Pracodawca zatrudniający pracowników za wynagrodzeniem ma obowiązek regularnego wypłacania im pensji, a także innych świadczeń, które wynikają z zawartego stosunku pracy. Aby ułatwić ten proces, stosuje się obliczanie listy płac. Dokument ten składa się z kilku elementów, na podstawie których określa się wysokość wynagrodzenia netto. W zależności od liczby zatrudnionych osób można stworzyć wieloosobową lub indywidualną listę płac.
Co to jest lista płac pracownika?
Lista płac to dokument księgowy, który wykorzystuje się w rachunkowości. Dzięki niemu możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia, a także wszelkich zobowiązań podatkowych i składkowych, które pokrywane są zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
Mimo że stworzenie takiego dokumentu nie jest obowiązkowe, w znaczący sposób może ułatwić wiele kwestii formalnych. Lista płac dla pracownika stanowi dowód księgowy, a także potwierdza odebranie należnej pensji. Ponadto, wykorzystuje się ją jako jedną z podstaw ewidencji wynagrodzeń brutto w księdze przychodów i rozchodów. Widać więc wyraźnie, że za sprawą listy płac księgowanie jest o wiele łatwiejsze.
Wieloosobowa i indywidualna lista płac
Lista płac jest najczęściej tworzona przy pomocy specjalnych programów płacowych. Można ją także przygotować ręcznie. W tym celu najłatwiej wykorzystać gotowy wzór, a następnie uzupełnić go poszczególnymi danymi. Taka lista płac do wypełnienia dostępna jest na różnych stronach internetowych.
Wzór dokumentu uzależniony jest od konkretnej sytuacji. Istotny jest nie tylko rodzaj umowy zawartej z pracownikami (oprócz umowy o pracę, możliwe jest także stosowanie listy płac przy umowie zleceniu czy o dzieło), ale również liczba zatrudnionych osób. Indywidualna lista płac stosowana jest zazwyczaj w przedsiębiorstwach z niewielką liczbą pracowników. Z kolei jeżeli w firmie pracuje dużo osób, lepiej może się sprawdzić wieloosobowa lista płac.
Co powinna zawierać przykładowa lista płac?
Kwestia tego, jak wygląda lista płac, nie została ściśle określona. Mimo to, dokument zawiera zazwyczaj kilka elementów. Są to:
- nazwa pracodawcy,
- okres, którego dotyczy lista płac,
- nazwa lub oznaczenie dokumentu,
- data przygotowania listy,
- data wypłaty pensji,
- podpisy osób, które sporządziły dokument i zaakceptowały go,
- podpis pracownika pod listą płac.
Oprócz zawarcia powyższych składników konieczne jest też poprawne wyliczenie listy płac, czego podstawą są odpowiednie dokumenty płacowe i kadrowe.
Lista płac krok po kroku
Lista płac w praktyce powinna zawierać:
- składniki wynagrodzenia (w tym wynagrodzenie zasadnicze, dodatkowe składniki, jak premie i nagrody, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, ewentualne zasiłki, inne świadczenia podlegające składkom ZUS, ale nie podlegające podatkowi dochodowemu od osób fizycznych i na odwrót);
- odliczenia (w tym podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (składkę wyliczoną, pobraną i odliczoną), koszty uzyskania przychodów, kwotę zmniejszającą zaliczkę, podstawę do naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, zaliczkę na podatek dochodowy i pobraną zaliczkę na podatek dochodowy);
- dodatki i inne świadczenia, które nie podlegają obciążeniu składkowemu i podatkowemu,
- potrącenia (np. składkę na grupowe ubezpieczenie na życie).
Zastanawiając się, jak obliczyć listę płac, należy pamiętać, że schemat jest podobny w każdym przypadku. Osoba sporządzająca dokument musi zwrócić uwagę na wszystkie elementy wynagrodzenia danego pracownika, a także zastosować obowiązujące stopy procentowe na składki ZUS oraz przyjąć odpowiednie wartości podatków.