zarządzanie pracownikami.

Zarządzanie pracownikami to szereg powiązanych procesów i procedur, które pozwalają zapewnić wydajną i efektywną alokację zasobów ludzkich w danej firmie. Innymi słowy, celem skutecznego zarządzania pracownikami jest umieszczenie właściwej liczby pracowników posiadających odpowiednie umiejętności dokładnie tam, gdzie są potrzebni i dokładnie wtedy, kiedy są tam potrzebni. Taki sposób prowadzenia działalności kładzie nacisk na wyniki i kompetencje, a ostatecznym celem jest maksymalizacja wydajności pracowników.

Firma może odnieść korzyści z zarządzania pracownikami na wiele sposobów, w tym dzięki:

• optymalizacji harmonogramów i planowania zatrudnienia;
• obniżenia wskaźników nieobecności w pracy;
• zidentyfikowania i rozwiązania przypadków nieefektywności;
• zarządzania kosztami pracy w firmie;
• poprawy środków bezpieczeństwa pracowników;
• planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. 

Procesy dotyczące zarządzania pracownikami pomagają zintensyfikować planowanie i prowadzą do wzrostu świadomości, dzięki czemu firma lepiej zna swoje potrzeby biznesowe. To zwiększa elastyczność, pozwalając firmie dostosowywać się do nowych wyzwań bez konieczności wdrażania kosztownych zmian w działalności albo strategii zatrudnienia.

Większa elastyczność i lepsze planowanie będą przekładać się na większą wydajność, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia zysków – w badaniach wykazano, że firmy, które wiedzą jak skutecznie zarządzać swoimi pracownikami, mają dwukrotnie większą szansę prześcignąć swoją konkurencję.

W dalszej części tekstu omówimy niektóre powszechne wyzwania związane z zarządzaniem pracownikami oraz strategie, jak je usprawniać.

harmonogramy i planowanie

Stare powiedzenie mówiące, że „czas to pieniądz”, rzeczywiście sprawdza się w przypadku działalności firm. Szczególnie prawdziwe wydaje się w kontekście przedsiębiorstw z branży produkcyjnej zatrudniających wielu pracowników – niektóre zakłady mogą odzyskać miliony dolarów, jeżeli przemyślą sposób układania grafików. To oczywiste, że firmy, które chcą się rozwijać, muszą znaleźć sposób, aby skutecznie tworzyć tygodniowe, czy miesięczne harmonogramy i efektywnie prowadzić ewidencję czasu pracy.

Obecnie mniej więcej połowa kierowników poświęca więcej niż dwie godziny tygodniowo na tworzenie harmonogramów – natomiast niektórzy kierownicy podają, że poświęcają na to nawet 12 godzin tygodniowo. Gra toczy się również o poważne pieniądze – według tego samego raportu wartość każdej pominiętej zmiany spowodowanej błędem w harmonogramie wynosi w przybliżeniu 633 USD (531 EUR) w miesięcznych nakładach.

Niewłaściwe planowanie i źle prowadzona ewidencja czasu pracy może prowadzić do wysokich wskaźników nieobecności w pracy (co bardziej szczegółowo omówimy w dalszej części tekstu), ale mogą również mieć inne konsekwencje. Niespójne harmonogramy pracy mogą wywoływać u pracowników uczucie zniechęcenia oraz zwiększać częstość występowania nieplanowanych nadgodzin, co szybko może wygenerować duże koszty.

Właściwe zarządzanie pracownikami może pomóc zoptymalizować procedury związane z tworzeniem harmonogramów i prowadzeniem ewidencji czasu pracy oraz zastosować najnowsze technologie w celu wyeliminowania tego rodzaju problemów. Można również osiągnąć wymierne korzyści, takie jak zwiększenie dostępnej puli pracowników oraz lepsze pozyskiwanie i zatrzymywanie utalentowanych pracowników.

nieobecność

Oto szokujące statystyki Nieobecność w pracy, czyli sytuacja, w której pracownicy korzystają z nieplanowego urlopu, w przypadku amerykańskich pracowników wiąże się ze spadkiem produktywności wynoszącym 8,5 mld USD rocznie, natomiast w Wielkiej Brytanii szacuje się, że całkowity koszt gospodarczy nieobecności w pracy osiągnie do 2030 r. wartość 26 mld funtów. Innymi słowy, kluczowe jest nie tylko zatrudnianie najlepszych pracowników, ale również zadbanie o to, aby stawiali się w pracy. Siła zespołu jest równie istotna, co jej niezawodność.

