zdalne wdrażanie nowych pracowników pozostanie z nami na dobre – oto jak przeprowadzić je właściwie.

Firmy na całym świecie muszą być przygotowane na długoterminowe skutki COVID-19, nie tylko w tym roku, lecz również w kolejnych latach. Dla wielu przedsiębiorstw jedną z najbardziej wyraźnych konsekwencji pandemii – zwłaszcza w kwestii zatrudnienia – jest wzrost liczby osób pracujących zdalnie.

Wymogi dotyczące dystansu fizycznego, wprowadzone w celu spowolnienia rozprzestrzeniania wirusa, spowodowały konieczność ograniczenia liczby osób w pomieszczeniach biurowych, w związku z czym zalecano, aby osoby, które mogą pracować z domu, pracowały zdalnie. Przyczyniło się to do dynamicznego wzrostu odsetka pracowników wykonujących swoje zadania w tej formule, który był widoczny jeszcze przed pandemią COVID-19.

Budowanie zespołów składających się z pracowników rozproszonych, czyli wykonujących pracę zawodową z różnych, dowolnych lokalizacji, stanie się w niedługiej przyszłości powszechne i akceptowane. Duże przedsiębiorstwa, takie jak Twitter i Slack, oświadczyły, że zapewnią wszystkim swoim pracownikom możliwość pracy z domu na stałe, podczas gdy Salesforce zamierza wprowadzić model hybrydowy, w ramach którego większość pracowników będzie łączyć pracę zdalną z pracą w biurze. Natomiast gigant branży oprogramowania CRM oświadczył wprost: „Dzień pracy od dziewiątej do piątej już nie wróci”.

Hybrydowy harmonogram pracy oraz elastyczne godziny pracy - tak bardzo popularne wśród pracowników w czasie pandemii - mogą w niedługiej przyszłości stać się pozytywnym trendem dla biznesu. Skąd takie przekonanie? Ponieważ dzięki mniejszej liczbie osób przebywającej jednocześnie w miejscu pracy, tworzą się możliwości redukcji kosztów. Istnieją również dowody sugerujące, że praca zdalna może zwiększać produktywność.

Patrząc na przesłanki jasno wskazujące, że praca zdalna w przyszłości będzie odgrywać coraz ważniejszą rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, warto się przygotować na to, w jaki sposób wpłynie to również na Twoją działalność i w jakim stopniu Twoje przedsiębiorstwo jest gotowe do przeprowadzania zdalnego wdrażania nowych pracowników.

zdalne wdrażanie nowych pracowników: czym jest i dlaczego jest ważne?

Zdalne wdrażanie nowych pracowników oznacza po prostu proces przeprowadzania onboardingu nowo zatrudnionych osób, które będą pracować poza biurem, a nawet w niektórych przypadkach nigdy się w nim fizycznie nie pojawią. To co jest niezwykle istotne, to że osoba, która będzie pracować w domu, musi przejść przez podobne etapy wprowadzenia do pracy i wdrożenia jak pracownik stacjonarny.

Te czynności będą najprawdopodobniej obejmować:

• podpisanie umowy o pracę i wypełnienie innych niezbędnych dokumentów;
• zapoznanie się z kluczowymi informacjami, takimi jak polityki firmy, które obejmują zasady i wytyczne dotyczące pracy zdalnej;
• spotkania ze współpracownikami – od pracowników, z którymi nowo zatrudniona osoba będzie codziennie współpracować, po członków innych zespołów i działów;
• konfigurację sprzętu i narzędzi IT, w tym uzyskiwanie dostępu do niezbędnych aplikacji, danych i zasobów online;
• rozpoczęcie bardziej szczegółowych rozmów na temat stanowiska, wiążących się z nim obowiązków i oczekiwań.

