czym jest plan urlopów? czy taki harmonogram jest obowiązkowy?

Zgodnie z przepisami prawa każdej osobie zatrudnionej na umowę o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym stażowi zatrudnienia. Według Kodeksu pracy termin udzielenia tego typu dni wolnych powinien być ustalony z wyprzedzeniem. W tym celu tworzy się specjalny plan urlopów. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze jest on obowiązkowy.

Plan urlopów wypoczynkowych to często wygodne rozwiązanie. Pozwala ono na udzielanie podwładnym dni wolnych w takich terminach, aby nie wpływało to negatywnie na pracę firmy. Nie wszyscy pracodawcy decydują się jednak na taką opcję.

Plan urlopów a Kodeks pracy

Kwestie związane z planem urlopu są regulowane przez przepisy prawa, a konkretnie art. 163 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim dni wolne powinny być udzielane pracownikom na podstawie specjalnego harmonogramu.

Pracodawca w wielu przypadkach musi przygotować plan urlopowy – zobowiązują go do tego stosowne regulacje. Powinien zrobić to, zanim rozpocznie się okres, którego mają dotyczyć dni wolne. Zwyczajowo projekt grafiku urlopów przedstawia się 31 grudnia w roku, który poprzedza rok udzielania urlopów.

Czy plan urlopowy zawsze jest obowiązkowy?

Przygotowanie planu urlopów wypoczynkowych nie zawsze jest obligatoryjne. Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku, gdy:

• w jego firmie nie ma zakładowej organizacji związkowej (umożliwia mu to samodzielną rezygnację z tworzenia planu urlopowego),
• organizacja związkowa, która działa w jego przedsiębiorstwie, wyraża zgodę na zrezygnowanie z przygotowywania harmonogramu urlopów.

przeczytaj też: Urlop bezpłatny – wniosek, zasady przyznawania i czas trwania

Jeżeli w firmie nie funkcjonuje specjalny grafik urlopów, terminy udzielenia dni wolnych od pracy ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem.

Plan urlopu – o czym warto wiedzieć?

W sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie obowiązuje plan urlopowy, może on stanowić jedyny dokument niezbędny do udzielania dni wolnych. Czasami potrzebny może się też okazać specjalny wniosek, który potwierdza chęć wykorzystania urlopu w zadeklarowanym czasie. Wymóg jego dostarczenia powinien być zapisany w regulaminie pracy.

Warto także wiedzieć, że w planie urlopu musi znaleźć się 14 dni nieprzerwanego wypoczynku dla każdego z podwładnych. Jeśli pracownik sam nie zadeklaruje, w jakim czasie chce je wykorzystać, obowiązek wyznaczenia terminu spada na pracodawcę.

Podczas przygotowywania planu urlopowego warto również pamiętać, aby rozdzielać dni wolne sprawiedliwie. Dotyczy to zwłaszcza sezonu letniego, gdy wiele osób wyjeżdża na wczasy. Należy więc zadbać o to, aby najpopularniejsze terminy wakacyjne każdego roku były zarezerwowane dla innych pracowników (zgodnie z zasadami rotacji terminów urlopowych).

Co uwzględnia plan urlopów?

Grafik urlopów uwzględnia wszystkie rodzaje urlopu wypoczynkowego, w tym:

• urlop bieżący,
• urlop o charakterze uzupełniającym,
• niewykorzystany urlop z poprzednich lat,
• urlop w pierwszej pracy w życiu.

przeczytaj też: jak wyliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy? Porady

Dodatkowo trzeba uwzględnić dni wolne dla podwładnych, którzy wracają z urlopu wychowawczego, macierzyńskiego lub bezpłatnego, ponieważ dotyczą ich specjalne zasady. W planie urlopów nie zapisuje się z kolei urlopu „na żądanie”, którego wymiar to 4 dni rocznie.

Czy harmonogram urlopów nie podlega zmianie?

Grafik urlopów można modyfikować. Tę kwestię również regulują przepisy. Dopuszczalne jest przesunięcie dni wolnych przez podwładnego, o ile umotywuje on to ważnymi przyczynami. Również pracodawca może skorygować plan urlopów – ma prawo zrobić to ze względu na swoje szczególne potrzeby, np. w sytuacji, gdy nieobecność pracownika może zakłócić pracę w firmie.

Dodatkowo plan urlopu może zostać zmieniony wtedy, gdy podwładny nie ma możliwości wykorzystania dni wolnych w danym terminie ze względu na czasową niezdolność do pracy wywołaną chorobą, izolację w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński oraz powołanie na ćwiczenia lub przeszkolenie do wojska.