Istnieje kilka powszechnych przyczyn nieobecności w pracy, które obejmują zwolnienia lekarskie, mobbing i nękanie oraz poszukiwanie przez pracowników nowej pracy. Wszystkim tym przyczynom nieobecności w pracy można w pewien sposób zapobiegać – zachęcając pracowników do dbania o zdrowie i samopoczucie lub tworząc środowisko pracy, które sprzyja utrzymywaniu pracowników.

Dodatkowe informacje można uzyskać tutaj: Powszechne przyczyny nieobecności w pracy.

Skuteczne zarządzanie pracownikami może nie tylko pomóc ustalić pierwotne przyczyny nieobecności w pracy, ale również ułatwić firmie zarządzanie skutkami nieobecności poprzez proaktywne planowanie i stosowanie innych długoterminowych rozwiązań. Nieobecność w pracy może się zdarzać, ale nie musi negatywnie wpływać na wyniki końcowe. Zamiast próbować doraźnie reagować na braki kadrowe, odnosząca sukcesy firma będzie posiadać płynne strategie ich rozwiązywania.

Analiza poziomu zatrudnienia oraz działania w rodzaju audytu kompetencji pomogą uzyskać pełniejszy obraz wydajności i możliwości, pozwolą także dostrzec, w jakim obszarze można się spodziewać trudności w przypadku wysokiego wskaźnika nieobecności. Pomoże to również zidentyfikować najbardziej kluczowe procesy mające wpływ na prowadzenie działalności. Wreszcie dokładne określenie kompetencji niezbędnych do realizacji kluczowych zadań umożliwi także bardziej świadome planowanie szkolenia i rozwoju.

Dodatkowe informacje można uzyskać tutaj: jak zarządzać nieobecnością w pracy.

niewystarczająca efektywność działań i niska wydajność

Współczesne działania biznesowe są motywowane głównie efektywnością, a celem nowych technologii i strategii zazwyczaj jest zwiększenie wydajności i maksymalizacja zwrotu z inwestycji (return on investment, ROI). Ale czym jest wydajność i co to znaczy, że działania są niewydajne? Mówiąc wprost działania operacyjne są niewydajne, gdy dana firma przeznacza więcej pieniędzy i czasu na realizację danego procesu niż inne firmy średnio potrzebują, aby wykonać lub wyprodukować tę samą rzecz.

Co dokładnie prowadzi do niewydajności pracy? Jak w przypadku większości problemów operacyjnych, wynika to z kilku powodów. Przyczyną mogą być zbyt wysokie koszty pracy albo spadające zaangażowanie pracowników – wyniki niektórych ankiet wykazały, że firmy o wyższym wskaźniku zaangażowania odnotowują również o 21% większą wydajność. Możliwe również, że kierownicy nie posiadają danych, przez co nie są w stanie identyfikować problemów dotyczących obecnych strategii operacyjnych.

Skutecznie zarządzanie pracownikami może pomóc zastosować niezbędną wiedzę specjalistyczną, aby wypełnić braki w wydajności operacyjnej – perspektywa osoby z zewnątrz może pomóc zidentyfikować problematyczne strategie i pozwolić lepiej przydzielić zasoby i pracę. Dzięki współpracy z partnerami w celu powiązania nowej strategii z ROI można uniknąć ryzyka przegapienia różnych możliwości i skupić się na rozwoju działalności biznesowej.

wysoka rotacja pracowników

Koszty wysokiej rotacji pracowników mogą być znaczne. Niedawne badania sugerują, że koszt zatrudnienia nowego pracownika to średnio 21% wynagrodzenia na danym stanowisku.

