czym jest rozpiętość kierowania i jak dlaczego jest ważna dla twojej firmy?

Specjaliści HR i liderzy biznesowi są zawsze zainteresowani zwiększeniem efektywności organizacji, podnoszeniem poziomu satysfakcji pracowników i zapewnieniem, że zespół wspiera sukces finansowy firmy. Dlatego tak ważne jest, aby skupić się na rozpiętości kierowania w organizacji, zrozumieć jej znaczenie i to, jak wpływa na firmę. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest rozpiętość kierowania i pokazujemy, dlaczego ten czynnik jest tak istotny dla efektywności zespołu i struktury organizacyjnej.

definicja rozpiętości kierowania

Rozpiętość kierowania oznacza liczbę bezpośrednich podwładnych, za których odpowiedzialny jest manager w firmie. Im więcej pracowników podlega bezpośrednio jednemu menedżerowi, tym większa jest rozpiętość kierowania.

jak liczyć rozpiętość kierowania?

Określenie rozpiętości kierowania w całej organizacji lub tylko w jednym zespole jest dość łatwe. Wystarczy podzielić liczbę pracowników przez liczbę managerów, otrzymując liczbę, którą można również wyrazić jako propocję.

Na przykład, w dużej firmie zatrudniającej 300 pracowników i 25 managerów, dzielimy 300 przez 25 - uzyskując rozpiętość kierowania równą 12, co możemy również przedstawić w proporcji 12:1, czyli 12 pracowników na każdego kierownika.

Dla dużej organizacji jest to oczywiście wartość uśredniona. Niektóre zespoły w firmie będą miały węższą rozpiętość kierowania (mniejszy stosunek pracowników do managerów) lub szerszą (proporcja będzie większa). Rozpiętość kierowania różni się również znacznie w zależności od branży. Niemniej jednak, nadal stanowi wiarygodne, proste wskazanie poziomu skomplikowania struktury organizacyjnej firmy i daje obraz liczby managerów zaangażowanych w codzienne decyzje biznesowe.

dlaczego rozpiętość kierowania jest ważna?

Chociaż rozpiętość kierowania wydaje się dość prostym wskaźnikiem struktury organizacyjnej, ma ogromny wpływ na całą firmę. Oddziałuje na wszystko, od doświadczeń pracowników po wyniki finansowe. 

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę technologiczną z szybko rozwijającym się zespołem. W miarę jego rozrostu, aby nadążyć za wymaganiami biznesowymi, rozpiętość kierowania staje się zbyt szeroka. Jednocześnie jednak, gdy słabnie koniunktura i może Cię zmusić do redukcji zatrudnienia, szybko przechodzisz w zbyt wąską. I to w takiej sytuacji optymalizacja rozpiętości kierowania może pomóc obniżyć koszty i zapewnić, że wszyscy pracują efektywnie.

Przyjrzyjmy się kilku kluczowym powodom, dla których rozpiętość kierowania jest ważną miarą. To dobre uzasadnienie tego, że warto poświęcić czas na jej analizę i zdecydować, czy aktualna rozpiętość sprawdza się w Twojej firmie.

ma znaczący wpływ na koszty

Jest to jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy decydują się na optymalizację rozpiętości kierowania. Managerowie zazwyczaj otrzymują wyższe wynagrodzenie niż ich podwładni, więc większa liczba managerów w stosunku do liczby pracowników zazwyczaj prowadzi do wzrostu kosztów wynagrodzeń w firmie. Według McKinsey, firmy, które decydują się na optymalizację rozpiętości kierowania, zazwyczaj odnotowują od 10 do 15 procent redukcji kosztów zarządzania.

