jakie Twoje dane osobowe gromadzimy? dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych? jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

jakie Twoje dane osobowe gromadzimy?

Jeśli jesteś pracownikiem tymczasowym oddelegowanym do pracy u jednego z naszych klientów, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, w tym:

  • Dane identyfikacyjne – Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe (w tym adres domowy, numer telefonu domowego i numer telefonu komórkowego), obywatelstwo i kraj zamieszkania, datę urodzenia, (w wyjątkowych przypadkach) płeć, podpis cyfrowy i języki, którymi się posługujesz.
  • Informacje zawodowe – możemy przetwarzać dane osobowe związane z Twoją pracą, takie jak (bez ograniczeń) stanowisko, opis i lokalizacja Twojej pracy, dział, w którym pracujesz, służbowy adres e-mail, poziomy raportowania i status zatrudnienia (pełny etat/niepełny etat/itd.).
  • Informacje finansowe – informacje finansowe obejmujące (bez ograniczeń) numer rachunku bankowego, dane banku, NIP.
  • Informacje o wynagrodzeniu – możemy przetwarzać informacje o wynagrodzeniu, takie jak (bez ograniczeń) okresowe wypłaty, świadczenia oraz premie.
  • Informacje związane z wynikami – informacje związane z wynikami, w tym (bez ograniczeń) informacje o ocenach Twoich wyników.
  • Informacje dyscyplinarne – informacje dotyczące środków dyscyplinarnych podjętych wobec Ciebie, jeśli zostały podjęte.
  • Informacje dotyczące skarg – aby pomóc w zgłaszaniu skarg i (podejrzeń) niewłaściwego postępowania, w ramach grupy spółek Randstad utworzyliśmy dedykowane kanały, za pomocą których interesariusze mogą zgłaszać obawy: albo za pośrednictwem lokalnych mechanizmów na poziomie miejscowych spółek grupy Randstad, albo, w przypadku poważnych naruszeń (w tym w celu informowania o nieprawidłowościach), za pośrednictwem naszej infolinii ds. zgłaszania nieprawidłwości, narzędzia grupy Randstad służącego zgłaszaniu naruszeń. Ilekroć otrzymamy zgłoszenie skargi lub (podejrzenia) niewłaściwego postępowania, możemy przetwarzać dane osoby składającej skargę, innych osób wymienionych w skardze oraz osób, których dotyczy skarga i/lub dochodzenie w sprawie skargi. 
  • Identyfikatory wydane przez instytucję rządową – możemy przetwarzać identyfikatory wydane przez instytucję rządową, w tym (bez ograniczeń) nr PESEL i nr NIP.
  • CV/życiorysy i inne informacje rekrutacyjne – Twoje CV/życiorys i inne istotne informacje (takie jak Twoje zdjęcie, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej oraz informacje zawarte w liście motywacyjnym lub zebrane w ramach procesu aplikacyjnego).
  • Dane dotyczące podróży i wydatków – informacje i wydatki dotyczące podróży oraz zakwaterowania, w tym (bez ograniczeń) plany podróży, hotelowe i podróżne karty premiowe.
  • Informacje, które zdecydujesz się nam udostępnić – informacje, które zdecydujesz się nam udostępnić, w tym (bez ograniczeń) informacje, które udostępniasz podczas korzystania z pomocy technicznej lub dzwoniąc na infolinię, a także informacje o Tobie, które mogą być przekazywane podczas komunikacji z nami za pomocą kamery internetowej.
  • Informacje o pojeździe – informacje o Twoim samochodzie prywatnym lub służbowym, w tym (bez ograniczeń) numer rejestracyjny, bilety parkingowe i mandaty za prowadzenie pojazdu.
  • Zdjęcia i materiały wideo – gdy uczestniczysz w zewnętrznych lub wewnętrznych wydarzeniach, spotkaniach, konferencjach lub innych wydarzeniach, możemy przetwarzać zdjęcia lub filmy, na których się znajdujesz.
  • Przynależność do związków zawodowych – dane ujawniające Twoją przynależność do związków zawodowych.
  • Informacje o rodzinie i osobach pozostających na Twoim utrzymaniu – informacje dotyczące Twojej rodziny i osób pozostających na Twoim utrzymaniu, w tym (bez ograniczeń) szczegóły dotyczące składu rodziny (imiona, płeć, wiek), wszelkie „specjalne potrzeby” lub wymagania edukacyjne dzieci lub osób na Twoim utrzymaniu, informacje kontaktowe w razie nagłych wypadków.
  • Informacje związane z kartami identyfikacyjnymi/kontroli dostępu – karty identyfikacyjne pracowników i karty kontroli dostępu mogą zawierać Twoje imię i nazwisko, zdjęcie, numer pracownika i mogą być powiązane z innymi danymi w ewidencji (dział, numer telefonu, tablica rejestracyjna).
  • Nagrania z kamer monitoringu wizyjnego – możemy przetwarzać nagrania systemów monitoringu wizyjnego, na których się znajdujesz.
  • Wyniki ankiet – możemy przetwarzać Twoje odpowiedzi na pytania w ankietach pracowniczych.
  • Informacje związane z korzystaniem z urządzeń i oprogramowania Randstad oraz dostępem do sieci Randstad – możemy przetwarzać informacje związane z korzystaniem z naszych urządzeń, oprogramowania i dostępu do naszych sieci, w tym (bez ograniczeń) historię przeglądania, korzystanie z poczty e-mail, Internetu oraz mediów społecznościowych, zarówno w miejscu pracy, na naszym sprzęcie, jak i w inny sposób za pośrednictwem naszych sieci.
  • Informacje o odwiedzających – gdy wchodzisz do naszych budynków, możemy zbierać takie informacje jak Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer rejestracyjny samochodu, szczegóły dokumentu tożsamości itp. ze względów bezpieczeństwa. W przypadkach, w których jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, możemy również poprosić Cię o ujawnienie informacji o Twoim zdrowiu (w tym informacji związanych z infekcjami wirusowymi, grypą itp.) ze względów zdrowotnych i bezpieczeństwa.
  • Szczególne kategorie danych, w tym:
    • Informacje dotyczące zdrowia – informacje dotyczące zdrowia, w tym (bez ograniczeń) dotyczące urazów i narażenia na nie, zgłoszeń wypadków, niepełnosprawności, choroby i absencji, a także informacje o urlopach macierzyńskich zgodnie z wymogami prawnymi.

