Ewidencja godzin pracy stanowi podstawę do wyliczenia należnego podwładnym wynagrodzenia oraz innych świadczeń np. dodatków przysługujących im za pracę w nadgodzinach. Prowadzenie odpowiedniej dokumentacji jest więc niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy lub wyznaczonej przez niego osobie np. pracowniku z działu kadr i płac.
Jaką formę może mieć ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona na bieżąco. Dzięki temu istnieje mniejsze ryzyko popełnienia jakiegokolwiek błędu związanego z wypłatą wynagrodzeń. Mimo to, dokumentacja może przybierać różną formę. Najczęściej spotykane rozwiązania to:
- miesięczna karta ewidencji czasu pracy – wygodna w sytuacji, w której pracownicy mają zmienne dni i godziny pracy (np. pracują w równoważnym systemie czasu pracy, wyróżniającym się zmianowością);
- roczna karta ewidencji czasu pracy – stosowana zazwyczaj w przypadku 1-zmianowego systemu podstawowego oraz pracy w stałych dniach i godzinach.
Karta czasu pracy prowadzona jest najczęściej w formie papierowej np. jako odrębna teczka z dokumentami pracownika. Możliwa jest również wersja elektroniczna. Bez względu jednak na sposób gromadzenia dokumentacji, musi być ona przechowywana przez 10 lat, zaczynając od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z danym pracownikiem.
Karta ewidencji czasu pracy
Zarówno roczna, jak i miesięczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona dla każdego pracownika osobno – powinna zawierać odpowiednie informacje dotyczące godzin, w których wykonywał on obowiązki zawodowe. Zgodnie ze zmianami od 2019 roku w karcie należy umieścić dane na temat:
- godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danej dobie pracowniczej,
- łącznej liczby przepracowanych godzin,
- liczby godzin, które zostały przepracowane w porze nocnej,
- liczby godzin nadliczbowych,
- dni wolnych od pracy (wraz z oznaczeniem powodu ich udzielenia),
- liczby godzin i miejsca pełnienia dyżuru oraz godzin jego rozpoczęcia i zakończenia,
- wymiaru oraz rodzaju wykorzystanych zwolnień od pracy,
- wymiaru oraz rodzaju innych nieobecności w pracy, które zostały usprawiedliwione,
- wymiaru nieobecności w zakładzie pracy, które nie zostały usprawiedliwione,
- czasu pracy spędzonego przez młodocianego pracownika na wykonywaniu prac wzbronionych młodocianym, których świadczenie jest dopuszczalne w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Karta ewidencji czasu pracy nie ma ściśle określonego wzoru, dlatego pracodawca sam może stworzyć jej schemat. Musi jednak pamiętać o konieczności umieszczenia w niej powyższych informacji (o ile dotyczą one danego pracownika).
Co jeszcze musi zawierać ewidencja czasu pracy pracownika?
Karta czasu pracy pracownika, do której na bieżąco wpisywane są odpowiednie dane to jednak nie jedyny dokument, który musi znaleźć się w ewidencji. Oprócz tego należy regularnie gromadzić:
● wszelkie wnioski od pracowników związane np. z udzielaniem im zwolnień, których celem jest załatwienie spraw osobistych;
● dokumenty dotyczące świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, pozostawania w gotowości do wykonywania pracy poza jej standardowymi godzinami czy wprowadzenia zadaniowego czasu pracy;
● zgody podwładnych dotyczące wymiaru ich pracy oraz, w przypadku ciężarnych pracownic, delegowania poza stałe miejsce pracy.
Prowadzenie takiego szczegółowego systemu ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Za niewywiązywanie się z niego grozi mu kara grzywny.
Kiedy ewidencja godzin pracy nie jest konieczna?
W niektórych przypadkach ewidencja godzin pracy pracownika nie jest konieczna. Dotyczy to podwładnych zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych oraz zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Mimo tego, wciąż konieczne jest ewidencjonowanie ich urlopów oraz innych nieobecności w firmie, a także dni, w których świadczyli pracę.