Firmy mogą wdrożyć kilka skutecznych metod, aby zapobiegać rotacji pracowników. Obejmują one oferowanie konkurencyjnego wynagrodzenia, tworzenie silnej marki pracodawcy i renomy, usprawnienie procesu wdrażania nowych osób do pracy oraz ulepszanie metod pozyskiwania utalentowanych pracowników. Wdrożenie pojedynczych metod nie gwarantuje jednak uzyskania pożądanych wyników.

Wprowadzenie skutecznej metody zarządzania pracownikami może sprawić, że działania mające na celu poprawienie wskaźnika utrzymania kadry będą łatwiejsze oraz skuteczniejsze. Dzięki obsłudze całego procesu, od rekrutacji i selekcji po proces wdrażania oraz zapoznanie z planem zmian i prognozowanie, zarządzanie pracownikami może pomóc firmie obniżyć wskaźnik rotacji pracowników oraz zmniejszyć koszty, a wszystko to przy jednoczesnym zwiększaniu wydajności.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod adresem: jak poprawić wskaźnik utrzymania pracowników.

koszty pracy

Obniżanie kosztów jest powszechnym priorytetem działu zakupów, szczególnie w sektorze produkcyjnym, w przypadku którego osiągnięcie maksymalnej wydajności finansowej i zarządzanie wydatkami stanowią jedno z największych wyzwań w biznesie. Nadmierne skupianie uwagi na bezpośrednich kosztach pracy może jednak prowadzić do tego, że firmy ignorują główne źródła pośrednich wydatków związanych z kadrami, w tym koszty szkoleń i rotacji, jak również wydłużającego się czasu potrzebnego na obsadzenie stanowiska.

W jaki sposób rozwiązanie z zakresu zarządzania pracownikami można wykorzystać w celu aktywnego odniesienia się do problemu bezpośredniego i pośredniego źródła kosztów pracy? Jednym z obszarów, na którym warto się skupić, jest zatrudnienie. Zatrudnienie nowego pracownika, szczególnie w przypadku dobrze prowadzonych procesów zatrudnienia, może być kosztowne, dlatego też znalezienie sposobów minimalizowania konieczności zatrudniania nowych pracowników może być korzystnym rozwiązaniem. Przeniesienie albo podniesienie kwalifikacji obecnego zespołu z pomocą rozwiązań z zakresu zarządzania kadrami może pozwolić pozyskiwać utalentowanych pracowników bez konieczności zatrudniania nowych.

Warto wiedzieć: jak kontrolować koszty pracy.

bezpieczeństwo pracownika i przyszłość miejsca pracy

Korzyści związane z bezpieczeństwem pracowników są oczywiste: dzięki zapewnianiu bezpiecznego środowiska pracy, pracodawca nie tylko dba o bezpieczeństwo pracowników, ale także zapewnia, że ich motywacja utrzymuje się na wysokim poziomie. Bezpieczne, komfortowe środowisko pracy to jeden z kluczy do osiągnięcia wysokiej efektywności. Niebezpieczne środowisko pracy może poza tym stanowić duże ryzyko finansowe – pracownicy, którzy doznają urazu, spędzają więcej czasu w domu, a roszczenia o odszkodowanie generują kolejne koszty.

Przed wdrożeniem działań mających na celu polepszenie bezpieczeństwa w firmie warto sprawdzić, jak wypada ona na tle konkurencji. Zewnętrzna ocena może być pierwszym krokiem w kierunku wdrożenia strategii zarządzania pracownikami do planu biznesowego firmy. Zapewni wnioski, w oparciu o które można od razu podjąć działania, aby zwiększyć bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Warto też rozważyć to, jakich usprawnień można dokonać w środowisku pracy wraz z ustępowaniem pandemii, gdy zakłady produkcyjne stopniowo wracają do zwykłego trybu działania. Innowacyjne strategie zarządzania pracownikami mogą być sposobem na optymalizację procedur dotyczących bezpieczeństwa oraz znalezienie możliwości połączenia bezpieczeństwa z efektywnością.

