koszty pośrednie to ważne zagadnienie dla managerów HR, którzy chcą sprawnie zarządzać wydatkami dotyczącymi pracowników.

Kontrolowanie kosztów to główny priorytet dla większości managerów HR. Niezależnie od tego, czy świadczysz usługi na rzecz klienta czy zarządzasz kosztami pracy, Twoim głównym celem jest utrzymanie jakości przy jednoczesnym zachowaniu jak najniższych możliwych kosztów. Jeżeli chodzi o zarządzanie całkowitymi kosztami zatrudnienia pracowników, nie jest to łatwe, szczególnie biorąc pod uwagę dzisiejszy trudny rynek pracy i rosnące koszty pracodawcy.

Na przykład już samo śledzenie kosztów rekrutacji może być trudne. Można podzielić te koszty na dwie główne kategorie: koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Chociaż koszty bezpośrednie są łatwiejsze do zakwalifikowania i śledzenia, nie można ignorować kosztów pośrednich. Aby uzyskać wyraźny obraz całkowitej kwoty wydatków ponoszonych na pracowników, kluczowe jest zrozumienie różnicy pomiędzy bezpośrednimi i pośrednimi kosztami zatrudnienia.

Artykuł ten wyjaśnia tę różnicę i pomoże dokładnie obliczyć całkowite koszty zatrudnienia pracownika.

koszty pośrednie a koszty bezpośrednie

W biznesie koszty bezpośrednie reprezentują wydatki, które można wyraźnie przypisać do produkcji towarów albo świadczenia usług. Mogą one obejmować surowce, sprzęt i pozostałe materiały. W odniesieniu do wydatków ponoszonych na pracowników koszty bezpośrednie to koszty, które można bezpośrednio przypisać do zarządzania pracownikami.

Koszty bezpośrednie są zazwyczaj łatwiejsze do zidentyfikowania, co sprawia, że opracowywanie budżetu dla tych wydatków jest mniej skomplikowane. Zazwyczaj koszty te są wliczane w ogólny budżet spółki. Jednak koszty bezpośrednie związane z zarządzaniem pracownikami mogą być różne, co oznacza, że koszty te mogą zmieniać się w zależności od różnych warunków biznesowych.

Z kolei koszty pośrednie to wydatki, które trudniej jest połączyć z produkcją albo zarządzaniem procesami HR. W rzeczywistości koszty te często przechodzą niezauważone i dlatego plany liderów biznesowych mogą nie brać ich odpowiednio pod uwagę. Przeoczenie pośrednich kosztów zarządzania kadrami może odbić się na budżecie firmy i wpłynąć na ogólne wyniki przedsiębiorstwa.

przykłady kosztów bezpośrednich

Poniżej można znaleźć kilka przykładów najczęstszych kosztów bezpośrednich, z jakimi mierzą się pracodawcy. Przykłady te pomogą lepiej zrozumieć, jak te wydatki mogą wpłynąć na środki wydawane w związku z zarządzaniem kadrami.

bezpośrednie koszty pracy

Najpowszechniejsze bezpośrednie koszty pracy, z jakimi spotykają się przedsiębiorstwa, to wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe. Obejmuje to wynagrodzenia, zarówno wypłaty regularne, jak i za godziny nadliczbowy, planowane bonusy i świadczenia dodatkowe, takie jak opieka zdrowotna, dodatki i płatne urlopy. Wynagrodzenia zespołu HR, managerów zatrudniających i szkoleniowców również można również powiązać z wydatkami dotyczącymi zarządzania kadrami. Konieczne jest wzięcie pod uwagę obu rodzajów wynagrodzenia przy obliczaniu ogólnych wydatków ponoszonych na pracowników.

Ponieważ wypłaty i świadczenia dodatkowe stanowią dużą część budżetu, często jest to obszar, w którym konieczne jest zarządzanie kosztami. Z jednej strony należy utrzymać konkurencyjne wynagrodzenia, aby utrzymać i pozyskiwać pracowników potrzebnych do spełnienia zapotrzebowania produkcyjnego i rozwijania działalności. Z drugiej strony stawki wynagrodzenia, które są zbyt wysokie, mogą zaszkodzić ogólnym wynikom przedsiębiorstwa.