W zakresie, w jakim przetwarzamy te szczególne kategorie danych, będziemy chronić, zabezpieczać i wykorzystywać je w sposób zgodny z niniejszą informacją i obowiązującymi przepisami.

  • Informacje o sankcjach handlowych, którym podlegasz – możemy zweryfikować, czy jesteś osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, znajdujesz się na liście specjalnie wyznaczonych obywateli lub podlegasz innym sankcjom na mocy obowiązujących przepisów lub regulacji.
     
  • Od momentu nawiązania i w trakcie trwania stosunku pracy, wykorzystujemy przekazane przez Ciebie dane, aby zachować zgodność z przepisami ustawowymi i wykonawczymi, w tym między innymi z prawem pracy, regulacjami dotyczącymi podatków i ubezpieczeń społecznych oraz krajowymi i międzynarodowymi przepisami dotyczącymi sankcji. W celach wymienionych powyżej pracodawca może przekazywać Twoje dane osobowe innym podmiotom Randstad, które świadczą usługi w imieniu pracodawcy. Dane osobowe, które mogą zostać wykorzystane do identyfikacji to: imię i nazwisko, data urodzenia, numer identyfikacyjny lub inne kategorie danych specyficzne dla Twojej tożsamości.

dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych?

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Ogólne cele związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i administracją (w tym zarządzanie personelem).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

Przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Wynagrodzenie, lista płac i zwrot kosztów (w tym raportowanie i rozliczanie klientów).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych / zobowiązań podatkowych.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Ubezpieczenia, emerytury i inne świadczenia

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

Przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.

_______________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie wynikami, rozwój kariery i szkolenia

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują rozwój i szkolenie pracowników.

____________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie flotą

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie sprawami dyscyplinarnymi i skargami, dochodzenia, odwołania (w tym zarządzanie skargami) i rozpatrywanie zgłoszeń w ramach procedury Randstad dotyczącej zgłaszania naruszeń.

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie sporami i postępowanie sporne.

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie BHP

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.

Jeśli nie wynika to z powyższych podstaw: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę pracowników, aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi; lub do celów ochrony żywotnych interesów osób, których dotyczą dane.

______________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie urlopami, zwolnieniami i innymi absencjami

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zgodność z przepisami prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych oraz innymi wymogami prawnymi lub regulacyjnymi (np. wymaganiami dotyczącymi równych szans i różnorodności w miejscu pracy).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i realizacji naszych zobowiązań prawnych wynikających z prawa pracy, podatkowego, ubezpieczeń społecznych oraz innych przepisów i regulacji.

