offboarding – jak powinno wyglądać pożegnanie pracownika w firmie?

Rozstanie z pracownikiem nie jest łatwym momentem, bez względu na to, czy odchodzi on z powodów prywatnych, czy jego zwolnienie jest spowodowane zmianami w przedsiębiorstwie. Proces offboardingu, czyli pożegnania pracownika, powinien być nieodłącznym elementem funkcjonowania firmy, która dba o swój wizerunek. Warto zadbać o to, aby „opuszczenie pokładu” odbyło się w sposób właściwy i korzystny dla obu stron. Sprawdź, z jakich etapów składa się profesjonalnie przeprowadzony offboarding.

czym jest offboarding?

Offboarding to anglojęzyczny termin, który w dosłownym znaczeniu oznacza „opuszczenie pokładu”. Określenie to funkcjonuje w biznesie i służy do opisania procesów związanych z odejściem pracownika z firmy. W ramach offboardingu podejmuje się działania mające na celu zamknięcie kwestii formalnych, sprzętowych i operacyjnych związanych z odejściem konkretnego pracownika. Im lepiej zaplanowana jest cała procedura, tym łagodniej przebiegnie pożegnanie, a firma nie straci swojej reputacji. Warto pamiętać, że offboarding nie ogranicza się jedynie do wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę, ale obejmuje również szereg innych czynności, które warto odpowiednio zorganizować.

Według danych australijskiej firmy HROnBoard ponad 70% firm nie posiada precyzyjnych protokołów, które mogłyby stanowić wskazówkę, jak właściwie przeprowadzić pożegnanie pracownika. Szefowie, bezpośredni przełożeni i współpracownicy kierują się raczej intuicją i np. kupują prezent na odejście z pracy lub wręczają referencje.

dlaczego warto zadbać o profesjonalny offboarding pracownika?

Profesjonalne przeprowadzenie offboardingu pracownika ma wiele korzyści zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Jeśli zostaje on odpowiednio przeprowadzony, pozostawia pozytywne wrażenie i wspomnienia – jest to przecież ostatnie doświadczenie pracownika związane z daną firmą, które pozwala nawet zapomnieć o dawnych konfliktach w pracy. To ważne, ponieważ każdy byłby pracownik może stać się ambasadorem marki, zarówno w kontekście produktów, jak i promowania miejsca pracy.

Proces offboardingu ma wpływ na wizerunek marki pracodawcy. Jeśli pracownik opuszcza firmę z własnej woli, warto cieszyć się jego szczęściem i życzliwie go pożegnać. Organizacja pożegnalnego spotkania lub zorganizowanie innego rodzaju wydarzenia sprawia, że pracownik czuje się doceniony i ważny dla firmy. W przypadku zwolnienia, warto zapewnić pełne wsparcie i pomoc w znalezieniu nowej pracy. 

Offboarding to nie tylko pożegnanie pracownika, ale również ważny krok w kierunku utrzymania dobrych relacji. Wielu pracowników utrzymuje kontakt z byłymi kolegami z pracy, a nawet staje się klientami lub partnerami danej firmy. Dbałość o dobrą atmosferę podczas offboardingu i utrzymanie kontaktu po odejściu pracownika może przynieść korzyści zarówno firmie, jak i samemu pracownikowi.

jak powinien wyglądać offboarding pracownika? Krok po kroku

Offboarding powinien przebiegać według określonego schematu. Jest to wieloetapowy proces, który powinien obejmować m.in. rozmowę rozstaniową, przekazanie obowiązków, dopełnienie kwestii formalnych i exit interview. 

1. Rozmowa rozstaniowa

Pierwszym krokiem w procesie offboardingu jest przeprowadzenie rozmowy rozstaniowej. W czasie tej rozmowy należy wręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub przyjąć je od niego, jak to dzieje się np. wtedy, gdy pracownik prosi o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Jest to moment, w którym warto okazać zrozumienie i wsparcie dla pracownika, niezależnie od powodów jego odejścia. Warto również omówić kwestie związane z okresem wypowiedzenia, jak na przykład urlop i ewentualna wypłata ekwiwalentu finansowego. Jeśli pracownik był związany umową lojalnościową warto też porozmawiać o tym, w jakim stopniu zawarte w niej zapisy będą rzutowały na przyszłość zawodową. 