Dlatego konieczne jest ustalenie optymalnych ofert wynagrodzenia dla swoich pracowników. Wykorzystywanie analizy zasobów ludzkich oraz analizy wynagrodzenia, aby lepiej zrozumieć, czego oczekują obecni pracownicy i jak Twoje wynagrodzenia korespondują ze standardami branżowymi, może pomóc stworzyć odpowiednie pakiety wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych.

technologia zarządzania kadrami

Dzisiejsza innowacyjna technologia może pomóc dostosować wiele aspektów rekrutacji i uprościć proces zarządzania pracownikami. Na przykład platformy ATS przyspieszają i usprawniają filtrowanie podań o pracę, podczas gdy oprogramowanie do planowania harmonogramów zapewnia, że każda zmiana zostanie wypełniona odpowiednimi pracownikami.

Chociaż technologia ta może znacznie poprawić wydajność pracowników i ich wyniki, pociąga ona za sobą również koszty związane z zakupem i wykorzystywaniem takiego oprogramowania. Ponieważ koszty te są łatwe do prześledzenia i powiązane bezpośrednio z zarządzaniem kadrami, mieszczą się w kategorii kosztów bezpośrednich.

opłaty rekrutacyjne

Badania wykazują, że bezpośrednie koszty rekrutacji mogą wahać się od trzykrotności do czterokrotności wynagrodzenia na danym stanowisku. Gdy pomnoży się to przez liczbę nowozatrudnionych pracowników w każdym roku, łatwo zobaczyć, jak koszty rekrutacji szybko się sumują.

Podczas gdy niektóre zadania rekrutacyjne należą do kategorii kosztów pośrednich, na przykład szkolenia i wdrażanie do pracy, wiele innych wydatków jest bardziej bezpośrednio związana z wydatkami ponoszonymi na pracowników. Na przykład reklamowanie ofert pracy to koszt bezpośredni. Obejmuje to zamieszczanie ofert w portalach rekrutacyjnych, aktualizowanie strony internetowej przedsiębiorstwa dotyczącej karier i nawiązywanie interakcji z potencjalnymi kandydatami za pośrednictwem mediów społecznościowych.

Przyciąganie potencjalnych kandydatów jest zaledwie pierwszym krokiem procesu rekrutacyjnego. Możesz ponieść również różne koszty w trakcie procesu selekcji, na przykład koszty weryfikacji CV, prowadzenia rozmów rekrutacyjnych i ocen wstępnych.

W przypadku współpracy z firmą zajmującą się rozwiązaniami HR firma ta może zająć się wieloma kosztami rekrutacji za Ciebie, takimi jak zamieszczanie ofert, weryfikacja kandydatów i przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych. Płatności agencyjne pokrywają te wydatki i ułatwiają obliczenie wydatków ponoszonych na pracowników związanych z kosztami rekrutacji, więc nie musisz księgować tych kosztów bezpośrednich indywidualnie.

przykłady kosztów pośrednich

Chociaż pośrednie koszty pracy mogą nie być tak łatwe do przewidzenia, jak wydatki bezpośrednie, niemniej jednak ważne jest śledzenie tych wydatków i rozpoznawanie, jak mogą wpłynąć na ogólne wydatki ponoszone na pracowników. Oto niektóre z najbardziej typowych kosztów pośrednich związanych z zarządzaniem kadrami.

absencja i rotacja pracowników

Wysoki wskaźnik absencji stanowi znaczne obciążenie finansowe dla firmy. W przypadku braków kadrowych pracodawcy mierzą się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych pracowników w krótkim czasie, przeniesieniem pracowników z jednego stanowiska na inne, bądź zlecaniem pracy w godzinach nadliczbowych. Chociaż pierwsze dwie opcje mogą odbić się bezpośrednio na kosztach zatrudnienia, ostatnia może skutkować utratą wydajności, ponieważ zaangażowane osoby nie wykonują swoich standardowych zadań, a poza tym mogą nie mieć odpowiednich kompetencji do wykonywania tego rodzaju pracy.