Wybrane procesy w ramach wdrażania nowych pracowników stają się jeszcze ważniejsze, gdy pracownicy pracują zdalnie, ponieważ omijają ich korzyści, które normalnie zapewniałaby im praca na miejscu. Przykładowo pracownikom pracującym z domu może być trudniej zapoznać się z firmą, współpracownikami oraz ogólną kulturą organizacyjną i atmosferą pracy, jeżeli nie znajdują się fizycznie w miejscu pracy i nie mogą spotykać się z ludźmi twarzą w twarz.

Wdrażanie nowych pracowników stanowi kluczowy element relacji pracodawca-pracownik. Jeżeli proces ten jest właściwie przeprowadzony, pomoże zapewnić, że współpraca z nowo zatrudnioną osobą rozpocznie się właściwie, a obie strony będą czerpać korzyści z pozytywnej, produktywnej i trwałej relacji.

Z czysto biznesowego punktu widzenia zapewnianie wszystkim pracownikom dobrego startu na ich stanowiskach zmniejsza ryzyko ich odejścia niedługo po dołączeniu do organizacji, co pomoże uniknąć finansowych i operacyjnych zakłóceń wynikających z wysokiego wskaźnika początkowej rotacji pracowników.

Ponadto osoby, które mają za sobą dobre doświadczenie z procesu wdrażania, najprawdopodobniej poinformują o tym innych i polecą Cię swoim znajomym, co wzmocni Twoją markę pracodawcy.

Badania wykazały:

• w ciągu 45 dni od rozpoczęcia pracy 20% nowo zatrudnionych osób rezygnuje z niej, aby szukać innej
• firmy z odpowiednim procesem wdrażania nowych pracowników są w stanie ich zatrzymać o 82% częściej, a produktywność zwiększyć o ponad 70%
• dobry proces wdrażania nowych pracowników zapewnia większe szanse na to, że 69% pracowników zostanie z firmą na 3 lata
• najlepiej prosperujące przedsiębiorstwa są o 53% bardziej skłonne do tego, aby rozpocząć wdrażanie nowych pracowników przed pierwszym dniem pracy pracownika – co zwane jest wdrażaniem wstępnym
• zdaniem 72% pracowników osobista rozmowa z ich bezpośrednim przełożonym jest najważniejszą częścią każdego typu procesu wstępnego lub docelowego onboardingu
• aż 88% uważa, że nie zostali prawidłowo wdrożeni do pracy przez ich pracodawcę

kluczowe kroki, aby pomyślnie przeprowadzić zdalne wdrażanie nowych pracowników

Zdalne wdrażanie nowych pracowników może stanowić wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i przełożonych. Nowo zatrudnionym pracownikom może być trudniej rozpocząć pracę w pozytywny i pewny sposób, jeżeli spędzają dużo czasu na samodzielnej pracy, z kolei ich manager może nie czuć się komfortowo w przeprowadzaniu procesu wdrażania pracownika w formule online.

Jakie kroki zatem należy podjąć, aby mieć pewność, że wzrost pracy zdalnej nie wpłynie negatywnie na skuteczne wdrażanie nowych pracowników?

podejmij wysiłek, aby przywitać nowo zatrudnionych pracowników

Nowego pracownika, pracującego zdalnie, może niestety ominąć wiele podstawowych korzyści związanych z przebywaniem w miejscu pracy już od pierwszego dnia, jak na przykład osobiste spotkanie się ze współpracownikami i przyzwyczajenie się do ogólnej atmosfery firmy.

Przełożeni mogą rozwiązać ten problem choćby przywitaniem pracowników zdalnych, dzięki czemu poczują się oni częścią zespołu. Rozwiązaniem może być wysłanie paczki powitalnej z drobnymi upominkami i przedmiotami z logo firmy, takimi jak odzież, kubek lub butelka na wodę.

Przykładem pracodawcy stosującego to podejście jest Miro, dostawca oprogramowania do wirtualnych tablic. AJ Josephson, manager ds. zasobów ludzkich firmy, stwierdził, że ważne, aby prezentować pracownikom zdalnym symbole firmy i pokazać im, że przedsiębiorstwo dba o nich oraz chce, aby czuli się mile widziani.

