wskazówki dla managerów: jak zarządzać miejscem pracy w modelu hybrydowym?

Wraz ze stopniowym otwieraniem się rynków zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zaczynają się zastanawiać nad przyszłością pracy.

Badania wykazują, że pracownicy mogą nigdy nie wrócić do pracy w biurze – przynajmniej nie w sposób stały. Z przeprowadzonego niedawno badania ankietowego wynika, że 73% pracowników na całym świecie chce zachować elastyczność grafiku. Jednocześnie 67% spośród nich pragnie zwiększenia bezpośrednich interakcji ze współpracownikami.

Chociaż niektóre firmy nie są przychylne wprowadzeniu możliwości pracy zdalnej na stałe, rosnące niedobory pracowników i zmiany ich oczekiwań mogą sprawić, że pracodawcy nie będą mieli innego wyjścia. Dla wielu organizacji hybrydowy model pracy to idealny kompromis. W ramach jednego z badań przewidziano, że do końca 2021 roku 51% wszystkich pracowników umysłowych i 32% ogółu pracowników na całym świecie będzie pracować zdalnie, przynajmniej częściowo.

Prawda jest taka, że praca hybrydowa zostanie z nami na dłużej, dlatego już teraz należy dopilnować, aby liderzy i managerowie sprostali temu wyzwaniu. 

5 praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania zespołami hybrydowymi

Dawanie przykładu jest szczególnie ważne przy przechodzeniu na nowy model pracy. Aby przygotować managerów do pracy hybrydowej, należy zapewnić im dodatkowe wsparcie, niezbędne do bezproblemowej transformacji całego personelu. Poniżej przedstawiono pięć praktycznych kroków, które pomogą dokonać pomyślnej transformacji.

1. udostępnij wytyczne

Gdy wybuchła pandemia, liderzy biznesowi na całym świecie zostali zmuszeni do przejścia z zarządzania pracownikami na miejscu na nadzorowanie zespołu pracowników zdalnych. Obecnie wielu spośród tych samych liderów stoi przed zadaniem przejścia na model pracy hybrydowej. To naturalne, że wielu z nich jest niechętnych wobec kolejnej zmiany sposobu zarządzania. Jednak aby model pracy hybrydowej zadziałał, konieczna jest współpraca wszystkich szczebli firmy.

Na szczęście istnieje kilka środków, które można wdrożyć, aby ułatwić managerom przejście na model pracy hybrydowej.

nowe polityki miejsca pracy

Na początek możesz zweryfikować swoje polityki miejsca pracy i dostosować je do nowych wymogów modelu pracy hybrydowej. Udostępnienie liderom zespołów wyraźnych wytycznych dotyczących polityk miejsca pracy, na przykład w zakresie godzin pracy i wymogów komunikacyjnych, pomoże im w dostosowaniu się do zmian.

sesje informacyjne

Po ogłoszeniu wdrożenia modelu pracy hybrydowej poświęć czas na zaplanowanie serii sesji informacyjnych dla kadry zarządzającej i pracowników. Dzięki temu liderzy zespołów zyskają możliwość omówienia swoich celów oraz udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące transformacji.

szkolenie kadry kierowniczej

Należy pamiętać, że wielu managerów zespołów w firmie przez lata opracowywało swój styl zarządzania pracownikami na miejscu. Nie można od nich oczekiwać natychmiastowej zmiany. Jednym z najlepszych sposobów, w jaki Twoja organizacja może pomóc w tej transformacji, jest zapewnienie szkolenia kadry kierowniczej, specjalnie poświęconego zarządzaniu pracownikami pracującymi w modelu hybrydowym.

Pobierz naszą infografikę, aby dowiedzieć się więcej na temat różnych modeli pracy w 2022 roku: hybrydowego, zdalnego i na miejscu.

