Zarządzanie projektami to złożone zadanie, które wymaga stosownego podejścia i odznaczania się konkretnymi kompetencjami miękkimi i twardymi. Od tego, jak wygląda ten proces, często zależy sukces całej firmy. Warto więc znać przydatne techniki zarządzania projektami, które pomogą w jego osiągnięciu.
Zarządzanie projektem to skomplikowany i wymagający proces, na który składa się wiele elementów. Należy zadbać o nie wszystkie, ponieważ w znacznym stopniu ułatwia to pracę. Można do tego wykorzystać różnorodne metodyki zarządzania projektami. Oprócz tego warto kierować się kilkoma przydatnymi wskazówkami.
Czym jest zarządzanie projektem?
Zarządzanie projektami (IT lub innego typu) stanowi proces, podczas którego osoba odpowiedzialna za kierowanie projektem (najczęściej tzw. project manager) przeprowadza przemyślane i celowe planowanie oraz kontrolowanie poszczególnych zadań składających się na dany projekt. Oprócz tego odpowiada ona za dokonanie stosownej alokacji środków, które są przydzielone do realizacji projektu. Zalicza się do nich m.in. zasoby ludzkie i finansowe oraz dostępne wyposażenie. Co ważne, podczas zarządzania projektem należy posługiwać się wybranymi metodami i technikami, które ułatwiają osiągnięcie odgórnie wyznaczonych wymagań w określonym czasie i w granicach narzuconych kosztów.
Co składa się na zarządzanie projektem?
Zarządzanie projektem zawsze ma swoje poszczególne fazy. Najważniejsze z nich to:
- rozpoczęcie i zdefiniowanie projektu – dany pomysł należy odpowiednio przemyśleć i sprawdzić, czy jego realizacja ma sens i może przynieść wymierne korzyści; należy też ustalić główny cel całego przedsięwzięcia,
- planowanie projektu – na tym etapie należy dokładnie określić, w jaki sposób chce się osiągnąć dany cel,
- zapewnienie zasobów do zrealizowania projektu – po ustaleniu konkretnego planu należy zadbać o to, aby miał go kto zrealizować przy użyciu odpowiednich środków i narzędzi; w tym punkcie warto też rozdysponować poszczególne zadania między pracowników,
- realizacja projektu – to najszerszy etap zarządzania projektami; podczas niego jego członkowie wykonują przydzielone mi obowiązki, które mają doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu,
- zakończenie projektu – gdy projekt zostanie zamknięty, warto dobrze go przeanalizować i przeprowadzić jego skrupulatną ocenę, a następnie wyciągnąć z niej wnioski; takie podejście skłania do zastanowienia się, jakie działania warto poprawić w przyszłości.
przeczytaj też: motywacja do pracy – metody zachęcenia pracowników do działania
Jak widać, zarządzanie projektami jest bardzo złożone i wymaga różnorodnych kompetencji ze strony osoby, która się nim zajmuje. Zabierając się do jego realizacji, warto kierować się kilkoma ważnymi zasadami.
Zarządzanie projektami – jak robić to z głową?
Techniki zarządzania projektami są rozmaite. Choć każdy project manager może mieć swój styl pracy, zawsze powinien zwracać uwagę na kilka najważniejszych kwestii, od których zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Najważniejsze zasady zarządzania projektami to m.in.:
- jasne, klarowne i zrozumiałe określenie celu projektu,
- ustalenie jak najbardziej realnego terminu realizacji danego projektu,
- zapewnienie odpowiednich narzędzi wszystkim członkom projektu,
- opracowanie planu na różne ewentualności, również te niespodziewane i negatywne, które mogą utrudnić właściwe wykonanie projektu,
- zadbanie o wysoką motywację członków projektu (np. poprzez elastyczny czas pracy, pochwały słowne czy wizję premii),
- bieżące kontrolowanie podwładnych i udzielanie im konstruktywnej informacji zwrotnej,
- zadbanie o jak najlepszą komunikację w zespole i swobodny przepływ informacji zarówno między samymi pracownikami, jak i na linii przełożony–podwładny,
- raportowanie zrealizowania poszczególnych etapów projektu.
przeczytaj też: 8 dobrych praktyk pracy zdalnej
Oprócz tego warto zaopatrzyć się w odpowiedni system do zarządzania projektami. Dzięki niemu realizacja przedsięwzięcia może stać się bardziej efektywna, a przy tym szybsza ze względu na automatyzację części procesów. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami to bez wątpienia sprzymierzeniec każdego project managera.
mamy oferty pracy specjalnie dla Ciebie
Nie czekaj i sprawdź nasze oferty pracy. Pokierujemy Cię w stronę pracy pełnej korzyści. Zobacz co dla Ciebie przygotowaliśmy.
poznaj nasze oferty pracy