Należy również zastanowić się nad najlepszym podejściem do stopniowego przedstawiania nowo zatrudnionych osób ich współpracownikom. Zgromadzenie wszystkich na wspólnej wideokonferencji może być przytłaczające dla nowo zatrudnionych osób – a także niepraktyczne – dlatego warto zaplanować spotkania online z najważniejszymi pracownikami i małymi zespołami, rozłożone w czasie, na tydzień albo dwa. Pomoże to pracownikom zdalnym zapoznać się z resztą zespołu w spokojny, stopniowy sposób, bez niepotrzebnego pośpiechu.

wykorzystaj technologię

Nowoczesna technologia jest jednym z najcenniejszych zasobów każdej firmy dokonującej przejścia z wdrażania opartego o kontakt osobisty do zdalnego.

Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc uprościć i usprawnić ten proces. Po podpisaniu i potwierdzeniu przez pracownika warunków zatrudnienia możliwe jest elektroniczne przetwarzanie i podpisywanie umów oraz innych kluczowych dokumentów, zaś komunikatory internetowe i platformy do zarządzania projektami, takie jak Slack, opracowano z myślą o ułatwianiu współpracy online, aby pomagały rozproszonym zespołom pozostawać w kontakcie i udostępniać dane w czasie rzeczywistym.

Kolejną kluczową kwestią do rozważenia z technologicznego punktu widzenia jest zapewnienie pracownikom zdalnym dostępu do sprzętu i  narzędzi, jakich potrzebują, aby mogli wykonywać swoją pracę we właściwy sposób. Może to obejmować różne działania: od dostarczenia laptopa z wyprzedzeniem, aby użytkownik mógł go skonfigurować i zapoznać się z nim przed rozpoczęciem pracy, po zapewnienie, że pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnego oprogramowania albo platform w chmurze. Należy również zapewnić pracownikom zdalnym właściwe szkolenie i wsparcie IT, aby mieć pewność, że będą potrafili skutecznie korzystać ze swoich narzędzi technologicznych. Jest to szczególnie ważne, jeżeli korzystają z nieznanych im aplikacji albo oprogramowania.

kładź nacisk na relacje interpersonalne

Chociaż narzędzia technologiczne odgrywają kluczową rolę w biznesie i zarządzaniu zasobami ludzkimi w XXI wieku, zwłaszcza w przypadku zdalnego wdrażania nowych pracowników, musimy pamiętać, że technologia nie zastąpi relacji interpersonalnych. Ponieważ pracownicy zdalni nie mają dostępu do częstych kontaktów i rozmów, które mają miejsce naturalnie, np. w biurze, warto zastanowić się, w jaki sposób można je odtworzyć w środowisku wirtualnym.

Miro zachęca swoich pracowników, aby wchodzili między sobą w interakcje i zapoznawali się, dzieląc ich na małe grupy na potrzeby danej sesji. Pomaga to zacieśniać więzi osobiste. Dla przykładu, firma zaprosiła swoich pracowników do wirtualnej gry planszowej.

Kaelyn Phillips, dyrektor ds. globalnego rozwoju talentów w Monster, zwróciła też uwagę na fakt, że proces przedstawiania nowego pracownika zdalnego reszcie zespołu nie musi być zawsze skoncentrowany na pracy, jak pokazuje przykład Miro.

Phillips podkreśliła, że proces wdrażania nowych pracowników – zdalny albo osobisty – powinien być skoncentrowany na człowieku. – Chodzi o nawiązywanie kontaktów i zadbanie, aby pracownik miał poczucie, że dołączył do organizacji, której na nim zależy i w której jest mile widziany – podkreśliła.

