Dobór odpowiedniej rozpiętości kierowania w organizacji jest niezbędny, aby wszystko działało sprawnie. Gdy rozpiętość jest zbyt szeroka, pracownicy mogą czuć się pozostawieni sami sobie, a managerowie mają trudności z monitorowaniem wydajności. Gdy jest zbyt wąska, pracownicy mogą odczuwać negatywne skutki mikrozarządzania, a przejawy nieefektywności mnożą się w całej organizacji.
Każda firma powinna zatem dążyć do rozpiętości kierowania, która jest dla niej w sam raz. Powinna ona sprzyjać wysokiemu poziomowi efektywności, ale też tworzyć pracownikom przestrzeń do rozwoju bez negatywnego wpływu na działalność biznesową.
Cel jest prosty, ale jego osiągnięcie stanowi wyzwanie. Zacznijmy od odpowiedzi na najważniejsze pytanie.
jaka jest idealna rozpiętość kierowania dla Twojej firmy?
Jak to często bywa, odpowiedź brzmi: to zależy. Idealna rozpiętość kierowania uzależniona jest od wielu różnych czynników. Począwszy od złożoności codziennych zadań pracowników, umiejętności członków zespołu, a skończywszy na wykorzystaniu technologii w organizacji. Nawet trudniejsze do zdefiniowania czynniki, takie jak kultura organizacyjna i styl przywództwa w hierarchii służbowej, odgrywają pewną rolę.
Z tego powodu trudno jest udzielić dokładnej odpowiedzi, która miałaby zastosowanie we wszystkich firmach. Łatwiej jest zapropnować pojemniejsze kategorie, jak szeroka, wąska lub zrównoważona rozpiętość kierowania. Na przykład w firmie, w której zadania pracowników są dość powtarzalne, szeroka rozpiętość kierowania prawdopodobnie będzie sprawdzała się lepiej. Jednak ustalenie konkretnego wskaźnika, precyzyjnej liczby pracowników przypadających na managera, może być wyzwaniem.
Nawet w przypadku firm z tej samej branży, niewielkie różnice mogą spowodować, że optymalna rozpiętość kierowania będzie w nich inna.
Benchmarki są mało precyzyjnym punktem odniesienia, rzadko bywają odpowiedzią na potrzebę zaprojektowania właściwej struktury organizacyjnej, która pozwala osiągnąć równowagę kosztów i skalę działania zapewniającą sukces biznesowy.
Nawet jeśli pomocne byłoby skorzystanie z doświadczenia innej firmy, odgórne narzucenie nowej rozpiętości kierowania rzadko bywa receptą na sukces. Aby zmiany w strukturze organizacyjnej przyniosły oczekiwane efekty, powinna ona odzwierciedlać rzeczywistą sytuację pracowników i zapewniać równowagę między wymaganiami a pozostawieniem im autonomii.
znaczenie zrównoważonej rozpiętości kierowania
Określenie właściwej rozpiętości kierowania dla danej organizacji wymaga zachowania równowagi. Zbyt szeroka rozpiętość może powodować wzywania, ale próba stawienia im czoła poprzez awansowanie części pracowników na managerów może powodować nowe problemy, przede wszystkim dewaluację stanowisk liderskich.
wzywania rozpiętości kierowania
jakie wyzwania mogą pojawić się przy stosowaniu zbyt wąskiej lub zbyt szerokiej rozpiętości kierowania?
Idealna rozpiętość kierowania to kompromis pomiędzy wskazanymi wyzwaniami. Dla przykładu, pracownicy powinni móc liczyć na wsparcie i wskazówki od managera zawsze, gdy ich potrzebują, a jednocześnie mieć autonomię, która pozwala im działać samodzielnie w ramach swoich kompetencji. Zespoły natomiast powinny być na tyle małe, by menedżerowie mieli wystarczająco dużo czasu na to, żeby zająć się każdym pracownikiem, ale nie na tyle małe, aby odczuwali niedobór zadań.
określenie właściwej rozpiętości kierowania dla organizacji
Właściwa równowaga wymaga określenia potrzeb firmy i rodzaju przywództwa, który pomaga pracownikom w osiąganiu wyników. Eksperci McKinsey w swojej publikacji robią to, identyfikując 5 rodzajów typów liderów. Dla przykładu, manager-coach to typ lidera, który jest obciążony zadaniami, a więc zajmuje się tylko złożonymi, strategicznymi działaniami i prowadzi zróżnicowany zespół, który pracuje w zwinny, niestandardowy sposób. Takiemu liderowi specjaliści McKinsey rekomendują relatywnie wąską rozpiętość kierowania, czyli 3-5 bezpośrednich podwładnych.
Na drugiej stronie skali jest manager-koordynator, który zarządza zespołem wykonującym ustandaryzowane, powtarzalne zadania, które rzadko się zmieniają. Według ekspertów McKinsey, w tym przypadku dobrze sprawdzać się może szeroka rozpiętość kierowania, czyli co najmniej 15 pracowników przypadających na jednego managera.
Typów zaproponowanych przez McKinsey'a nie trzeba traktować jako wyroczni, ale stanowią one dobry punkt wyjścia do analizowania optymalnej rozpiętości kierowania w Twojej firmie. Zamiast opierać swoją rozpiętość na wielkości organizacji, branży lub strukturze zbudowanej przez konkurentów, warto oprzeć ją na realnej sytuacji Twoich managerów i pracowników. Okoliczności te różnią się w zależności od działu, więc nawet jeśli widzisz, że określona rozpiętość kierowania działa dobrze w jednym zespole, w innym może być potrzebna zupełnie inna.
dobierz odpowiednią rozpiętość kierowania w Twojej organizacji
Dobór odpowiedniej rozpiętości kierowania to efekt właściwych pytań dotyczących firmy, które sobie postawisz, a także zidentyfikowania dominującego stylu zarządzania w organizacji. Jednak postawienie tych pytań nie zawsze jest takie proste.
Nasz kalkulator rozpiętości kierowania pomoże Ci w tym. W arkuszu znajdziesz 10 pytań dotyczących charakteru pracy w Twojej firmie, jej struktury organizacyjnej i kompetencji pracowników. Wybierz najlepiej pasujące odpowiedzi i uzyskaj wskazówkę, jaka rozpiętość kierowania może okazać się najlepsza w Twoim przypadku. To doskonały punkt wyjścia do dalszych analiz, dyskusji i zainicjowania procesu optymalizacji rozpiętości kierowania w Twojej firmie.
Zespół Randstad Polska
lider branży hr