2. zaprojektuj miejsca pracy w modelu hybrydowym

Wdrożenie nowego modelu pracy powinno się wiązać również z przekształceniem fizycznego miejsca pracy. Oceń obecne miejsce pracy Twojej firmy i określ, jakie zmiany można wprowadzić, aby stworzyć post-pandemiczne środowisko pracy idealne do pracy hybrydowej. Oto kilka czynników, o których należy pamiętać przy tworzeniu nowych przestrzeni.

współpraca

David Solomon, Dyrektor wykonawczy Goldman Sachs, stwierdził, że przedłużanie pracy zdalnej „zwiększa obawy związane z jej wpływem na współpracę”. Jest to słuszna uwaga. Pomimo wzrostu stosowania narzędzi do współpracy online o 44% w trakcie pandemii, 67% pracowników wciąż pragnie częstszych bezpośrednich interakcji.

Ważne jest, aby zrozumieć tę rosnącą potrzebę interakcji, zwłaszcza w przypadku pracy na miejscu. Rozważ zmniejszenie liczby indywidualnych przestrzeni biurowych. Zamiast tego przekształć te obszary w sale konferencyjne, przystosowane do spotkań na miejscu i wirtualnych. 

zdecentralizowane biura

Przekształcenie miejsca pracy na potrzeby modelu hybrydowego może pomóc Twojej firmie zaoszczędzić pieniądze poprzez zdecentralizowanie przestrzeni biurowych. Z najnowszego badania McKinsey wynika, że organizacje mogą oszczędzić do 30% na kosztach nieruchomości dzięki inwestowaniu w alternatywne miejsca pracy.

Firmy takie jak Target wcielają tę koncepcję w życie. Gigant wśród sprzedawców detalicznych ogłosił niedawno zamknięcie swojej siedziby o powierzchni ponad 300 000 m2 w centrum Minneapolis i przeniesienie 3500 tamtejszych pracowników do różnych biur satelitarnych. W Wielkiej Brytanii bank Santander UK również ogłosił zamknięcie biur w Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle i Newcastle oraz ponad 100 biur oddziałów. Pracownicy z tych miejsc przejdą na różne formy pracy zdalnej.

bezpieczne środowisko pracy w związku z COVID-19

Pracodawcy nie mogą lekceważyć obaw pracowników w związku z powrotem do biura w trakcie globalnej pandemii. Możesz pomóc rozwiać część tych obaw, inwestując w różne środki bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym protokoły testowania, świadczenia dodatkowe dotyczące szczepień, stanowiska pracy umożliwiające zachowanie dystansu społecznego oraz środki ochrony indywidualnej (ŚOI), takie jak maseczki. Niektóre firmy wykorzystują nawet technologię, jak na przykład zautomatyzowane oświetlenie i drzwi, w celu stworzenia przestrzeni o niskich wskaźnikach dotykania.

3. stawiaj empatię na pierwszym miejscu

Kiedy Twoja organizacja wypływa na niezbadane wody zarządzania pracownikami pracującymi hybrydowo, ważne jest, aby stawiać empatię na pierwszym miejscu. Zmiany warunków pracy stanowią problem nie tylko dla managerów, ale również dla pracowników. Ponadto wielu pracowników zmaga się jednocześnie z problemami życia codziennego, takimi jak opiekowanie się rodzicami w podeszłym wieku i zdalna nauka dzieci.

Liderzy zespołów muszą mieć świadomość, że stworzenie miejsca pracy w modelu hybrydowym będzie wymagać czasu i różnorakich adaptacji. Istnieje jednak kilka sposobów na zminimalizowanie wpływu zmiany modelu pracy na pracowników.

stwórz skuteczne kanały przekazywania informacji zwrotnych

Ważne jest, aby w trakcie tworzenia modelu pracy hybrydowej opracować skuteczny sposób mierzenia nastrojów pracowników. Należy rozważyć zastosowanie różnych kanałów przekazywania informacji zwrotnych, w tym ankiet i forów dla pracowników, a także opracowanie procesu, za pomocą którego Twoi pracownicy będą mogli zgłaszać swoje obawy i problemy.

Managerowie zespołów powinni również zaplanować spotkania, aby pracownicy mieli możliwość odbycia indywidualnych rozmów poświęconych problemom zawodowym i osobistym. Stała komunikacja z zespołem pomoże liderom zespołów ocenić samopoczucie pracowników oraz identyfikować wszelkie trudności, z jakimi mogą się mierzyć.

