poznaj opinie ekspertów
Po trzech miesiącach epidemii koronawirusa pracodawcy wciąż nie są pewni, czy mogą mierzyć temperaturę osobom wchodzącym na teren firmy. Życia przedsiębiorcom nie ułatwiło opublikowane 5 maja 2020 roku stanowisko PUODO w tej sprawie, które odsyła pracodawców do wytycznych GIS. A tych do tej pory nie ma niemal dla żadnej branży.
Chcąc zapewnić bezpieczne warunki pracy w związku z epidemią Covid-19, pracodawcy podejmują różnorodne działania. Jednym z nich jest pomiar temperatury pracowników i gości wchodzących na teren firmy. Jednak stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) opublikowane 5 maja 2020 roku nie rozwiało wątpliwości w zakresie zgodności z prawem takich działań. Wręcz przeciwnie - pojawiają się nowe pytania.
stanowisko europejskiej rady ochrony danych
Już w marcu br. Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) stwierdziła, że w kontekście zatrudnienia gromadzenie danych osobowych podczas epidemii może być konieczne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega pracodawca, np. obowiązków związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem w miejscu pracy lub z interesem publicznym, takim jak kontrola chorób i innych zagrożeń dla zdrowia. Zwrócono uwagę, że RODO przewiduje również odstępstwa od zakazu przetwarzania określonych szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, gdy jest to konieczne ze względu na istotny interes publiczny w dziedzinie zdrowia publicznego (art. 9 ust. 2 lit. i RODO), na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub gdy istnieje potrzeba ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. c RODO). Ponadto, w motywie 46 RODO wyraźnie stwierdza, że niektóre rodzaje przetwarzania mogą służyć zarówno ważnemu interesowi publicznemu, jak i żywotnym interesom osoby, której dane dotyczą, na przykład gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów humanitarnych, w tym monitorowania epidemii i ich rozprzestrzeniania się lub w nadzwyczajnych sytuacjach humanitarnych, w szczególności w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof spowodowanych przez człowieka.
W dalszej części stanowiska EROD stwierdza, że przy gromadzeniu danych bardzo istotne jest zastosowanie zasady proporcjonalności i minimalizacji. To oznacza, że pracodawca powinien wymagać informacji dotyczących zdrowia jedynie w zakresie, w jakim zezwala na to prawo krajowe. Pracodawcy powinni informować pracowników o przypadkach COVID-19 i podejmować środki ochronne, ale nie powinni przekazywać więcej informacji niż jest to konieczne. W przypadkach, w których konieczne jest ujawnienie nazwiska pracownika, który zarażony jest wirusem (np. w kontekście profilaktyki), a prawo krajowe na to zezwala, pracownicy, których sprawa dotyczy, powinni zostać poinformowani z wyprzedzeniem, a ich godność i uczciwość powinny być chronione.
co na to prezes urzędu ochrony danych osobowych?
Pracodawcy długo czekali na stanowisko PUODO w tej sprawie, ale to opublikowane 5 maja 2020 roku nie pomogło w rozwiązaniu kwestii pomiarów temperatury.
Na wstępie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stwierdza, że przepisy o ochronie danych osobowych nie sprzeciwiają się przetwarzaniu danych pracowników i gości w zakresie np. mierzenia temperatury czy wdrażania kwestionariusza z objawami chorobowymi. RODO w art. 9 ust. 2 lit. i) wskazuje, że szczególne kategorie danych (dotyczące zdrowia) można przetwarzać, gdy jest to niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi, jeżeli wynika to z przepisów prawa. Jest to powtórzenie stanowiska EROD. Przepis ten koresponduje z regulacjami krajowymi z dziedziny walki z pandemią COVID-19. PUODO zaznacza, że zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. Główny Inspektor Sanitarny posiada uprawnienia, aby oddziaływać na inne podmioty oraz na zmiany w obowiązujących przepisach, a także wskazywać na przyjmowanie właściwych rozwiązań.
co to oznacza dla pracodawców?