Po poznaniu licznych korzyści, jakie może przynieść firmie właściwe zarządzanie pracownikami, można teraz rozpocząć tworzenie strategii, która pozwoli je wdrożyć. Najlepszym podejściem jest zidentyfikowanie unikalnych potrzeb i trudności, z którymi zmaga się firma, a następnie zaktualizowanie strategii pracy tak, aby były spójne z celami biznesowymi.

Zasadniczo warto jest wykonać kolejno kilka poniższych kroków:

• Ustalenie priorytetów. Trzeba zastanowić się, co warto ulepszyć w bieżących działaniach. Jakie problematyczne kwestie sprawiały trudności w ostatnim czasie? Jakie długoterminowe problemy można zidentyfikować? W jaki konkretny sposób można podejść do tych problemów? Czy w danym przypadku lepiej będzie pracować nad zmniejszeniem rotacji pracowników czy przyciągnąć większą liczbę utalentowanych pracowników?
• Zidentyfikowanie i usprawnienie nieskutecznych procesów. Po określeniu problemów, wymagają one rozwiązania, trzeba zidentyfikować procesy wdrożone w tym celu i ustalić, dlaczego nie działają. Może być to konkretny proces albo ogólny problem z komunikacją. Przykładowo: 44% przedsiębiorstw wykorzystuje przynajmniej trzy wewnętrzne systemy do obsługiwania procesów zarządzania kadrami – istnieje więc duża szansa, że przy przenoszeniu danych pomiędzy nimi coś pójdzie nie tak.
• Szukanie możliwych rozwiązań. Na rynku dostępnych jest wiele różnych rozwiązań z zakresu zarządzania pracownikami – od oprogramowania oferującego gotowe rozwiązania po współpracę z partnerami świadczącymi kompleksowe usługi, takimi jak Randstad; warto zapoznać się z oferowanymi rozwiązaniami i wybrać takie, które będzie najbardziej odpowiadać potrzebom firmy.

Dowiedz się więcej: Jak zarządzać pracownikami w czasach niepewności?

outsourcing zarządzania pracownikami

Zatrudnianie pracowników to kosztowny, czasochłonny proces, szczególnie w przypadku firm zatrudniających dużą liczbę pracowników lub pracowników tymczasowych. Może spychać na drugi plan bardziej naglące sprawy, a osobisty udział w tym procesie nie zawsze skutkuje zatrudnieniem lepszych pracowników i pozyskaniem bardziej utalentowanej kadry.

Rekrutacja nie musi być obciążeniem. Zewnętrzne zarządzenie pracownikami i współpraca z partnerem HR mogą pomóc zmniejszyć to obciążenie i umożliwić skupienie się na głównych działaniach biznesowych. Rozwiązania Randstad obejmują elastyczne i wydajne modele pozyskiwania pracowników, które dostosowują się do zmieniających się potrzeb kadrowych – nasi klienci są w dobrych rękach.

Nie tylko można zaoszczędzić czas. W Randstad możemy pomóc myśleć holistycznie o swoich celach oraz współpracować w celu opracowania odpowiednich, trwałych i opłacalnych rozwiązań. Dobre zarządzanie pracownikami oznacza, że dostępne będą wyłącznie zasoby, których potrzeba i kiedy ich potrzeba – pozwoli to obniżyć koszty ogólne.

Konkurencja na światowym rynku nie jest prosta. Gdy świat nieoczekiwanie się zmienia, tak jak to było w przypadku wybuchu pandemii, przedsiębiorstwa zatrudniające wielu pracowników muszą mierzyć się ze zmianami w produkcji, zmianami sezonowymi, wprowadzaniem na rynek nowych produktów, dodawaniem nowych lokalizacji, a nawet wprowadzaniem nowych modeli biznesowych.

Randstad Inhouse Services (RIS) pomaga klientom o dużych wymaganiach kadrowych na rynkach pionowych branży motoryzacyjnej, logistycznej, produkcji, farmacji i centrów kontaktowo-usługowych. Pełniąc rolę strategicznego partnera naszych klientów, tworzymy elastyczny model zapewniania pracowników na miejscu, aby opracowywać strategie zarządzania zatrudnieniem i pracownikami służące skutecznej kontroli kosztów i podnoszeniu wydajności.