może zwiększyć efektywność

Optymalizacja rozpiętości kierowania na wyniki finansowe może wpłynąć też w inny sposób. Na przykład firmy o bardzo wąskiej rozpiętości kierowania charakteryzują się zazwyczaj wieloma szczeblami zarządzania pomiędzy dyrektorem generalnym a pracownikami operacyjnymi. Nie zawsze jest to negatywne zjawisko, ale rozpiętość pozostawiona bez kontroli może prowadzić do nadmiaru szczebli, nieefektywności procesów i wydłużenia ścieżek decyzyjnych. To może prowadzić nawet do paraliżu firmy, ponieważ pracownicy większą część swojego czasu pracy zaczynają spędzać na odnajdywaniu się w hierarchii organizacyjnej, zamiast zająć się swoimi zadaniami. Z drugiej strony, pracownicy w firmach o zbyt szerokiej rozpiętości kierowania i płaskiej strukturze organizacyjnej mogą mieć trudności z dotarciem do szefa, gdy trzeba podjąć ważne decyzje, co także spowalnia działania. Osiągnięcie optymalnego stosunku liczby pracowników do liczby managerów zapewnia więc płynne funkcjonowanie organizacji.

to główna składowa satysfakcji pracowników

Rozpiętość kierowania na wiele sposobów wpływa na doświadczenia pracowników. Bardzo wąska rozpiętość kierowania może sprawić, że pracownik czuje się, jakby szef zawsze patrzył mu przez ramię, podczas gdy bardzo szeroka może sprawić, że poczuje się zostawiony samemu sobie. Osiągnięcie zrównoważonej rozpiętości kierowania pozwala zachować autonomię pracowników, zapewniając im jednocześnie wsparcie i satysfakcję. Odgrywa też rolę w procesach rozwoju zawodowego (L&D), co staje się coraz ważniejsze dla pracowników. Dane z LinkedIn pokazują, że 94% użytkowników byłoby bardziej skłonnych pozostać w pracy, gdyby oferowała ona możliwości podnoszenia kompetencji, a z naszego badania Workmonitor wynika, że 29% pracowników rozważyłoby nawet odejście z pracy, która nie zapewnia odpowiedniego rozwoju zawodowego.

Skuteczny program podnoszenia kompetencji w firmie zależy od szefów. Jednak jeśli managerowie są przeładowani obowiązkami z powodu zbyt szerokiej rozpiętości kierowania, mają trudności ze śledzeniem wyników pracowników i właściwym planowaniem ich rozwoju. 

W czasach, gdy na rynku brakuje wykwalifikowanych talentów, firmy nie mogą sobie pozwolić na utratę kadr i wysoką rotację z powodu nieoptymalnej rozpiętości kierowania.

może sprawić, że cała firma będzie bardziej elastyczna w działaniu

Rezygnacja ze zbyt wąskiej rozpiętości kierowania może oznaczać wyeliminowanie 1-2 poziomów w hierarchii w dużej organizacji. Liderzy na czele firmy stają się wtedy bliżsi pracownikom współpracującym bezpośrednio z klientami, a więc i bliżej samych klientów, od których zależy powodzenie organizacji. Liderom daje to lepszy wgląd w działalność firmy i pozwala bardziej elastycznie reagować na zmieniające się potrzeby konsumentów produktów i usług. Jeśli dodamy do tego wzrost efektywności, firma, której uda się odnaleźć idealną równowagę struktury organizacyjnej, zyska przewagę.

jak odnaleźć idealną rozpiętość kierowania?

Jeśli chcesz zainicjować proces optymalizacji rozpiętości kierowania, przygotowaliśmy dla Ciebie materiały, które pomogą Ci w tej drodze. W przejrzysty sposób ilustrują one szeroką i wąską rozpiętość kierowania, wyjaśniają sposób wyliczania tego czynnika, pokazują ryzyka związane z nieodpowiednią rozpiętością i korzyści z jej optymalizacji. Materiały przygotowaliśmy w formie slajdów, dzięki czemu łatwo skorzystasz z nich w trakcie spotkania z liderami organizacji, by uzasadnić wdrożenie zmian.