Podróże służbowe stały się nieodłącznym elementem wielu zawodów. Sam przedsiębiorca lub jego pracownicy muszą często przemieszczać się w celu realizacji obowiązków zawodowych. Wiąże się to z pewnymi kosztami, które pracodawca jest zobowiązany pokryć. Jednym z podstawowych świadczeń przysługujących pracownikowi w czasie delegacji jest dieta krajowa. Dowiedz się, ile ona wynosi i jak prawidłowo ją rozliczyć!
Czym jest delegacja krajowa i kiedy przysługuje dieta?
Zgodnie z Kodeksem pracy delegacja krajowa to sytuacja, w której pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. W takim przypadku zatrudnionemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Kluczowym warunkiem jest to, by wyjazd był związany z realizacją obowiązków zawodowych i został zlecony przez przełożonego.
Dieta krajowa to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas delegacji. Nie przysługuje ona jednak w sytuacji, gdy pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Jeśli wyżywienie było częściowe, dieta ulega odpowiedniemu zmniejszeniu – o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację.
Wysokość diety krajowej w 2024 roku
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dieta krajowa w 2024 roku wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Kwota ta uległa podwyżce w ostatnich latach – wcześniej przez niemal dekadę wynosiła 30 zł.
Wysokość diety zależy jednak nie tylko od długości trwania delegacji, lecz także od czasu jej trwania w danym dniu. Jeśli podróż służbowa:
- trwa krócej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
- trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł;
- trwa powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta w wysokości 45 zł.
W przypadku delegacji trwającej dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta. Za niepełną, ale rozpoczętą kolejną dobę wynosi albo 50% (do 8 godzin), albo 100% (powyżej 8 godzin).
Przeczytaj także: Praca jako inżynier procesu – na czym polega?
Pozostałe świadczenia przysługujące w delegacji krajowej
Poza dietą w ramach delegacji krajowej pracownikowi przysługują także inne świadczenia, takie jak zwrot kosztów noclegu, zwrot kosztów przejazdu czy dodatek za rozłąkę.
Zwrot kosztów noclegu
Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów noclegu pracownika. Jeśli pracownik przedstawił rachunek za nocleg, przysługuje mu zwrot wydatku, jednak nie może on przekroczyć 20-krotności stawki diety, czyli 900 zł – taki jest limit na hotel w delegacji krajowej. Jeśli pracownik nie ma rachunku, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.
Zwrot kosztów przejazdu
Pracodawca musi również pokryć koszty przejazdów w ramach delegacji. Jeśli pracownik korzysta z własnego pojazdu, przysługuje mu ryczałt za każdy kilometr według stawek:
- 0,89 zł/km dla samochodu do 900 cm³;
- 1,15 zł/km dla samochodu powyżej 900 cm³;
- 0,69 zł/km dla motocykla;
- 0,42 zł/km dla motoroweru.
Dodatkowo przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją miejską w wysokości 20% diety, czyli 9 zł.
Dodatek za rozłąkę
W delegacji krajowej może przysługiwać dodatek za rozłąkę. Jednak nie jest to reguła obowiązująca dla wszystkich pracowników i zależy od kilku czynników. Przede wszystkim prawo do tego dodatku powinno być określone w umowie o pracę lub w obowiązującym w firmie układzie zbiorowym pracy.
Omawiany dodatek przysługuje, gdy delegacja trwa dłużej niż jeden dzień i pracownik nie może codziennie wracać do miejsca zamieszkania. W niektórych przypadkach na tę formę dofinansowania delegacji krajowej mogą liczyć osoby wykonujące określone zadania lub pracujące w szczególnych warunkach.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Delegację krajową rozlicza się u swojego bezpośredniego przełożonego lub w działach kadr i płac.
Dokładny sposób rozliczenia może się różnić w zależności od firmy i wewnętrznych procedur. Jednak w większości przypadków pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji krajowej od momentu jej zakończenia.
W tym celu należy sporządzić raport, który powinien zawierać następujące informacje:
- imię, nazwisko i stanowisko pracownika;
- cel podróży i miejsce wyjazdu;
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
- stawka i wartość przysługujących diet;
- informacje o środkach lokomocji;
- suma poniesionych kosztów.
Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, np. faktury, rachunki. Jeśli ich brak, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach i przyczynach braku dokumentów.
Przykłady rozliczenia diet krajowych
Aby lepiej zobrazować zasady naliczania diet krajowych, przedstawimy kilka przykładów.