Dowiedz się więcej.

zachowaj elastyczność

Indyjska firma Infosys zwróciła uwagę, że jedną z korzyści pracy hybrydowej jest zwiększenie liczby kobiet w miejscu pracy. Korzyść ta stanie się rzeczywistością tylko wówczas, gdy managerowie zespołów będą stawiać empatię na pierwszym miejscu, co umożliwi pewną elastyczność w zakresie pracy zdalnej.

Ponieważ tworzenie hybrydowego miejsca pracy to zadanie, które nigdy się nie kończy, managerowie zespołów nie powinni zakładać, że rozumieją wszystkie wyzwania, z którymi mierzą się pracownicy. Prawda jest taka, że pandemia stworzyła zapotrzebowanie na zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym. Ostatnie badanie Randstad wykazało, że 62% pracowników zrezygnowałoby ze swojej obecnej pracy na rzecz mniej korzystnego stanowiska, jeżeli wiązałoby się z większą elastycznością.

Aby wyeliminować ryzyko zwiększonej rotacji, liderzy muszą dopuścić pewien stopień elastyczności w zakresie hybrydowego grafiku. Liderzy muszą również omówić bezpośrednio ze swoimi pracownikami wyzwania dotyczące równowagi między pracą a życiem prywatnym zanim zaoferują rozwiązanie.

zmniejsz wypalenie zawodowe

Managerowie zespołów muszą podjąć proaktywne kroki, aby zapobiec wypaleniu zawodowemu pracowników. Zacznij od ograniczenia liczby spotkań online do tych, które są niezbędne dla wyników zespołu. Zamiast tego wykorzystaj inne narzędzia do komunikacji i zarządzania miejscem pracy, aby pozostać w kontakcie z zespołem. Ponadto należy rozważyć wprowadzenie dla zespołu okresów pracy bez zakłócania spokoju, aby stymulować niezakłóconą produktywność. Przykładowo, w Citigroup wprowadzono piątki bez Zooma, aby zapewnić, że pracownicy mogą przynajmniej przez jeden dzień skupić się wyłącznie na indywidualnych kwestiach związanych z pracą.

4. skoncentruj się na aktywizacji wszystkich pracowników

Maru Flores, lider ds. usług w zakresie globalnej współpracy i produktywności w Ford, podkreśla, że „najważniejsze w modelu pracy hybrydowej jest zadbanie, by pracownicy przebywający w biurze oraz w domu czuli się tak samo związani z miejscem pracy”. Jednak utrzymywanie zaangażowania wszystkich pracowników w miejscu pracy w modelu hybrydowym może być dość trudne. Najważniejszy krok, jaki muszą wykonać managerowie, to zrozumienie tych wyzwań i znalezienie sposobów na stworzenie równego doświadczenia zawodowego dla pracowników zdalnych oraz pracujących na miejscu.

opracuj zsynchronizowane kanały komunikacji

Jednym z największych wyzwań dotyczących włączenia w modelu pracy hybrydowej jest komunikacja w zespole. Bardzo łatwo doprowadzić do sytuacji, w której rozmowy odbywają się na miejscu, a istotne informacje nie są przekazywane pracownikom zdalnym. Komunikacja osobista była przecież domyślnym modelem pracy przez całe życie zawodowe większości pracowników. Aby przezwyciężyć ten problem, liderzy muszą dostosować swoje podejście do komunikacji w miejscu pracy i zainwestować w pakiet narzędzi cyfrowych, które umożliwią bezproblemową komunikację między członkami zespołów.

stwórz przestrzenie spotkań umożliwiające włączenie wszystkich

Niezależnie od tego, jaki rodzaj modelu pracy hybrydowej opracuje Twoja organizacja, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w wielu spotkaniach będą brać udział zarówno pracownicy zdalni, jak i pracujący na miejscu. Biorąc to pod uwagę, należy zapewnić przestrzenie na współpracę idealne do spotkań hybrydowych.

