internecie, nie spadną wskaźniki produkcji albo nie wzrosną koszty rekrutacji. 

Wykorzystywanie wskaźników HR pozwala organizacji przyjąć proaktywne podejście do przyciągania i zatrzymywania utalentowanych pracowników, a nie reaktywne, które może być nieskuteczne i kosztowne. 

korzyści płynące ze stosowania wskaźników HR

Ważne korzyści, które organizacja może osiągnąć dzięki wykorzystaniu wskaźników HR do śledzenia ogólnej skuteczności strategii zatrudniania, to między innymi:

• pozyskanie wykwalifikowanych, utalentowanych pracowników
• budowa kultury opartej na różnorodności i inkluzywności
• zmniejszenie niedoboru pracowników
• obniżenie kosztów operacyjnych
• zwiększenie produktywności i wskaźników zaangażowania
• poprawa wyników biznesowych
• identyfikacja mocnych i słabych stron organizacji
• podejmowanie działań proaktywnych (zamiast reaktywnych)
• budowa skutecznych wewnętrznych baz utalentowanych pracowników i sukcesji
• wzmocnienie marki pracodawcy

jakie są najpopularniejsze wskaźniki HR dla każdej fazy cyklu życia pracownika?

Dzisiejsza technologia pozwala nam na gromadzenie ogromnych ilości danych. Chociaż pomaga to w śledzeniu niemal każdego aspektu związanego z zarządzaniem pracownikami, może być również przytłaczające. Może utrudniać określenie, które wskaźniki stanowią największą wartość dla Twojej organizacji. Jeśli chcesz zawęzić tę listę, w tym artykule znajdziesz najważniejsze wskaźniki HR dla każdej fazy cyklu życia pracownika. 

przyciąganie i rekrutacja

Na tym etapie głównym celem jest przyciągnięcie szerokiego grona kandydatów, którzy dobrze pasują do stanowiska i Twojej firmy. Dlatego tak ważne jest wdrażanie skutecznych strategii marketingu rekrutacyjnego, takich jak reklamy w mediach społecznościowych i dbanie o markę pracodawcy. Sukces osiąga się wtedy, gdy kandydaci chętnie podpisują umowę o pracę z firmą.

Istnieje kilka wskaźników, które można wykorzystać do śledzenia rezultatów swoich wysiłków:  

• wskaźnik ukończonych procesów ubiegania się o pracę: Śledzenie tego wskaźnika może dostarczyć cennych informacji na temat potencjalnych problemów z procesem ubiegania się o pracę albo formularzem wniosku.
• źródło zatrudnienia: Wiedza o tym, które kanały są najskuteczniejsze w przyciąganiu i przekształcaniu ruchu zainteresowanych w kandydatów, a ostatecznie w zatrudnionych pracowników, może zaoszczędzić cenny czas i zasoby.
• koszty zatrudnienia: Bardzo ważne jest, aby zespół HR kontrolował koszty rekrutacji. Jednym z najlepszych wskaźników HR jest koszt zatrudnienia.
• czas do zatrudnienia: Nieobsadzony wakat może mieć wpływ na wszystko, od produktywności po jakość produktów i stres pracowników. Ważne jest, aby wiedzieć, jak długo średnio trwa obsadzanie wolnych stanowisk w różnych działach. 
• odsetek przyjęć oferty pracy: Przyciągnięcie pożądanych kandydatów to jedno, a zaakceptowanie przez nich oferty pracy to zupełnie inna sprawa. W związku z tym należy śledzić, ilu kandydatów przyjmuje oferty pracy. 

wdrażanie nowych pracowników 

Etap wdrażania nowych pracowników trwa od momentu przyjęcia oferty przez kandydata aż do czasu, gdy w pełni odnajdzie się on w nowej roli. Jest to jeden z najbardziej krytycznych momentów na ścieżce pracownika. Badania pokazują, że ponad 30% nowych pracowników rezygnuje z pracy w ciągu pierwszych 90 dni, co skutkuje znacznymi kosztami dla organizacji. Wykorzystanie wskaźników HR do śledzenia powodzenia procesu wdrażania nowych pracowników może pomóc utrzymać tę liczbę na minimalnym poziomie. Oto kilka najważniejszych wskaźników, które należy śledzić na tym etapie. 

