znajomość potrzeb i mocnych stron – klucz do skutecznego zarządzania pracownikami

W ciągu ostatnich pięciu lat inwestycje w sposoby zarządzania pracownikami stopniowo rosły i oczekuje się, że do 2024 roku globalne zyski z nich wynikające osiągną poziom 5,5 mld dolarów. Liderzy biznesowi coraz częściej rozumieją, że jest to obszar kluczowy dla sukcesu firmy i krytycznie patrzą na dotychczasowe praktyki. Jak działać, aby nowe mechanizmy i procesy były skuteczne?

czym jest zarządzanie pracownikami?

Zarządzanie pracownikami to szereg powiązanych procesów i procedur, które pozwalają zapewnić wydajną i efektywną alokację zasobów ludzkich w danej firmie. Innymi słowy, są to praktyki, których celem jest zapewnienie jak największej produktywności całej organizacji poprzez takie rozdysponowanie zadań, aby odpowiadały one kompetencjom wykonujących je osób i celom strategicznym firmy. 

Podstawowymi korzyściami płynącymi ze skutecznego zarządzania pracownikami są racjonalizacja przydziału zasobów, w tym ludzkich, ograniczenie kosztów wynikających z konieczności przekwalifikowania, doszkalania personelu czy rotacji pracowników oraz co za tym idzie podniesienie wydajności całej organizacji. Skuteczne zarządzanie pracownikami pozwala firmie na elastyczne odpowiadanie na nieprzewidziane wyzwania i w związku z tym czyni ją bardziej odporną na zmiany na rynku.

Jak zatem podejść do zarządzania pracownikami tak, aby rzeczywiście było ono skuteczne?

określ cele, oceń potrzeby

Jak w przypadku każdego zarządzania, kluczowa jest wiedza na temat celów i potrzeb organizacji. To wobec nich będziesz określać skuteczność swoich działań. Jasne określenie celów pozwoli zaplanować długofalowe i krótkofalowe działania. Pozwoli też ocenić potrzeby organizacji. Jeśli pewne kroki milowe nie zostaną wykonane na czas, dobrze określone cele i potrzeby pozwolą podjąć działania naprawcze, zrewidować dotychczasowe podejście i wprowadzić nowe, skuteczniejsze mechanizmy i procesy.

poznaj pracowników, bądź elastyczny 

Kolejnym istotnym elementem jest poznanie pracowników, ich kompetencji oraz mocnych i słabych stron. Jest to o tyle istotne, że pozwala to ocenić posiadane zasoby i w odpowiedni sposób je alokować. Co robić w przypadku braków kadrowych na konkretnych stanowiskach? Czasami zatrudnianie nowych pracowników nie jest konieczne. Być może w załodze firmy już są osoby o odpowiednich kompetencjach, ale pracują przy innych zadaniach. W takiej sytuacji możliwa jest zmiana ich stanowiska i zakresu obowiązków. Niewykluczone, że niektóre działy mają zbyt wiele osób i w ten sposób zasoby ludzkie zwyczajnie się marnują. W takiej sytuacji nawet jeśli nadmiarowi pracownicy nie mają odpowiednich kompetencji, dobrym rozwiązaniem może być przekwalifikowanie ich lub doszkolenie. W ten sposób można oszczędzić na kosztach związanych z rekrutacją i onboradingiem, bo osoby już zatrudnione znają kulturę organizacji i łatwo będzie im się dostosować do nowych zadań. Jasne powinno być, że bez znajomości zespołu poprawna ocena w takich sytuacjach nie będzie możliwa.

dobry harmonogram pracy to podstawa

W skutecznym zarządzaniu pracownikami najważniejszy jest dobry harmonogram pracy. Pozwala on przydzielać zadania i śledzić postępy. Dzięki globalnemu oglądowi alokacji zasobów przełożeni mogą z łatwością zaobserwować, w których miejscach są one najlepiej wykorzystywane, a które można usprawnić. Aby zmobilizować pracowników do realizacji powierzonych im celów, można zastosować elementy grywalizacji.

Przejrzysty harmonogram pracy pozwala również uniknąć nieporozumień: dzięki klarownemu podziałowi zadań wszyscy znają swoje obowiązki przez co trudniej o poczucie, że są one przydzielane niesprawiedliwie lub faworyzują jednych kosztem drugich. Tego miękkiego aspektu zarządzania pracownikami, który przekłada się na ich zadowolenie, nie należy ignorować z co najmniej dwóch powodów. Pierwszym jest to, że poczucie niesprawiedliwości może prowadzić do spadku zaangażowania pracowników, co przekłada się na wydajność. Wyniki niektórych ankiet wykazały, że firmy o wyższym wskaźniku zaangażowania odnotowują również o 21% większą wydajność. Kolejnym jest przywiązanie pracowników do miejsca pracy: w czasie dużej konkurencji o kandydatów z odpowiednimi kompetencjami lojalność załogi może być istotnym czynnikiem redukującym koszty związane z rotacją kadry. A te nie są małe: niedawne badania sugerują, że koszt zatrudnienia nowego pracownika to średnio 21% wynagrodzenia na danym stanowisku.

Pobierz nasz przewodnik: 10 przyczyn rotacji pracowników.

strategia zarządzania – in house czy outsourcing?

Mając na uwadze efektywność organizacji, skuteczne zarządzanie pracownikami powinno należeć do jednych z najważniejszych zadań menadżerów i kierowników. Stworzenie strategii jest tu szalenie istotne, ponieważ błędy na tym etapie mogą generować dodatkowe koszty. Firmy decydujące się na stworzenie strategii wewnątrz własnej organizacji powinny zacząć od ustalenia priorytetów. Kolejnym krokiem powinna być identyfikacja tego, co nie działa tak, jak powinno. Gdy te kroki zostaną podjęte, ważne jest, aby kierownictwo jasno zakomunikowało zmiany i upewniło się, że cała załoga je wspiera.

Przeprowadzenie takiej operacji może być czasochłonne i kosztowne, dlatego część firm decyduje się na outsourcing tworzenia strategii zarządzania pracownikami. Randstad oferuje takie usługi. Randstad Inhouse Services (RIS) pomaga klientom o dużych wymaganiach kadrowych w różnych branżach. Pełniąc rolę strategicznego partnera naszych klientów, tworzymy elastyczny model zapewniania pracowników na miejscu, aby opracowywać strategie zarządzania zatrudnieniem i pracownikami służące skutecznej kontroli kosztów i podnoszeniu wydajności.