metoda ALPEN – w jaki sposób efektywnie zarządzać swoim czasem?

Metoda ALPEN to bardzo klasyczna, prosta i efektywna technika, której wdrożenie zwykle nie zajmuje dużo czasu. Kluczem do sukcesu jest tutaj systematyczność oraz układanie precyzyjnych harmonogramów na początku każdego dnia.

Umiejętność zarządzania czasem we współczesnym świecie jest niezbędna. W końcu prawie każdego dnia trzeba zmierzyć się z wieloma zadaniami, niektórymi bardziej, a innymi mniej skomplikowanymi. W realizacji priorytetów mogą przeszkadzać różne dystraktory, czyli rozpraszacze, np. media społecznościowe, wiadomości w telefonie, rozmowy z rodziną lub współpracownikami. W takiej sytuacji często pojawia się frustracja i rozdrażnienie, a doskonałym sposobem na rozwiązanie problemu jest zastosowanie niemieckiej metody ALPEN.

Charakterystyka metody ALPEN

Nazwa metody ALPEN pochodzi od pięciu niemieckich słów, które odpowiadają kolejnym etapom planowania. Poszczególne kroki to:

1. Aufgaben (zadania) – sporządzenie listy kroków na cały dzień, czyli harmonogramu zadań. Na przygotowanie jej należy przeznaczyć od 10 do 20 minut. Na liście najlepiej umieścić nie tylko zadania na dziś, lecz także elementy niezrealizowane z poprzednich dni oraz rutynowe zadania. 
2. Lange Schatzen (czas trwania) – oszacowanie czasu potrzebnego do wykonania wszystkich czynności na liście. Należy kierować się realnymi możliwościami zrobienia poszczególnych zadań oraz oszacować własne siły. 
3. Pufferzeiten Einplanen (planowanie bufora czasowego) – w tym kroku do każdej z czynności należy dodać bufor czasowy 40% lub po prostu skrócić o 40% czas, który jest do dyspozycji. Przykładowo, jeśli jedno zadanie ma trwać godzinę, to po dodaniu 40% zajmie godzinę i 24 minuty. W ten sposób realnie zmniejsza się czas na wykonanie innych zadań, na odpoczynek, sen i potrzeby fizjologiczne. 
4. Entscheidungen Treffen (podejmowanie decyzji) – każdemu z zadań należy nadać priorytet, na przykład przypisując kolejno litery A, B, C i D lub zgodnie z zasadami macierzy Eisenhowera. 
5. Nachkontrolle (kontrola) – konieczna jest dokładna kontrola czasu zadań oraz postępów ich wykonania. Czynności, które nie zostały ukończone, należy przenieść na następny dzień. 

przeczytaj też: technika Pomodoro pomaga w skutecznym zarządzaniu czasem

Planowanie zgodnie z metodą ALPEN jest skuteczne tylko wtedy, gdy stanie się codziennym nawykiem. Oznacza to, że taki harmonogram należy tworzyć każdego dnia rano, ostatecznie wieczorem. W ten sposób można dokładnie zaplanować czas i skuteczniej zarządzać pracą. Zgodnie z metodą ALPEN cele najlepiej zapisywać w formie list: głównej, miesięcznej, tygodniowej i dziennej. Taki podział umożliwia priorytetyzowanie zadań. 

Zastosowanie metody ALPEN

Metoda ALPEN przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na łatwiejsze osiąganie celów i eliminację rozpraszaczy. Dodatkowo można dowiedzieć się tego, ile faktycznie trwają poszczególne czynności oraz na co traci się czas w ciągu dnia, zamiast je wykonywać. Metoda ALPEN zmniejsza poziom stresu i sprawia, że możliwe jest uporządkowanie nie tylko swojego dnia, lecz także całego życia. Pozwala przewidywać przerwy, a jednocześnie umożliwia elastyczność czasową i modyfikacje, wraz z uwzględnieniem nieprzewidzianych sytuacji. Ta technika jest świetna w kontekście priorytetyzacji zadań, planowania czasu oraz dbania o własny komfort psychiczny. Metoda ALPEN sprawia, że stosująca ją osoba poprawia swoje samopoczucie i lepiej podchodzi do codziennych zadań. Zgodnie z jej założeniami każda minuta planowania pozwala na zaoszczędzenie aż 10 minut w ciągu dnia.