• zadowolenie nowych pracowników z pracy: Korzystanie z ankiet i rozmów 1:1 może pomóc w określeniu poziomu zadowolenia nowych pracowników z pracy. Może również dostarczyć informacji na temat tego, jak usprawnić proces wdrażania nowych pracowników. 
• czas do osiągnięcia produktywności: Aby zmierzyć czas do osiągnięcia produktywności, należy najpierw określić konkretne wskaźniki KPI, które nowy pracownik musi spełnić w przypadku każdego stanowiska. 
• rotacja nowych pracowników: Należy śledzić wskaźniki rotacji nowych pracowników w różnych okresach zatrudnienia, na przykład jedno-, trzy-, sześcio-, dziewięcio- i 12-miesięcznych.

szkolenie i rozwój 

Wraz z rosnącym niedoborem pracowników coraz większe znaczenie mają umiejętności, szkolenia i programy rozwoju pracowników. Nie może to być jednak dowolny program – musi on być skuteczny i korzystny zarówno dla organizacji, jak i pracowników. Najlepszym sposobem na śledzenie skuteczności strategii szkoleniowych i rozwojowych są wskaźniki HR, takie jak:

• koszt szkolenia na pracownika: Aby zmaksymalizować budżet na szkolenia pracowników, konieczne jest ciągłe śledzenie wydatków na szkolenia w przeliczeniu na pracownika. Wyniki te można porównywać z celami i zadaniami HR.
• godziny szkoleniowe w przeliczeniu na pracownika: Zmierzenie średniej liczby godzin spędzonych przez pracowników na szkoleniach w ciągu roku jest przydatnym wskaźnikiem do oceny skuteczności programów szkoleniowych. 
• wskaźnik ukończenia szkoleń: Można również śledzić skuteczność programów szkoleniowych, mierząc odsetek pracowników, którzy ukończyli szkolenie. 
• mobilność utalentowanych pracowników: Zmierzenie liczby przesunięć poziomych i pionowych w organizacji umożliwia ogólną ocenę starań na rzecz mobilności utalentowanych pracowników. 

etap zaangażowania i zatrzymania

Choć przyciągnięcie pracowników do firmy ma kluczowe znaczenie, równie ważne jest ich zatrzymanie. Utrzymując zaangażowanie i zadowolenie swoich pracowników, można zminimalizować koszty związane z zatrudnianiem nowych członków zespołu. Aby to osiągnąć, ważne jest śledzenie pewnych wskaźników na tym etapie cyklu życia pracownika.

• rotacja pracowników: Wzrost rotacji pracowników może być oznaką problemów w miejscu pracy. Oprócz śledzenia tego wskaźnika, kluczowe jest korzystanie z ankiet pracowniczych i rozmów z pracownikami w celu zidentyfikowania źródła problemu i skutecznego radzenia sobie z nim. 
• wskaźnik absencji Podczas gdy każdemu zdarza się od czasu do czasu wziąć kilka dni wolnego z powodu choroby, ciągły wzrost absencji może być sygnałem ostrzegającym przed większymi problemami, takimi jak pogarszająca się atmosfera w pracy, stres w miejscu pracy albo nawet spora epidemia grypy. 
• wynik eNPS: Wskaźnika rekomendacji pracodawcy netto przez pracownika (employee net promoter score, eNPS) może pomóc określić stopień zadowolenia Twoich pracowników poprzez zadanie im jednego prostego pytania: „W skali od 1 do 10, jak bardzo prawdopodobne jest, że zarekomendujesz rodzinie i znajomym pracę w naszej organizacji?” Wyniki na poziomie 9–10 oznaczają osoby rekomendujące, wyniki na poziomie 7–8 oznaczają pracowników biernych, a wyniki na poziomie od 6 w dół oznaczają osoby krytykujące. 
• wskaźnik awansów: Śledzenie wskaźnika awansów może pomóc w określeniu stopnia osiągnięcia celów strategii dotyczących awansów wewnętrznych. Wskaźnik ten należy śledzić w całej firmie, a także na różnych poziomach organizacyjnych i w różnych grupach demograficznych.

rozwiązanie umowy

Rozwiązanie umowy jest naturalną częścią procesu zarządzania pracownikami. Ważne jest jednak, aby dowiedzieć się, dlaczego pracownicy odchodzą. Na przykład, czy odchodzą z powodu przejścia na emeryturę, czy zostali zwolnieni, czy też odeszli w poszukiwaniu lepszej pracy? Zrozumienie przyczyn takiego stanu rzeczy może pomóc w stworzeniu zasad i strategii mających na celu zwiększenie zatrzymania pracowników i utrzymanie najlepszych z nich. Oto przegląd najważniejszych wskaźników, które należy śledzić podczas fazy rozwiązania umowy.