Przykładowo, Google stworzyło przestrzenie na spotkania „campfire meeting”, składające się z siedzeń i ekranów ustawionych w kręgu. Ekrany są umieszczone na poziomie wzroku, aby stworzyć wrażenie tradycyjnego spotkania osobistego. Chociaż tworzenie takich wyszukanych przestrzeni spotkań może nie mieścić się w budżecie firmy, ważne jest, aby zapewnić, że zespoły posiadają narzędzia i sprzęt niezbędny do stworzenia przestrzeni spotkań promujących aktywizację wszystkich pracowników.

promuj wyrażanie uznania wobec pracowników

Badania wykazały, że dzięki programom uznaniowym wskaźniki zaangażowania są dwuipółkrotnie większe. Inwestowanie w wyrażanie uznania wobec pracowników albo dostosowywanie bieżącego programu do modelu pracy hybrydowej może być doskonałym sposobem na promowanie aktywizacji i zaangażowania w miejscu pracy. Rozważ oferowanie regularnych nagród uznaniowych związanych z programem świadczeń dodatkowych albo przeprowadzanie wirtualnych spotkań uznaniowych obejmujących całą spółkę albo dział.

Przeczytaj: Uznanie – dlaczego to takie ważne? o tym jak motywować inaczej.

5. prowadź bezstronne monitorowanie wyników

Kolejnym wyzwaniem związanym z pracą zdalną jest monitorowanie wyników pracowników bez preferencyjnego traktowania pracowników pracujących na miejscu. Fakty są takie, że większość managerów od zawsze prowadziła codzienne obserwacje w celu oceny wyników pracowników. Model pracy hybrydowej zmusza liderów do zmiany sposobu przeprowadzania codziennej oceny wyników pracowników. Oto kilka wskazówek, jak wcielić to w życie.

stwórz ustrukturyzowany proces oceny wyników pracowników

Badania przeprowadzone w Wielkiej Brytanii przed pandemią wykazały, że pracownicy zdalni mają o 50% mniejsze szanse na awans w porównaniu z pracownikami pracującymi na miejscu. Firmy, które chcą uczynić pracę hybrydową stałą możliwością, nie mogą popełnić tego błędu. Zacznij od stworzenia ustrukturyzowanego procesu oceny wyników pracowników, który zminimalizuje element uprzedzenia poprzez dodanie kluczowych wskaźników efektywności do bezpośrednich obserwacji.

zbuduj relacje oparte na zaufaniu między kadrą zarządzającą a pracownikami

Aby praca hybrydowa była skuteczna, kadra zarządzająca musi ufać swoim pracownikom, zwłaszcza gdy pracują zdalnie. Oczekiwanie od pracowników produktywności przy jednoczesnym mikrozarządzaniu nimi jest niemożliwe. Chociaż kierownicy mogą się niepokoić o wyniki pracowników zdalnych, badania wykazały, że osoby pracujące z domu są o 24% bardziej produktywne.

Managerowie mający trudności z budowaniem zaufania wobec swoich zespołów mogą rozważyć alternatywne metody monitorowania produktywności pracowników zdalnych. Przykładowo, malezyjska spółka ADA korzysta z prostego formularza Excel, w którym pracownicy wypełniają zestawienia codziennych zadań, aby managerowie mogli śledzić ich postępy, niezależnie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie.

regularnie przekazuj informacje zwrotne

Należy zachować ostrożność, aby pracownicy nie poczuli się zagubieni z powodu łączenia pracy na miejscu ze zdalną. Liderzy mogą pomóc uniknąć tego uczucia niepewności wśród członków zespołów poprzez regularne przekazywanie informacji zwrotnych. W środowisku pracy na miejscu regularne przekazywanie informacji zwrotnych ma miejsce praktycznie przez cały dzień. Jednak w przypadku częściowej pracy zdalnej możliwości organizowania spotkań na miejscu są ograniczone, dlatego managerowie muszą zacząć przekazywać cenne informacje zwrotne za pomocą innych kanałów komunikacji.