czym jest biuro wirtualne i kiedy warto z niego skorzystać?

Wirtualne biuro to dość nowa usługa na polskim rynku. Powstała na wzór rozwiązania, które już od pewnego czasu z powodzeniem funkcjonuje w Europie Zachodniej. Obecnie wyraża zainteresowanie nią coraz więcej polskich przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać własną działalność.

Biura wirtualne to bardzo ciekawe rozwiązanie, które pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Skierowane jest do osób prowadzących własną działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy, nawet jeśli pracują w pojedynkę, muszą zarejestrować firmę pod jakimś adresem. Jeśli nie chcą podawać swojego miejsca zamieszkania, mogą opłacić wirtualne biuro, które będzie stanowiło oficjalną siedzibę przedsiębiorstwa.

Co to jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro stanowi rodzaj outsourcingu obsługi biurowej. Jego wyróżnikiem jest to, że nie wymaga fizycznej obecności w danym miejscu. Mówiąc prościej, rozwiązanie to polega na tym, że przedsiębiorca wynajmuje miejsce do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak nie musi się w nim pojawiać. Wykupuje jedynie adres oraz skrzynkę pocztową, które są mu dostarczane przez firmę mającą odpowiednią przestrzeń biurową oraz pracowników zajmujących się jej obsługą.

Wirtualne biuro oferuje więc przede wszystkim adres wirtualny, na który można zarejestrować daną firmę. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą powinny bowiem pamiętać, że ich przedsiębiorstwo musi mieć oficjalną siedzibę. Niektórzy rejestrują je w miejscu swojego zamieszkania, jednak nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza jeśli przebywa się w wynajmowanym mieszkaniu. Ponadto, takie rozwiązanie często bywa nieopłacalne pod względem wizerunkowym – o wiele lepsze wrażenie na klientach i kontrahentach robi firma zarejestrowana w znanym miejscu. Dlatego też biura wirtualne najczęściej oferują adresy w powszechnie znanych lokalizacjach.

przeczytaj też: freelancing – co to jest i czy warto się tym zająć?

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na wirtualny adres, musi pamiętać, że to właśnie na niego będzie spływać cała korespondencja. Ta kwestia również została dobrze rozwiązania. Zadaniem pracowników wirtualnego biura jest bowiem odbieranie listów i informowanie adresata o ich nadejściu (najczęściej mailowo). Oprócz tego mogą oni wykonywać skany korespondencji i od razu przesyłać je do przedsiębiorcy, co pozwala na zaoszczędzenie czasu. Niektóre biura wirtualne oferują też usługę archiwizacji poczty.

Komu przyda się biuro wirtualne i jakie są jego zalety?

Biuro wirtualne to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Tego typu usługą powinni zainteresować się przede wszystkim freelancerzy (np. copywriterzy, graficy komputerowi i programiści) oraz osoby, które pracują zdalnie. Oprócz tego sprawdzi się m.in. w przypadku przedsiębiorców, którzy mieszkają obecnie za granicą, ale chcą, by ich firma miała polski adres.

przeczytaj też: 8 dobrych praktyk pracy zdalnej

Skorzystanie z takiej usługi przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zapewnia wirtualny adres w prestiżowej lokalizacji, stanowi sposób na redukcję kosztów i oszczędność czasu, a także przenosi podstawową obsługę administracyjną na zewnętrzną firmę.

Nie tylko wirtualny adres firmy i podstawowa obsługa – jakie inne usługi oferują wirtualne biura?

Poza adresem i przyjmowaniem korespondencji wirtualne biuro czasami oferuje też inne usługi. Coraz częściej jego pracownicy mogą zajmować się m.in. odbieraniem telefonów lub odpowiadaniem na wiadomości e-mail trafiające na skrzynkę pocztową danej firmy. Są więc odpowiedzialni za prowadzenie wirtualnego sekretariatu, co w dużym stopniu odciąża przedsiębiorcę i pozwala mu zaoszczędzić dodatkowy czas.

Ile kosztują biura wirtualne?

Biuro wirtualne może mieć różne ceny. Wiele zależy m.in. od tego, w jakim mieście funkcjonuje, jaki adres wirtualny proponuje (bardziej prestiżowe lokalizacje wiążą się z wyższymi kosztami), a także jaki jest zakres świadczonych przez nie usług. Biura wirtualne w atrakcyjnych miejscach w dużych miastach, np. w Warszawie, można wynająć za 150–200 zł miesięcznie.

Osoby zainteresowanie tego typu rozwiązaniem bez problemu mogą znaleźć tanie wirtualne biuro w cenie 30–40 zł miesięcznie. W takim przypadku najczęściej trzeba jednak wynająć je na 1–2 lata, a także zapłacić za wszystko z góry.