Ostatecznie wysoki poziom absencji może zwiększyć wypalenie zawodowe, zmniejszyć wydajność pracowników i spowodować podwyższenie wskaźników rotacji.

Negatywne następstwa może także wywoływać zwiększona rotacja personelu. Jeśli liczba pracowników, którzy decydują się na odejście z pracy jest zbyt duża, konieczne jest przeznaczenie mnóstwa czasu, pieniędzy i energii na uzupełnianie niedoboru kadrowego. Poza oczywistymi konsekwencjami finansowymi może to przyczyniać się do przerwania ciągłości pracy, niedotrzymania terminów oraz niekorzystnie wpływać na atmosferę.

Koszty związane zarówno z absencją, jak i rotacją można zminimalizować stosując sprawdzone, efektywne podejście do procesu rekrutacji. Usprawnienie procedur i procesów kadrowych, wpłynie pozytywnie na relacje nowo zatrudnionych pracowników z pracodawcą. Z kolei może to pomóc Twojemu przedsiębiorstwu ograniczyć nadmierną absencję i wskaźniki rotacji.

czas potrzebny na obsadzenie stanowisk

Eliminacja braków kadrowych nie tylko pochłania wiele czasu, ale wpływa także na zwiększenie kosztów pośrednich, które ponosi pracodawca. Im więcej czasu zajmuje proces zatrudnienia, tym mniej można go poświęcić na podstawową działalność biznesową i generowanie przychodów.

Aby zoptymalizować wyniki w tym zakresie, warto ustalić odpowiednie kryteria i kluczowe wskaźniki efektywności, które pomogą monitorować skuteczność procesu rekrutacji i sygnalizować, gdy przeznaczamy zbyt dużo czasu na ten etap. Śledzenie prawidłowych danych pomoże zidentyfikować braki dotyczące wydajności procesu rekrutacyjnego i opracować strategie ulepszenia wyników dotyczących procesu zatrudniania. Na przykład współpraca z firmą zajmującą się rozwiązaniami HR może przyspieszyć proces zatrudniania dzięki zapewnieniu bezpośredniego dostępu do sieci kandydatów poddanych już wstępnej weryfikacji.

Przeprowadzenie analizy niedoboru wykwalifikowanych pracowników może pomóc przewidzieć Twoje potrzeby rekrutacyjne. Ta dogłębna analiza pozwala ocenić aktualne zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na wykwalifikowanych pracowników i przewidzieć potencjalne zapotrzebowanie w przyszłości. Dzięki tym informacjom można opracować wielopoziomową strategię identyfikacji kandydatów, którzy najlepiej spełnią aktualne i przyszłe potrzeby i stworzyć program rozwoju pracownika, aby wyposażyć obecnych pracowników w niezbędne umiejętności.

szkolenia i wprowadzenie nowego pracownika

Proces rekrutacji nie kończy się w momencie wybrania właściwych kandydatów i zaakceptowania przez nich oferty pracy. Z perspektywy pracownika i jego efektywności istotne jest to, jak pracodawca wspiera go od samego początku, kiedy zapoznaje się z nowym stanowiskiem i odnajduje swoje miejsce w organizacji.

Proces ten może także obejmować wprowadzenie albo wsparcie merytoryczne zapewnione przez innych, bardziej doświadczonych pracowników. Wdrożenie nowego pracownika w zadania z pewnością zabiera czas i może dezorganizować pracę innych członków zespołu, odpowiedzialnych za przekazanie obowiązków. Dlatego też warto wziąć to pod uwagę i uwzględnić jako koszt pośredni rekrutacji, niezbędny, aby nowo zatrudnieni rozpoczęli pracę w najbardziej efektywny sposób.

Ponadto nie należy zapominać o dodatkowych kosztach związanych z podnoszeniem kompetencji pracowników w ramach szkoleń i certyfikacji.