Korzyści płynące z zarządzania wieloma pracownikami obejmują obniżenie kosztów zatrudniania, większe zaangażowanie pracowników, spersonalizowane rozwiązania oraz odpowiednie wykorzystywanie technologii HR. W przeszłości pomogliśmy klientom z Wielkiej Brytanii:

• obniżyć koszty pracy o 10% na pracownika (383 000 GBP) dzięki programowi restrukturyzacji schematu pracy zmianowej, utrzymując przy tym działalność operacyjną przez 24 godziny na dobę
• rozwiązać problem poważnych niedoborów umiejętności poprzez zwiększenie wydajności operacyjnej, co pozwoliło uzyskać roczne oszczędności wydatków na nadgodziny o 9,5% (219 000 GBP)
• wprowadzić kompleksowe rozwiązania podnoszące wydajność, które zwiększyły liczbę utalentowanych pracowników podejmujących pracę w firmie, co przełożyło się na skrócenie czasu szkoleń o 24%

Odkryj: Randstad Inhouse Services (RIS) może być odpowiednim wyborem dla Twojego przedsiębiorstwa

harmonogram pracy w Randstad

Zgromadzenie zespołu pracowników posiadających odpowiednie umiejętności wymaga olbrzymiej inwestycji. Ilość uwagi poświęcanej na organizowanie zespołów – w szczególności na zarządzanie pracownikami tymczasowymi – oznacza, że pracownicy HR mają mniej czasu na zaangażowanie się w kluczowe działania biznesowe przynoszące korzyści dla przedsiębiorstwa. Jakie jest zatem najlepsze rozwiązanie dla firm, które chcą zoptymalizować swój harmonogram pracy?

Jedno z rozwiązań, które wdraża coraz większa liczba pracodawców, dostarczane jest jako usługa harmonogramu pracy Randstad. Ta usługa, znana również pod nazwą Relevate Workforce Schedule, oferuje system planowania harmonogramów i zatrudnienia online, który upraszcza stresujący proces zarządzania pracownikami. Relevate Workforce Schedule ułatwia planowanie pracy pracowników tymczasowych.

Dzięki Relevate Workforce Schedule klienci mogą:

• uzyskiwać dostęp do zweryfikowanych wcześniej pracowników;
• szybko i prosto zwiększać albo zmniejszać liczbę pracowników stosownie do potrzeb;
• wydajnie planować zatrudnianie pracowników tymczasowych dzięki naszemu portalowi planowania;
• proponować kroki i strategie dotyczące usprawnienia procesu;
• ulepszyć komunikację z pracownikami tymczasowymi i ograniczyć nieobecności w pracy.

Korzyści te nie ograniczają się tylko do pracowników tymczasowych – adekwatne są również w przypadku pracowników zatrudnionych na stałe. Randstad oferuje także wiele elastycznych, hybrydowych rozwiązań, które umożliwiają naszym klientom podzielenie procesu zarządzania pracownikami i włączenie do niego pracowników Randstad, dzięki czemu możliwe jest znalezienie odpowiedniej równowagi.

W ramach Randstad Inhouse Services nasze rozwiązanie dotyczące harmonogramów pracy jest często wykorzystywane do zarządzania stanowiskami opłacanymi godzinowo i jest szczególnie skuteczne w przypadku pracy zmianowej przy liniach produkcyjnych i w przypadku stanowisk w działach zaplecza administracyjnego. Program obejmuje maksymalnie siedem profili i jest przeznaczony dla pracodawców o zapotrzebowaniu na pracowników zatrudnianych w sposób elastyczny wynoszącym co najmniej 50 osób – innymi słowy, nie ma górnego limitu.

Dowiedz się więcej Relevate Workforce Schedule.