____________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Wsparcie informatyczne

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Cele dotyczące obiektów, bezpieczeństwa i planowania na wypadek sytuacji awaryjnej

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę i zabezpieczenie naszych aktywów, obiektów, systemów informatycznych i pracowników.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Optymalizacja wykorzystania sieci i urządzeń oraz powiązane środki kontroli bezpieczeństwa (w tym dostęp do sieci firmowej i uwierzytelnianie).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zapobieganie, wykrywanie i prowadzenie dochodzeń w sprawie oszustw i innych przestępstw oraz zapewnienie zgodności z systemami sankcji (w tym identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, specjalnie wyznaczonych obywateli i sprawdzanie list podmiotów objętych sankcjami).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych (w tym dotyczących sytuacji, gdy władze lub organy administracyjne proszą o informacje o pracowniku tymczasowym).

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie sytuacjami awaryjnymi i katastrofami

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Randstad, który obejmuje zapewnienie bezpieczeństwa pracowników; oraz

jeżeli powyższa podstawa nie znajduje zastosowania, ponieważ wymaga tego miejscowe, bezwzględnie obowiązujące prawo, tylko w tych ograniczonych przypadkach może to być oparte na zgodzie.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie relokacją, mobilnością i podróżami

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności.

______________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania zasad i procedur Randstad.

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania obowiązujących nas zobowiązań prawnych (w tym wymagań określonych w Twojej umowie z nami).

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Rekrutacja i obsada etatów

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

(a)(Przed)umowna konieczność dotycząca świadczenia naszych usług podczas dopasowywania lub gdy zawieramy z Tobą umowę o pracę, potrzebujemy pewnych danych, aby móc sporządzić tę umowę, a następnie prawidłowo ją wykonać;

(b) wtedy i tylko wtedy, gdy lokalna procedura nie stanowiłaby prawnie wiążącego stosunku umownego zgodnie z (a) lub jeśli obowiązujące prawo stanowi inaczej, wyjątek może być oparty na naszym prawnie uzasadnionym interesie dotyczącym budowania i utrzymywania relacji;

(c) jeżeli (a) i (b) nie znajdują zastosowania lub wymaga tego miejscowe, bezwzględnie obowiązujące prawo, tylko w tych ograniczonych przypadkach może to być oparte na zgodzie.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Ankiety pracownicze, cele statystyczne

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego przeprowadzania ankiet wśród naszych pracowników tymczasowych w celu lepszego zrozumienia ich potrzeb, ulepszania naszych usług oraz budowania i utrzymywania dobrych relacji z naszymi pracownikami tymczasowymi oraz klientami, dla których pracują nasi pracownicy tymczasowi.

_______________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Wydarzenia

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego organizowania wydarzeń w celu lepszego budowania i utrzymywania dobrych relacji ze społecznością naszych pracowników tymczasowych oraz z klientami, dla których pracują nasi pracownicy tymczasowi.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Zarządzanie przynależnością pracowników do stowarzyszeń zawodowych.

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Audyty wewnętrzne i zewnętrzne

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności, w tym zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami.

________________________________________

  • Cele, dla których przetwarzamy Twoje dane osobowe

Prowadzenie transakcji korporacyjnych (w tym fuzji, przejęć i zbycia udziałów)

  • Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, w tym interesu Randstad dotyczącego rozwijania działalności poprzez fuzje, przejęcia i zbycie udziałów.

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez:

  • dane osobowe objęte dokumentacją pracowniczą, w tym umowami o pracę oraz dokumentami związanymi z ustaniem stosunku pracy – w celu realizacji ustawowego obowiązku przechowywania (archiwizacji) stosownej dokumentacji pracowniczej, na podstawie art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (okres wymaganego przechowywania wynosi w stosunku do osób zatrudnionych do dnia 31 grudnia 2018 r. – 50 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy, a w stosunku do osób zatrudnionych po 01.01.2019 - 10 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy);
  • dane osobowe objęte dokumentacją płacową, w tym listą płac – w celu realizacji ustawowego obowiązku przechowywania (archiwizacji) stosownej dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, na podstawie art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (okres wymaganego przechowywania wynosi w stosunku do osób zatrudnionych do dnia 31 grudnia 2018 r. – 50 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika, a w stosunku do osób zatrudnionych po 01.01.2019 - 10 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy).

Możemy przechowywać Twoje dane osobowe dłużej, jeśli to konieczne w związku z jakimikolwiek bieżącymi lub potencjalnymi sporami (np. potrzebujemy tych danych osobowych do zgłoszenia lub obrony roszczenia prawnego), w którym to przypadku będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do zakończenia sporu; i/lub w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi nas przepisami lub regulacjami prawnymi (np. dla celów podatkowych lub emerytalnych), w którym to przypadku będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tak długo, jak wymaga tego obowiązek prawny.