jakie czynniki wpływają na rozpiętość kierowania?

Pomimo starań, wiele firm mierzy się z wyzwaniami związanymi z rozpiętością kierowania, nie dostosowując optymalnie liczby pracowników przypadających na jednego managera. Duże organizacje stale ewoluują, a wraz ze zmianami w liczebności zespołów, rozpiętość kierowania może stać się zbyt szeroka lub zbyt wąska.

Jednak, obok naturalnej ewolucji firmy, istnieje więcej czynników wpływających na rozpiętość kierowania. Elementy takie, jak poziom motywacji pracowników, potrzeba wsparcia administracyjnego w działaniach operacyjnych czy rozproszenie geograficzne mogą wpływać na strukturę organizacyjną, zarówno świadomie, jak i nieświadomie.

Warto przejąć kontrolę nad rozpiętością kierowania w organizacji, ale aby to zrobić skutecznie, przyda się zrozumieć czynniki, które na nią wpływają. W tym artykule przybliżymy te najbardziej kluczowe.

poziom doświadczenia pracowników

Doświadczeni pracownicy nie będą wymagać tak dużego nadzoru i wsparcia ze strony managera, aby skutecznie wykonywali swoją pracę. Prawdopodobnie będą nawet czuli się mniej komfortowo, gdy manager będzie nadmiernie ingerował w ich sposób pracy. Zatem zespoły o wysokim poziomie doświadczenia mają większe szanse na rozkwit w organizacji o szerokiej rozpiętości kierowania. I odwrotnie, niedoświadczeni pracownicy zazwyczaj potrzebują więcej wskazówek i wąskiej rozpiętości kierowania, aby pracować jak najlepiej.

złożoność zadań

Do każdego pracownika trzeba podchodzić indywidualnie, ale zespoły, które wykonują dość proste, nieskomplikowane zadania, co do zasady nie potrzebują dużego wsparcia ze strony managera i mogą dobrze wykonywać swoją pracę przy szerokiej rozpiętości kierowania. Pracownicy, którzy wykonują złożone, zróżnicowane zadania angażujące do tego wielu partnerów w organizacji, często wymagają bliższej obecności managera, który będzie koordynował projekty i zarządzał pracą członków zespołu.

poziom motywacji pracowników

Niezależnie od poziomu doświadczenia i złożoności wykonywanej pracy, zmotywowany pracownik jest bardziej skłonny do samodzielnego działania i wykonywania zadań bez bezpośredniego nadzoru ze strony managera. W zespołach, w których pracownicy są mniej zaangażowani i zmotywowani, potrzebna może być wąska rozpiętość kierowania i większy nadzór ze strony managera, aby wszystko działało sprawnie. 

umiejętności managerów

Nie tylko czynniki związane z pracownikami wpływają na rozpiętość kierowania - managerowie są równie ważni. Na przykład, niektórzy managerowie mogą być inspirującymi, empatycznymi liderami, którzy mogą nie do końca radzić sobie z wymaganiami zarządzania dużym zespołem. Inni szefowie mogą być strategicznymi ekspertami, którzy doskonale sprawdzają się, gdy ich zespoły mają odpowiednio dużą liczebność. Tu nie ma lepszych lub gorszych szefów. Po prostu styl zarządzania odgrywa rolę w określeniu optymalnej rozpiętości kierowania.

rozproszenie geograficzne

Dla międzynarodowych korporacji rozproszenie geograficzne pracowników jest standardem, a po pandemii stało się to codziennością dla wielu innych przedsiębiorstw. Według badań Pew, ponad jedna trzecia pracowników w USA, którzy mają możliwość pracy z domu, robi to przez cały czas. Ma to duży wpływ na idealną rozpiętość kierowania - managerowi, który dzieli biuro ze wszystkimi swoimi bezpośrednimi podwładnymi, prawdopodobnie łatwiej będzie zarządzać dużym zespołem, w porównaniu z managerem z zespołem rozproszonym, który pracuje w różnych strefach czasowych.

