pożeracze czasu w pracy – jak efektywnie je ograniczyć i zarządzać czasem?

W pracy mogą pojawić się różne problemy, a jednym z nich są tzw. pożeracze czasu, czyli dystraktory. Ma to szczególne znaczenie podczas pracy zdalnej, gdy nie ma żadnej kontroli ze strony pracodawcy. Pożeracze czasu można znacznie ograniczyć i zadbać o efektywność swojej pracy. 

Umiejętność radzenia sobie z pożeraczami czasu to jedna z ważniejszych współczesnych kompetencji. W końcu na każdym kroku spotykamy się z różnymi dystraktorami, które przeszkadzają w wykonywaniu codziennych obowiązków. Złodzieje czasu nie tylko zmniejszają efektywność, lecz także obniżają motywację. Mogą też negatywnie wpływać na nasze osiągnięcia i wyniki finansowe. 

Rodzaje pożeraczy czasu w pracy

Można wyróżnić dwie główne kategorie pożeraczy czasu, czyli elementy zewnętrzne i wewnętrzne. Do pierwszej grupy należą „rozpraszacze” z otoczenia, takie jak np. hałas, migająca lampa nad stanowiskiem pracy, dźwięk telewizora z drugiego pokoju, rozmowy rodziny lub współpracowników. Osoby w naszym otoczeniu bywają niestety szkodliwymi dystraktorami. Dobrym przykładem są domownicy, którzy mają wolne i chodzą po mieszkaniu, oglądają telewizję, głośno słuchają muzyki i nie szanują potrzeb osoby, która akurat pracuje. Niestety również dzieci mogą w znacznym stopniu przeszkadzać w pracy. Do drugiej kategorii pożeraczy czasu należą dystraktory wewnętrzne, które wynikają np. z cech charakteru (pedantyzm, brak umiejętności koncentracji), nerwowości i impulsywności, a także uporczywych rozmyślań i zmęczenia. Obecnie duża część osób pracuje zdalnie i ulega konkretnym typom pożeraczy czasu, takim jak:

• telewizja, czyli zabójca produktywności i zdolności do efektywnego skupienia się – zdecydowanie dużo czasu zabierają paradokumenty w telewizji oraz seriale na platformach streamingowych. W tej kategorii można też umieścić programy informacyjne i filmy. Ważne jest zadbanie o to, aby w ciągu dnia nie spędzać za dużo czasu na oglądaniu ich;
• media społecznościowe, które od kilku lat stają się bardzo poważnym złodziejem czasu – to właśnie w mediach społecznościowych ludzie spędzają nawet kilka godzin dziennie, przeglądając informacje i rozmawiając ze znajomymi;
• używanie smartfona – przeglądanie Internetu, różnych portali, granie w gry mobilne, rozmowy za pomocą komunikatorów i wiadomości SMS. Do tej grupy zaliczamy także odbieranie połączeń telefonicznych od rodziny i znajomych, poświęcanie czasu w pracy na różnego rodzaju rozmowy;
• pogawędki, plotkowanie i spędzanie czasu ze współpracownikami w okresie, który powinien być poświęcony na pracę. Ten punkt odnosi się przede wszystkim do pracy stacjonarnej. Bardzo ważne jest unikanie sytuacji, w których przez połowę dnia stoimy przy ekspresie do kawy i rozmawiamy ze współpracownikami, oraz krótkich pogawędek, które zmieniają się w dłuższe spotkania. Może wówczas nie starczyć nam czasu na wykonanie wszystkich obowiązków. 

przeczytaj też: technika Pomodoro pomaga w skutecznym zarządzaniu czasem

Dystraktorami mogą być również inne zdarzenia: stanie w korkach i kolejkach, brak priorytetyzacji i planowania zadań, nadmierny perfekcjonizm, wielozadaniowość związana z brakiem skoncentrowania na konkretnej czynności. 

Sposoby ograniczenia pożeraczy czasu

W pracy należy wyeliminować dystraktory, a więc hałas, media społecznościowe, telewizję itd. Oczywiście w niektórych sytuacjach nie jest to możliwe, np. gdy w mieszkaniu obok odbywa się remont. Warto jednak zadbać o to, aby dystraktorów było jak najmniej. Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z technik zarządzania czasem, takich jak metody Pomodoro (skupienie przez 25 minut, a później 5 minut przerwy) lub metody ALPEN (tworzenie harmonogramów zadań na dany dzień z buforem czasowym).