Przykład 1: 3-dniowa podróż służbowa
- Pierwszy dzień – wyjazd o 7:30, powrót o 18:00 (10,5 godziny);
- Drugi dzień – pełna doba;
- Trzeci dzień – wyjazd o 8:00, powrót o 15:00 (7 godzin).
W tej sytuacji przysługuje:
- za pierwszy dzień – 1 pełna dieta (45 zł);
- za drugi dzień – 1 pełna dieta (45 zł);
- za trzeci dzień – 50% diety (22,50 zł).
Łącznie: 45 zł + 45 zł + 22,50 zł = 112,50 zł.
Przykład 2: 1-dniowa podróż służbowa
Przy założeniu, że podróż trwała 1 dzień – z wyjazdem o 8:00 i powrotem o 20:45 (12,75 godziny) – pracownikowi przysługuje 1 pełna dieta w wysokości 45 zł.
Przykład 3: 2-dniowa podróż służbowa
- Pierwszy dzień – wyjazd o 8:00, powrót o 20:00 (12 godzin);
- Drugi dzień – wyjazd o 8:00, powrót o 14:00 (6 godzin).
W tej sytuacji przysługuje:
- za pierwszy dzień – 1 pełna dieta (45 zł);
- za drugi dzień – 0,5 diety (22,50 zł).
Łącznie: 45 zł + 22,50 zł = 67,50 zł.
Rozliczenie delegacji krajowej – wyjątki i specjalne przepisy
Przepisy dotyczące delegacji krajowych przewidują również pewne wyjątki i szczególne sytuacje. Dieta nie przysługuje pracownikowi delegowanemu do miejsca swojego stałego bądź tymczasowego zamieszkania lub któremu w trakcie krajowej podróży służbowej zapewniono pełne wyżywienie.
Istnieje możliwość uzyskania zwrotu kosztów noclegu w wysokości wyższej niż standardowa, jednak wymaga to uzgodnienia z pracodawcą. Należy wówczas pamiętać o opodatkowaniu tej nadwyżki.
Co ważne, pracownik może także ubiegać się o otrzymanie zaliczki na niezbędne koszty delegacji. W tym celu składa wniosek do pracodawcy, a wysokość zaliczki powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji wydatków. W praktyce oznacza to, że istnieje możliwość, by otrzymać środki na cele związane z delegacją już przed rozpoczęciem podróży służbowej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czemu służy dieta krajowa?
Dieta krajowa przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej, zarówno w miejscu docelowym, jak i w trakcie samej podróży.
Od jakiego miejsca liczy się delegacja?
Miejsce rozpoczęcia delegacji krajowej zależy od kilku czynników. Najczęściej zaczyna się od momentu opuszczenia siedziby firmy, jeśli to właśnie stałe miejsce pracy pracownika. Jeśli podwładny pracuje zdalnie lub ma inne ustalenia dotyczące miejsca pracy, delegacja może rozpoczynać się od jego miejsca zamieszkania. Dane te mają znaczenie m.in. dla ustalenia wysokości zwrotu kosztów przejazdu.
Najważniejsze są zawsze indywidualne ustalenia zawarte w umowie o pracę lub regulaminie pracy danej firmy. Tam powinny zostać jasno określone zasady dotyczące rozpoczęcia i zakończenia delegacji.
Czy w delegacji są nadgodziny?
Tak, w delegacji mogą wystąpić nadgodziny. Jeśli podczas delegacji krajowej pracownik wykonuje pracę poza normalnym czasem pracy tj. poza ustalonym w umowie o pracę wymiarem czasu pracy, to jest to traktowane jako nadgodziny. Mowa tu o pracy po godzinach, jeśli pracownik podczas delegacji wypełnia swoje obowiązki po wyznaczonym czasie pracy w jego stałym miejscu zatrudnienia. Praca wykonywana w delegacji w dni wolne od pracy również jest traktowana jako nadgodziny. Wypełnianie obowiązków w nocy, niezależnie od dnia tygodnia, także podlega przepisom o pracy w godzinach nadliczbowych.
Ile trzeba czekać na rozliczenie delegacji krajowej?
Zazwyczaj termin rozliczenia delegacji krajowej wynosi 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej. To okres, w którym pracownik powinien złożyć wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Termin otrzymania zwrotu kosztów wydatków zależy m.in. od wielkości firmy i jej wewnętrznych procedur, złożoności rozliczenia i liczby dokumentów do przeanalizowania czy aktualnego obciążenia działu kadr i płac.
Czy diety i ryczałty są wolne od podatku i składek ZUS?
Diety krajowe oraz ryczałty za nocleg w delegacji są zwolnione z podatku dochodowego. Nie podlegają też składkom ZUS.