Na szczęście dzięki najnowszym technologiom, wdrażanie nowych pracowników może stać się bardzo efektywne, przy jednoczesnej oszczędności czasu i kosztów. Nowoczesne narzędzia mogą pomóc przyjąć całościowe podejście do procesu – od ogłoszeń rekrutacyjnych po wdrażanie pracowników. Wsparcie agencji zatrudnienia ułatwi znalezienie najbardziej dogodnych technologii i dostosowanie procesów tak, by osiągnąć najlepsze wyniki w obszarze HR.

zmniejszenie wydajności

Bez wątpienia zarządzanie poziomami wydajności jest dla firmy największym priorytetem jako lidera biznesowego. Niestety istnieje szereg czynników, które mogą negatywnie wpłynąć na wyniki, takie jak awarie sprzętu, wysoki poziom absencji, częsta rotacja i wewnętrzne niedobory pracowników. Gdy problemy te spowalniają wydajność, może to być frustrujące zarówno dla Twoich kierowników i przełożonych, jak i pracowników.

Może to się również okazać dość kosztowne. Za każdym razem, gdy linia produkcyjna ulega zatrzymaniu, trzeba zamknąć działalność wcześniej albo zamknąć zmianę, naraża to przedsiębiorstwo na koszty. Koszty te mogą nie być łatwe do prześledzenia, ale utrata wydajności może mieć znaczny wpływ na ogólne wydatki ponoszone na pracowników.

Na przykład jeżeli w zakładzie produkcyjnym na zmianie nie ma wystarczającej liczby wykwalifikowanych operatorów wózków widłowych, zespół nie może działać z pełną wydajnością. Chociaż przedsiębiorstwo musi nadal opłacać niemal takie same bezpośrednie koszty pracy w celu wykonania pracy na zmianie, wyniki będą słabsze. To z kolei prowadzi do nieoczekiwanych strat przedsiębiorstwa.

Ważne, aby wziąć pod uwagę te koszty pośrednie i stworzyć strategie zatrudniania, szkolenia i planowania harmonogramu, które zminimalizują wpływzmniejszenia wydajności na budżet Twojej firmy.

straty czasu w związku z zarządzaniem pracownikami tymczasowymi

Dzisiejszy płynny rynek i sezonowe zmiany zapotrzebowania zachęcają pracodawców do korzystania z pracowników tymczasowych. Badania przewidują, że do 2025 roku pracownicy tymczasowi będą stanowić od 35% do 40% pracowników na całym świecie. Korzystanie z pracowników tymczasowych pozwala odpowiednio zmniejszać i zwiększać liczebność personelu przedsiębiorstwa, aby zaspokoić aktualne zapotrzebowanie produkcyjne. Strategia ta pomaga obciąć koszty pracy poprzez utrzymywanie wyłącznie takiej kadry, jakiej potrzebujesz, aby spełnić cele produkcyjne.

Podczas gdy koszty pracy związane z pracownikami tymczasowymi zaliczają się do kategorii kosztów bezpośrednich, czas i zasoby wykorzystywane do zarządzania tymi pracownikami już nie. W zależności od rozmiaru i zakresu działań pracowników tymczasowych koszty administracyjne związane z zarządzaniem nimi mogą być znaczne.

Podobnie jak pracownicy stali, personel tymczasowy musi otrzymać odpowiednie szkolenie, aby można było zapewnić zgodność ich pracy ze standardami bezpieczeństwa i jakości. Planowanie zmian jest kolejnym czasochłonnym zadaniem, które może odbić się na wydatkach ponoszonych na pracowników. Należy upewnić się, że każda zmiana jest w wypełniona i mieć dyżurujących pracowników o odpowiednich umiejętnościach i kwalifikacjach. W przeciwnym razie firma ryzykuje spadek wskaźników wydajności, bezpieczeństwa i jakości.

Dzięki Randstad Inhouse Services nasze zespoły mogą obsługiwać cały proces zarządzania pracownikami tymczasowymi za Ciebie. Oferujemy kompleksowe rozwiązania, ale umożliwiamy Twojej firmie dokładne określenie, jakie usługi mają świadczyć nasze zespoły, a jakimi zadaniami chcecie zająć się sami. Strategia ta może ułatwić śledzenie kosztów związanych z pracownikami tymczasowymi i sezonowymi.

Jest to zaktualizowana wersja artykułu, który pierwotnie opublikowano dnia 6 marca 2021.