2. Przekazanie obowiązków

Kolejnym ważnym krokiem podczas offboardingu pracownika jest przekazanie obowiązków. Wyznaczenie zastępcy i określenie sposobu przekazania mu projektów krótko- i długoterminowych jest kluczowe dla zapewnienia kontynuacji pracy. Podczas „opuszczania pokładu” należy również przekazać kontakty do klientów i kontrahentów, oddać dokumenty w wersji papierowej lub dostęp do wirtualnych dokumentów.

3. Działania administracyjne (kwestie formalne)

Offboarding pracownika wiąże się również z koniecznością przeprowadzenia działań administracyjnych. Należy zebrać wszelkie dokumenty związane z pracownikiem i dbać o ich odpowiednie przechowywanie. Pracownik powinien oddać udostępnione mu narzędzia pracy takie jak komputer, telefon komórkowy czy samochód służbowy. 

4. Exit interview

Exit interview to rozmowa, która odbywa się z pracownikiem przed jego odejściem. Ma ona na celu zebranie informacji zwrotnych dotyczących pracy w firmie i możliwości poprawy procesów rekrutacyjnych, onboardingowych czy pracy zespołowej. Exit interview jest również okazją do podziękowania pracownikowi za jego wkład i zaangażowanie w życie firmy. Pracownik może również wyrazić swoje opinie i sugestie dotyczące działalności firmy.

5. Utrzymanie relacji z byłym pracownikiem

Po zakończeniu procesu offboardingu ważne jest utrzymanie relacji z byłym pracownikiem. Może to obejmować zaproszenie go na wydarzenia firmowe, wysyłanie informacji o nowościach w firmie lub ofertach pracy, które mogą go zainteresować. Dbałość o relacje z byłymi pracownikami może przynieść korzyści w przyszłości, na przykład w postaci rekomendacji czy nawiązania współpracy.

najczęściej popełniane błędy podczas offboardingu

Największym błędem podczas rozstania z pracownikiem jest brak rozmowy rozstaniowej i jasnej komunikacji, która może prowadzić do frustracji i nieporozumień z odchodzącym pracownikiem i członkami zespołu, którzy pozostają. Zwalnianie pracowników „z dnia na dzień” odbija się na reputacji przedsiębiorstwa i negatywnie wpływa na opinię o firmie. Częstym błędem są zaniedbania formalne, przez które były pracownik nie może skupić się na nowych zadaniach. 

Brak docenienia wkładu odchodzącego pracownika w rozwój firmy może negatywnie wpłynąć na jego morale i motywację.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

skąd wzięła się koncepcja offboardingu?

Początki offboardingu można wiązać z rozwojem zarządzania zasobami ludzkimi w XX wieku, kiedy firmy zaczęły dostrzegać znaczenie płynnego przekazywania obowiązków i utrzymania pozytywnych relacji z odchodzącymi pracownikami. W latach 70. XX wieku zaczęły pojawiać się pierwsze publikacje na temat offboardingu, np. artykuł „The Offboarding Process” autorstwa L.H. Fischera opublikowany w 1979 roku w „Personnel Journal”. 

jak zakomunikować pracownikowi odejście z pracy?

Przełożony powinien zakomunikować pracownikowi odejście z pracy odpowiednio wcześniej, profesjonalnie, bez zbędnych emocji oraz z zachowaniem wszelkich zasad kultury osobistej. 

jak poinformować klientów o odejściu pracownika?

Po odejściu pracownika należy bezzwłocznie poinformować klientów firmy, kto przejmuje jego obowiązki i do kogo należy się zwracać w określonych sprawach. Można zrobić to drogą mailową, zamieścić informację na stronie internetowej i w social mediach lub skorzystać ze wszystkich dostępnych kanałów.