doświadczenia pracowników

Ponieważ konkurencja o najlepsze talenty staje się coraz ostrzejsza, praca nad doświadczeniami pracowników staje się ważniejsza niż kiedykolwiek. Dla części członków zespołu rozpiętość kierowania może mieć duży wpływ na ich doświadczenia. Managerowie odgrywają znaczącą rolę w coachingu pracowników, koordynowaniu działań na rzecz podnoszenia ich kompetencji i wsparcia w rozwoju kariery. Jeśli jednak manager jest stale obciążony zadaniami w zbyt dużym zespole, niektórzy członkowie zespołu mogą tracić zaangażowanie. Rozpiętość kierowania ma zatem wpływ na doświadczenia pracowników.

wykorzystanie technologii

Technologia zrewolucjonizowała sposób, w jaki komunikujemy się w pracy. Ile razy zdarzyło Ci się wysłać wiadomość e-mail lub wiadomość na czacie do kolegi, który siedzi zaledwie kilka biurek dalej? Technologia znacząco zmieniła również trendy w zakresie rozpiętości kierowania. Cyfrowe narzędzia wspierające współpracę w zespołach, sztuczna inteligencja i zwiększony poziom automatyzacji ułatwiły managerom zarządzanie zespołami, szczególnie obszarami administracyjnymi i komunikacyjnymi. Jednak zespoły, w których proces cyfryzacji postępuje wolno lub specyfika zadań wymaga bezpośrednich kontaktów, mogą potrzebować wąskiej rozpiętości kierowania, aby dobrze funkcjonować.

poziom autonomii pracowników

Dziś tradycyjna struktura organizacyjna oparta na sztywnej hierarchii i precyzyjnej linii raportowania jest mniej powszechna niż w przeszłości. W wielu branżach pracownicy wykonują swoje zadania dość samodzielnie. Często są częścią zespołu, który w większości sam sobą zarządza. W takiej sytuacji pracownicy prawdopodobnie nie chcą ani nie potrzebują codziennych interakcji ze swoim przełożonym. Zapewne dobrze poradziliby sobie przy dość szerokiej rozpiętości kierowania. Jeśli jednak współpracownicy wymagają większego nadzoru i wsparcia, preferowany będzie węższy zakres rozpiętości.

wsparcie administracyjne dla managerów

Jeśli chcesz, aby managerowie osiągali jak najlepsze wyniki, nie możesz ich nadmiernie obciążać dodatkowymi zadaniami. Jeśli szefowie muszą poruszać się między obowiązkami związanymi z zarządzaniem pracownikami a uciążliwymi zadaniami administracyjnymi i proceduralnymi, ucierpią na tym wszystkie aspekty ich pracy. Szerokie rozpiętości kierowania działają najlepiej, gdy menedżerowie mogą poświęcić większość swojego czasu na aktywną pracę zarządczą. Im więcej mają dodatkowych obowiązków, tym węższa powinna być rozpiętość kierowania, aby zapewnić dobrze funkcjonującą organizację.

Jednym z potencjalnych rozwiązań tego problemu, z którego korzystają niektóre firmy, jest przekazanie odpowiedzialności za niektóre zadania związane z zarządzaniem bardziej doświadczonym szeregowym pracownikom. Umożliwienie im mentoringu nowych pracowników lub wsparcia w poznawaniu procesów firmy może odciążyć managera i pozwolić mu osiągać najlepsze wyniki.

odkryj globalne trendy, które wpływają na rozpiętość kierowania

To tylko część kluczowych czynników wpływających dziś na rozpiętość kierowania. W przyszłości mogą pojawić się nowe, które zmuszą Twoją firmę do dostosowania się. Poznaj nasz raport, w którym omawiamy trendy mogące mieć wpływ na strukturę organizacyjną Twojej firmy w nadchodzących latach.