Przeczytaj: wskazówki dla managerów: jak zarządzać miejscem pracy w modelu hybrydowym?

zastosuj mentoring albo przydziel opiekuna

Jeżeli kilku pracowników zdalnych rozpoczyna pracę w tym samym czasie, możesz wiele zyskać, przydzielając im opiekunów, którzy pomogą w zapoznaniu się z Twoim przedsiębiorstwem. Oprócz wspomagania kształcenia i rozwoju, podejście to może stworzyć poczucie wspólnoty i koleżeństwa, które jest wyjątkowo cenne dla osób pracujących głównie samodzielnie.

Inną wysoce skuteczną strategią jest mentoring. Gdy do Twojej organizacji dołącza nowy pracownik, przydzielenie mu mentora może pomóc poznać firmę i szybko się zadomowić, co zwiększa prawdopodobieństwo, że będzie realizować swój potencjał i stanie się produktywnym członkiem zespołu.

Mentoring może być również dobrym sposobem przekazywania „kompetencji miękkich”, które doświadczeni pracownicy nabywali stopniowo. Te korzyści mogą się okazać szczególnie cenne dla nowych pracowników pracujących zdalnie, którzy zapewne docenią kontakt osobisty oraz dostosowane do indywidualnych potrzeb możliwości kształcenia zapewniane przez mentoring.

stwórz specjalny e-pakiet wdrożeniowy

Oczekiwanie, że tradycyjne podejście do wdrażania do pracy nowych pracowników będzie równie skuteczne w przypadku pracowników zdalnych, może się okazać kosztownym błędem. Dział HR musi się dostosować do wyjątkowych potrzeb i wymogów pracy zdalnej poprzez opracowanie dostosowanego do indywidualnych potrzeb wirtualnego pakietu wdrożeniowego. Można go udostępnić nowo zatrudnionym pracownikom z wyprzedzeniem, aby mieli czas zapoznać się z nim i go przyswoić.

Pakiet powinien obejmować kluczowe zasoby i informacje, których nowi pracownicy potrzebują, aby móc właściwie zacząć pracę na swoim stanowisku: np. przegląd polityk Twojej firmy, podręcznik dla pracownika i dane kontaktowe do kluczowych działów wsparcia.

Istotne jest również załączenie szczegółowych wytycznych dotyczących tego, w jaki sposób pracownicy zdalni mogą uzyskiwać dostęp do narzędzi i oprogramowania oraz co powinni robić, gdy natrafią na problemy techniczne.

dalsze działania

Proces zdalnego wdrażania nowych pracowników nie kończy się po upływie dwóch albo trzech tygodni od rozpoczęcia pracy. Chociaż do tego czasu mogą zadomowić się na swoim stanowisku, to wciąż mogą mieć pewne wątpliwości albo pytania, których nie mieli okazji zgłosić.

Ważne, aby kontrolować sytuację od najwcześniejszych etapów wdrażania nowych pracowników i regularnie kontaktować się z nimi podczas pierwszych trzech miesięcy pracy. Dzięki temu dowiesz się, co myślą o swojej pracy, w jakim stopniu są zadowoleni i czy potrzebują dodatkowego szkolenia lub wsparcia.

Niektóre firmy mogą nawet zdecydować się na rozłożenie swoich procedur wdrażania nowych pracowników na cały rok, w zależności od charakteru albo złożoności danego stanowiska.

Długoterminowe podejście nie tylko pomoże nowo zatrudnionym pracownikom w jak najlepszym rozpoczęciu pracy w Twojej firmie, lecz pomoże Ci także uzyskać informacje na temat skuteczności procesu zdalnego wdrażania nowych pracowników i koniecznych usprawnień.

Randstad opracował nowy przewodnik poświęcony temu tematowi, rekomendujący szereg kroków, które możesz podjąć, aby zoptymalizować swoje metody wirtualnego wdrażania nowych pracowników i uzyskać najlepsze wyniki dla wszystkich stron.