Notatka służbowa to dokument, który ma usprawniać pracę oraz komunikację między pracownikami i poszczególnymi działami firmy. Najczęściej jest to zapis najważniejszych informacji z istotnego spotkania biznesowego czy rozmów telefonicznych z kluczowym kontrahentem. Sprawdź, co powinna zawierać notatka służbowa i w jakiej formie należy ją przygotować!
Notatka służbowa – co to takiego?
Zgodnie z definicją notatka służbowa to dokument sporządzony przez pracownika danej firmy. Zazwyczaj ma ona formę zwięzłego sprawozdania, w którym znajdują się najistotniejsze informacje na temat ważnych wydarzeń w firmie, spotkań biznesowych, kontroli zewnętrznych, wizytacji, kluczowych wystąpień i wypowiedzi, rozmów telefonicznych czy podjętych decyzji. Notatkę służbową może sporządzić każdy pracownik – bez względu na staż pracy – który był świadkiem ważnego zdarzenia lub uczestniczył w rozmowie wymagającej odnotowania.
Zdarzają się też tzw. notatki dyscyplinujące na temat niewłaściwego zachowania pracownika lub notorycznego braku przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Dla szefa mogą stać się one podstawą do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji, np. udzielenia nagany w pracy.
Sprawdź też, czym jest i jak przejawia się inteligencja emocjonalna w pracy.
Do czego służy notatka służbowa?
Firmy praktykują zwyczaj sporządzania notatek służbowych w celu usprawnienia pracy oraz poprawy komunikacji między pracownikami i poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Z kolei w instytucjach państwowych, takich jak szkoły lub uczelnie wyższe, notatki służbowe są traktowane jako informacja publiczna. Na podstawie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 marca 2013 r. (II SAB/Wa 34/13) można z całą pewnością stwierdzić, że do notatek sporządzonych przez władze publiczne mogą uzyskać dostęp obywatele – w przypadku szkoły będą nimi rodzice, a w odniesieniu do uczelni – studenci i wykładowcy.
Warto wiedzieć: Ile urlopu przysługuje za miesiąc pracy?
Co powinna zawierać notatka służbowa?
Kodeks pracy nie określa, jak powinna wyglądać notatka służbowa. Z ogólnie przyjętej praktyki wynika, że powinien być to krótki, zwięzły, czytelny i pozbawiony merytorycznych błędów dokument, który zawiera następujące elementy:
- data i miejsce sporządzenia;
- nazwisko autora;
- temat notatki;
- ustalenia;
- nazwiska kluczowych osób.
Sporządzaniem notatek służbowych według ogólnie przyjętych standardów zajmuje się zazwyczaj sekretarz, kierownik działu lub pracownik HR. Nie ma jednak przeszkód, aby dokumenty tego rodzaju były sporządzane przez osoby, które nie są do tego formalnie wyznaczone.
Warto wiedzieć: Ocena pracownika - gotowy wzór
Komu dostarczyć notatkę służbową?
Notatkę służbową najlepiej dostarczyć osobiście do kierownika działu lub pracownika administracji, ale można przesłać ją też listem poleconym (najlepiej z potwierdzeniem odbioru) lub mailem. Najważniejsze, aby nie trafiła ona w niepowołane ręce, ponieważ dostęp osób nieupoważnionych mógłby stanowić złamanie tajemnicy zawodowej lub przepisów o ochronie danych osobowych RODO.
Warto wiedzieć: Jak przygotować wniosek o podwyżkę? Sprawdzone porady.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Z jakich zdarzeń warto sporządzać notatki służbowe?
Notatki służbowe warto sporządzać ze spotkań biznesowych, konferencji, kontroli zewnętrznych, wizytacji, wystąpień, rozmów telefonicznych czy kluczowych negocjacji. Najważniejsze, aby odnotowane wydarzenie miało istotne znaczenie dla innych pracowników lub działów.
Gdzie są przechowywane notatki służbowe?
Praktyki w tym zakresie są różne. Niektóre firmy przechowują notatki służbowe w specjalnych archiwach. Do akt osobowych trafiają one tylko wtedy, gdy na ich podstawie pracownikowi wymierzono kary. W przypadku instytucji publicznych notatki trafiają do biuletynów informacji publicznej.
Jak wykorzystać notatkę służbową w pracy?
Notatka służbowa może być wykorzystana, aby np. prześledzić tematy ostatnich spotkań biznesowych i na tej podstawie planować kolejne. Szefowie mogą sięgać do notatek służbowych, aby sprawdzić, czy podwładni nie wykazują uchybień w zakresie przestrzegania przepisów BHP.