Randstad jest światowym liderem w sektorze usług HR. Posiadamy 60 lat doświadczenia, utrzymujemy bliskie relacje zawodowe na wielu kontynentach i w wielu branżach, w tym w branży produkcyjnej, i wykorzystujemy tam naszą wiedzę specjalistyczną. Dostarczamy wyjątkowe i zindywidualizowane rozwiązania, aby spełnić potrzeby każdego przedsiębiorstwa w zakresie HR – na małą i dużą skalę, dla spółek wszelkich rozmiarów. Nasi partnerzy odnoszą następujące korzyści:

• elastyczny dostęp do najlepszych kandydatów;
• dogłębne zrozumienie najnowszych najlepszych praktyk i tendencji w branży;
• obecność na całym świecie i świadomość powstających strategii optymalizacji;
• ulepszenia oparte na danych i sugestie oparte na aktualnych faktach.

Randstad udostępnia swoje narzędzia związane z technologiami HR, na przykład narzędzia do prowadzenia wideorozmów kwalifikacyjnych, zautomatyzowanego sprawdzania referencji i wiele innych, aby zmienić kluczowe elementy procesu HR na cyfrowe. Randstad może również kompleksowo zarządzać całym procesem rekrutacji.

Już czas zacząć budować najlepszy zespół i stawić czoła niepewności związanej z przyszłością z przekonaniem, że przedsiębiorstwo będzie w stanie się dostosowywać i rozwijać. Skontaktuj się z nami już dzisiaj, aby poznać rozwiązania dotyczące personelu w swojej okolicy albo aby odkryć korzyści płynące z rozwiązań z zakresu zarządzania pracownikami.

Na czym dokładnie polega zarządzanie pracownikami?

To zależy, ale ogólnie zarządzanie pracownikami może obejmować szeroki zakres działań biznesowych, w tym zarządzanie czasem, pracownikami, korzyściami, harmonogramami i rekrutacją. Jeśli dane działanie jest powiązane z organizacją zatrudnienia, prawdopodobnie zarządzanie pracownikami pozwoli je zoptymalizować.

Dlaczego potrzebuję zarządzania pracownikami?

Trudno byłoby znaleźć przedsiębiorstwo, które nie czerpałoby korzyści z rozwiązania z zakresu zarządzania pracownikami. Zarządzanie pracownikami pomaga obniżyć koszty poprzez zmniejszenie liczby błędów związanych z harmonogramami i zredukowanie nieobecności, usprawniając proces rekrutacji i ograniczając inflację związaną z listą płac. Innymi słowy, zarządzanie pracownikami jest potrzebne, jeśli chce się zaoszczędzić czas i pieniądze i jednocześnie być gotowym na przyszłość.

Jaka jest najlepsza pora na wdrożenie zarządzania pracownikami?

Mówiąc krótko – jak najszybciej. Zainteresowanie usprawnieniem dowolnego z poniższych procesów może oznaczać, że to odpowiedni czas, aby zacząć inwestować w rozwiązanie z zakresu zarządzania pracownikami:

• przewidywanie zapotrzebowania na kadrę i określone umiejętności w krótkiej i długiej perspektywie czasu;
• analiza obecnej kadry i przeprowadzanie analiz dopasowania/niedoborów;
• rejestrowanie i analizowanie wyników w celu zapewnienia, że przedsiębiorstwo osiąga swoje wartości odniesienia;
• monitorowanie czasu pracowników, aby lepiej organizować godziny pracy i listę płac.

Kto może uzyskać korzyści dzięki skutecznemu rozwiązaniu z zakresu zarządzania pracownikami?

Większość firm będzie mogło uzyskać korzyści z rozwiązania z zakresu zarządzania pracownikami. Na poziomie wewnętrznym zarządzanie pracownikami daje korzyści przede wszystkim działom HR, dyrektorom finansowym i kadrze kierowniczej najwyższego szczebla, których obowiązkiem jest sporządzenie raportów, oraz kadrze kierowniczej średniego szczebla, która zajmuje się działaniami i zasobami.

Ile kosztuje wsparcie Randstad w zakresie zarządzania pracownikami?

Koszt będzie zależał od wielu czynników, ale zazwyczaj uzależniony jest od rozmiaru przedsiębiorstwa i liczby pracowników, jak również wykorzystanych usług i możliwości.