• wskaźnik ukończenia rozmów przy zakończeniu współpracy: Chociaż śledzenie osób, które wypełniają ankietę dotyczącą odejścia z pracy jest kluczowe, prawdziwe znaczenie mają powody i opinie, którymi się dzielą. Te cenne informacje pozwalają lepiej zrozumieć przyczyny ich odejścia.
• wskaźniki dobrowolnej rotacji: Dobrowolna rotacja oznacza pracowników, którzy dobrowolnie opuszczają firmę. Może to być spowodowane przejściem na emeryturę, nowymi możliwościami zatrudnienia albo wieloma innymi przyczynami. Ważne jest podzielenie tego wskaźnika na kody powodów podrzędnych, aby zapewnić wystarczającą szczegółowość informacji na temat przyczyn odejścia pracowników.  Oprócz tego można również śledzić ten wskaźnik w całej firmie, organizacji, dziale oraz na poziomie demograficznym. 
• wskaźniki niedobrowolnej rotacji: Niedobrowolna rotacja dotyczy pracowników, którzy zostali zwolnieni. Podczas gdy niedobrowolna rotacja w pewnym stopniu może być konieczna ze względu na redukcję zatrudnienia, wysoki poziom może oznaczać słaby proces rekrutacyjny. Ponownie – ważne jest podzielenie tego wskaźnika na kody powodów podrzędnych, aby zapewnić wystarczającą szczegółowość informacji na temat przyczyn rozwiązania umowy z pracownikami.  

To zaledwie kilka z najważniejszych wskaźników HR, które można śledzić. Kluczowe jest również nadanie priorytetu różnorodności i inkluzywności i mierzenie ich na każdym etapie. Aby to osiągnąć, można przeanalizować wiele z tych wskaźników w oparciu o różne grupy demograficzne, takie jak kobiety, osoby z niepełnosprawnościami czy mniejszości etniczne. Możesz na przykład przeanalizować wskaźnik rotacji wśród kobiet albo wskaźnik ubiegania się o pracę wśród osób z wyżu demograficznego.

jak wybrać odpowiednie wskaźniki dla swojej organizacji?

Dzisiejsza technologia sprawia, że śledzenie i analizowanie danych personalnych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Może to również utrudniać określenie, które wskaźniki są najlepsze dla danej firmy. Niestety, nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, jeśli chodzi o wskaźniki HR. Należy raczej stworzyć indywidualną strategię, która najlepiej sprawdzi się w przypadku Twojej firmy.

Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia strategii wykorzystania wskaźników HR.

ogólna misja i wizja firmy

Przede wszystkim strategia wykorzystania wskaźników HR musi być zgodna z ogólną misją i wizją firmy. Na przykład, jeśli misją Twojej firmy jest różnorodność i inkluzywność, musisz użyć wskaźników, które pozwolą Ci śledzić skuteczność programów związanych z różnorodnością, równością i inkluzywnością (diversity, equity and inclusion, DEI). Dział HR powinien ściśle współpracować z liderami firmy, aby upewnić się, że rozumieją oni oczekiwania firmy.

cele i zadania w zakresie HR

Powinno to być oczywiste, ale nie należy zapominać o dopasowaniu strategii dotyczącej wskaźników HR do celów i zadań w zakresie HR, a także innych kontekstów organizacyjnych, takich jak struktura i wielkość firmy. Zaangażowanie się w zbieranie i analizowanie wszystkich tych danych może być tak łatwe, że zapomina się o głównych celach śledzenia wyników.  Na przykład, jeśli głównym celem jest pozyskiwanie wykwalifikowanych, utalentowanych pracowników najbardziej pomocne są wskaźniki z pierwszych trzech etapów cyklu życia pracownika.

wskaźniki specyficzne dla branży

Wybierając odpowiednie wskaźniki HR dla swojej organizacji, należy wziąć pod uwagę swoją branżę. Zastanów się, które wskaźniki są najbardziej odpowiednie i mają największe znaczenie dla Twojej branży, kontekstu i celu. Innymi słowy, określ, które wskaźniki możesz mierzyć i analizować w celu poprawy praktyk w miejscu pracy, rozwiązania konkretnych problemów albo uzyskania cennych informacji.

Wybór odpowiednich wskaźników pod kątem organizacji to nie jednorazowe działanie. Należy często weryfikować bieżące wskaźniki HR, aby upewnić się, że są one nadal zgodne z misją i wizją firmy, spełniają standardy branżowe i pomagają organizacji osiągnąć jej cele.