W przypadkach, gdy inspektor sanitarny uzna, że niezbędne jest przyjęcie rozwiązania w postaci mierzenia temperatury pracownikom i tzw. gościom wchodzącym na teren zakładu pracy czy też pozyskiwania od pracowników oświadczeń dotyczących ich stanu zdrowia, może nałożyć na zakład pracy obowiązek w postaci decyzji o dokonywaniu pomiaru temperatury czy też zbieraniu oświadczeń pracowników dotyczących ich stanu zdrowia.
czy zgoda pracownika może być podstawą przetwarzania danych o temperaturze?
Z opinii PUODO jasno wynika, że nie. Według PUODO wynika to wprost z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, które wskazuje, że zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w szczególnej sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem. Pracodawca nie może także nakazać pracownikom i tzw. gościom wchodzącym na teren zakładu pracy dokonywania pomiaru temperatury. W każdym przypadku musi wykazać podstawę prawną, która dawałaby takie uprawnienie. A nie ma w polskim prawie przepisu stwierdzającego wprost, że pracodawca ma prawo prowadzić pomiary temperatury osób wchodzących na teren zakładu i rejestrować ich wyniki.
Na koniec PUODO stwierdza, że przepisy o ochronie danych osobowych nie przeciwstawiają się podejmowanym działaniom związanym z przeciwdziałaniem COVID-19. Podkreśla natomiast, że podejmowane rozwiązania przez przedsiębiorców, pracodawców i inne podmioty będą legalne, jedynie w sytuacji, jeżeli administrator będzie realizował je na podstawie przepisów prawa – zgodnie z zasadą legalności określoną w art. 5 ust. 1 RODO, a w przedmiotowej sprawie podstaw prawnych należy niewątpliwie doszukiwać się w rozwiązaniach wyznaczanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego.
co na to główny inspektor sanitarny?
Niestety, na stronie GIS na próżno szukać porad, wskazówek czy wytycznych w tym zakresie. W maju na jeden dzień pojawiły się takie wytyczne, ale szybko zniknęły ze strony GIS. Dodatkowo wydaje się, że interpretacje czy wytyczne GIS mógłby wydawać jedynie do obowiązujących regulacji prawnych, a takowych brak. Jednak warto śledzić stronę GIS, szczególnie w zakładce “Aktualności”, w której być może już niedługo znajdą się odpowiednie wytyczne.
mierzyć czy nie mierzyć? polemika.
Stanowiska prawników zajmujących się ochroną danych są w tej kwestii bardzo różne: od interpretacji w kierunku braku możliwości prowadzenia pomiarów temperatury przed wejściem do zakładu pracy do odnajdywania uzasadnienia takich działań pracodawcy w przepisach kp i RODO. Jedna kwestia jest bezsporna: każdy pracodawca może zwrócić się do inspekcji sanitarnej o wydanie decyzji w sprawie indywidualnej.
Zdaniem Liliany Strupp, radcy prawnego i dyrektor działu prawnego Randstad Polska, wiele spośród powyższych argumentów wskazuje na to, że że pracodawcy, realizując swoje obowiązki wynikające z kodeksu pracy, nie muszą oczekiwać na szczegółowe wytyczne i zalecenia GIS i mogą podjąć się pomiaru temperatury osób wchodzących na teren zakładu pracy.
