macierz Eisenhowera – zaplanuj zadania i zarządzaj czasem pracy

Macierz Eisenhowera to popularna metoda priorytetyzacji zadań. Przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy pojawia się nawał pracy i trudno jest wybrać najważniejsze zadania. Macierz ta składa się z czterech ćwiartek.

Macierz Eisenhowera została stworzona przez generała Dwighta Eisenhowera, czyli trzydziestego czwartego prezydenta Stanów Zjednoczonych. To właśnie on zasłynął z ważnego zdania: „What is important, is seldom urgent and what is urgent, is seldom important”, co można przetłumaczyć na język polski jako „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. 

Charakterystyka macierzy Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to narzędzie do priorytetyzacji i zarządzania czasem. Do dwóch głównych celów stosowania jej należy lepsze wykorzystywanie czasu, a także ograniczenie jego marnotrawienia. Matryca przydaje się przede wszystkim tym osobom, które żyją w ciągłym „niedoczasie”, mają bardzo dużo spraw na głowie, często pojawia się u nich stres i napięcie nerwowe związane z koniecznością sprostania różnym obowiązkowym. Narzędzie to pomaga więc w skuteczniejszym zarządzaniu czasem i zwiększeniu swojej produktywności. Autor macierzy, prezydent Eisenhower, podzielił zadania na dwie główne kategorie:

1. Zadania ważne, które mają szczególne znaczenie dla jednostki, ponieważ wiążą się z jej misją, celami i wartościami – mogą one dotyczyć zarówno sfery zawodowej, jak i prywatnej. Realizowanie ich jest bardzo istotne, ponieważ zwykle przynosi pozytywne konsekwencje (satysfakcja, korzyści finansowe), niezrealizowanie może natomiast wiązać się z negatywnymi skutkami. To właśnie ważne zadania mają znaczenie w perspektywie długoterminowej, dlatego też nie należy ich zaniedbywać. 
2. Zadania pilne, które mają bliski termin i konieczne jest ich szybkie wykonanie – czasami czas na zrobienie takiego zadania to kilka godzin, a czasami kilka dni, więc są to elementy krótkoterminowe. Planując wykonanie takich czynności, należy wziąć pod uwagę nie tylko priorytet danego zadania, lecz także czas jego wykonywania i nieprzewidziane okoliczności. 

przeczytaj też: technika Pomodoro pomaga w skutecznym zarządzaniu czasem

Na podstawie tych dwóch głównych kategorii zadań Eisenhower stworzył macierz składającą się z czterech ćwiartek, które tworzą:

• zadania ważne i pilne – najważniejsze do wykonania; potrzebna jest tu umiejętność zarządzania kryzysowego;
• zadania ważne i niepilne – sprawy istotne i strategiczne, które nie mają konkretnego terminu wykonania. Dotyczą realizacji marzeń oraz celów i od nich zależy jakość życia;
• zadania nieważne i pilne – zawiera elementy, które trzeba szybko wykonać, jednak nie są one ważne. Priorytetyzacja wskazuje więc na to, że można na chwilę odłożyć je na bok;
• zadania nieważne i niepilne – mogą to być różne zachcianki, sprawy, które najlepiej zostawić na sam koniec. 

Macierz Eisenhowera: przykłady zadań 

Warto przedstawić przykłady konkretnych zadań z zakresu pracy i biznesu. Zadaniem ważnym i pilnym może być obsłużenie reklamacji klienta, zatrudnienie nowego pracownika na ważne stanowisko lub przygotowanie prezentacji do pracy. Ważne i niepilne z kolei jest nawiązanie kontaktu z nowym klientem oraz napisanie bloga na stronę firmową. Zadaniem nieważnym i pilnym może być polecenie od szefa, które nie wpływa na ważne aspekty pracy w firmie, a nieważnym i niepilnym np. czytanie e-maili, których nie jest się interesariuszem lub wypicie kawy ze znajomym z pracy. 

Zastosowanie macierzy Eisenhowera

Najważniejsze zastosowanie macierzy Eisenhowera to planowanie swoich zadań na dany dzień, miesiąc lub kwartał. Priorytetyzacja jest tutaj wyjątkowo istotna i pozwala na opracowanie szczegółowego harmonogramu. Dodatkowo zadania już wykonane należy usuwać ze swojego planu, aby stworzyć tam przestrzeń dla czegoś nowego.