poznaj opinie ekspertów
Pracodawca jest bowiem odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim pracownikom i mając świadomość możliwości zakażenia, która zagraża innym pracownikom, ma nie tylko prawo, ale i obowiązek podejmowania aktywnych działań zmierzających do ochrony zdrowia ludzkiego. Należy również pamiętać, że nadal jesteśmy w okresie epidemii, w którym dbanie o życie i zdrowie pracowników powinno być priorytetem działania pracodawcy, a podejmowanie czynności zwiększających ochronę pracowników powinno zasługiwać na ochronę ze strony państwa. Nie może być tak, że chroniąc prawa jednych osób narażamy na utratę zdrowia lub życia innych. Przy pomiarach temperatury wykonywanych przez pracodawcę można rozważyć podstawy prawne z kodeksu pracy, czyli art. 94 pkt. 4 (dotyczący obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z art. 207 kp § 2 (dotyczący obowiązku prawnego oraz obowiązków w dziedzinie prawa pracy)
Przepis art. 207 § 2 kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. - W tym konkretnym przykładzie pandemii można wskazać, że osiągnięciem nauki jest wyodrębnienie czynnika chorobotwórczego oraz ustalenie podstawowych objawów, natomiast środek techniczny to np. bezdotykowy pomiar temperatury przy wejściu do zakładu pracy
Takie działanie będzie po stronie pracodawcy zapewnieniem minimum bezpiecznych warunków pracy przy wykorzystaniu środków technicznych, jakimi dysponuje pracodawca.
Oczywiście, może pojawić się interpretacja, że tego rodzaju postępowanie pracodawcy jest nadmiarowe, ponieważ pracodawca mógł np. wydać zalecenie, aby pracownicy do pracy nie przychodzili, gdy czują się źle lub gdy sami w domowym zaciszu zdiagnozują u siebie podwyższoną temperaturę. Jednak takim zaleceniem wydanym przez pracodawcę (czy nawet ustanowieniem takiej zasady w regulaminie pracy) pracodawca nie może uwolnić się od odpowiedzialności w zakresie ochrony zdrowia pracowników wszelkimi dostępnymi metodami. . W tym miejscu warto przypomnieć wyrok NSA z 6.05.2008 r. (I OSK 785/7) w którym sąd wskazuje, że pracodawca ma obowiązek wykorzystać każdą zdobycz naukową, każdy postęp techniczny, każde doświadczenie życiowe dla wzmocnienia ochrony zdrowia i życia pracowników i innych osób wykonujących pracę w danym zakładzie. Obowiązki wykorzystywania osiągnięć nauki i techniki powinny być rozumiane dynamicznie, dynamicznie to znaczy, że obowiązkiem pracodawcy jest ciągłe śledzenie rozwoju i wdrażanie postępu. Takim doświadczeniem życiowym i wdrażaniem postępu, będzie właśnie pomiar temperatury ciała
Należy jednak pamiętać, że zgromadzone podczas pomiarów dane powinny być przetwarzane z zachowaniem zasad z art. 5 RODO. Szczególnie ważna jest zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość, zgodnie z którą należy przedstawić podstawę prawną gromadzenia danych oraz jasną informację dla osób fizycznych o celach i zakresie przetwarzania zgodnie z art. 13 i 14 RODO, czyli tzw. obowiązek informacyjny. Pamiętajmy o ograniczeniu celu, czyli gromadzeniu danych w jasno określonym celu związanym z zapobieganiem epidemii oraz minimalizacji danych, czyli gromadzeniu tylko tych danych, które są niezbędne do realizacji celu. Weźmy pod uwagę ograniczenie przechowywania, czyli czas retencji danych, po którym dane zostaną usunięte. Nie bez znaczenia jest zapewnienie integralności i poufności danych, czyli zapewnienie środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych oraz ograniczony dostęp do tych danych. I nie zapominajmy o rozliczalności tak, aby umożliwić wykazanie spełnienia powyższych zasad w razie kontroli organu nadzorczego
Liczne interpretacje przepisów i brak jasnych wytycznych ze strony służb sanitarnych sprawiają, że pracodawca indywidualnie i w poczuciu odpowiedzialności za zdrowie swoich pracowników i bezpieczne warunki pracy, ale także prawną ochroną danych członków swojego zespołu, musi sam podjąć ostateczną decyzję. Często zależą one bowiem od indywidualnej sytuacji firmy, np. zwiększonego poziomu zachorowań na danym obszarze lub specyficznych warunków pracy. Za każdym razem, podejmując decyzję, warto przeanalizować przepisy wskazane przez ekspertów Randstad.
