Współpraca między pracodawcą a pracownikiem na podstawie umowy o pracę musi zawsze zakończyć się wydaniem świadectwa pracy. Jednak nie wszyscy wiedzą, kiedy należy je wystawić, co powinno ono zawierać oraz jak prawidłowo je przygotować. Poznaj najważniejsze aspekty świadectwa pracy, począwszy od definicji tego dokumentu, aż po praktyczne wskazówki dotyczące jego sporządzania i korygowania.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Niezależnie od rodzaju umowy o pracę – czy to umowa na czas nieokreślony, określony czy też na okres próbny – pracodawca musi wystawić to zaświadczenie. Stanowi ono potwierdzenie zatrudnienia danej osoby oraz zawiera kluczowe informacje dotyczące przebiegu współpracy.

Zgodnie z art. 99 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w następujących sytuacjach:

  • rozwiązanie umowy o pracę na wniosek pracownika – w tym przypadku pracodawca ma 7 dni na rozwiązanie umowy i wydanie świadectwa pracy;
  • rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę – w tym przypadku pracodawca musi rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia i wydać świadectwo pracy w dniu rozwiązania umowy;
  • wygaśnięcie umowy o pracę – w tym przypadku pracodawca musi wydać świadectwo pracy w dniu wygaśnięcia umowy.

Zobacz także: Jak przebranżowić się w wieku 30, 40, 50 lat? Sprawdzone porady.

Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy?

Obowiązek wystawienia świadectwa pracy ma charakter bezwzględny i dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca nie może uzależniać tego od żadnych dodatkowych czynności ze strony pracownika, takich jak na przykład dokończenie projektu czy zwrot służbowego sprzętu. Świadectwo należy wydać zarówno w przypadku rozwiązania umowy, jak i jej wygaśnięcia.

Wyjątek od tej reguły występuje, gdy spełnione są jednocześnie trzy warunki:

  1. Pracodawca kontynuuje współpracę z pracownikiem.
  2. Najpóźniej w ciągu 7 dni od wygaśnięcia poprzedniej umowy pracodawca nawiązuje z pracownikiem nowy stosunek pracy.
  3. Pracownik nie złożył wniosku o wystawienie świadectwa pracy.

W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy. Warto jednak pamiętać, że w każdej sytuacji pracownik może złożyć wniosek o jego wystawienie, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Termin wystawienia świadectwa pracy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu, w którym pracownik zachowuje status pracownika. Oznacza to, że:

  • w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, będzie to ostatni dzień okresu wypowiedzenia;
  • przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia będzie to dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy;
  • jeśli umowa została rozwiązana wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta, będzie to ostatni dzień jej obowiązywania;
  • w przypadku wygaśnięcia umowy będzie to dzień, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy;
  • przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron będzie to dzień określony w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy.

Istnieje jednak wyjątek od tej reguły – jeśli z przyczyn obiektywnych (np. nieobecność pracodawcy lub korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej) nie jest możliwe wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu, pracodawca ma 7 dni na jego doręczenie pracownikowi.

Przeczytaj również: Off boarding – jak powinno wyglądać pożegnanie pracownika w firmie?

Zawartość świadectwa pracy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami świadectwo pracy musi zawierać następujące informacje:

  • okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy;
  • rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska;
  • tryb rozwiązania lub podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy;
  • informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego, takie jak: wykorzystany urlop wypoczynkowy, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy, bezpłatny; okresy nieskładkowe, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty; zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym; należności ze stosunku pracy niezaspokojone z powodu braku środków finansowych.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy ponadto umieścić informacje o wysokości wynagrodzenia i jego składnikach oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Błędy w świadectwie pracy

Może się zdarzyć, że pracodawca popełni błąd przy wypełnianiu świadectwa pracy, np. nieprawidłowo określi tryb rozwiązania umowy lub nieprecyzyjnie wskaże wykorzystane urlopy. W takiej sytuacji pracownik ma prawo w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie.

Jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownikowi przysługuje kolejne 14 dni na złożenie żądania sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Warto podkreślić, że możliwość korekty świadectwa nie jest ściśle ograniczona czasowo – zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zgłosić błędy w dokumencie nawet po upływie wielu miesięcy czy lat.

Sankcje za niewydanie lub nieterminowe wydanie świadectwa pracy

Zgodnie z przepisami brak wystawienia pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Ponadto pracownik może wnieść przeciwko pracodawcy pozew o naprawienie szkody, która została wyrządzona na skutek niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Pracownik może zgłosić niewydanie lub nieterminowe wydanie świadectwa pracy do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) ustnie lub pisemnie albo pisemnie do prokuratury. W zgłoszeniu należy podać dane pracownika i pracodawcy, opisać zaistniałą sytuację i podać dowody na potwierdzenie zaistniałej sytuacji (np. kopię wezwania do wydania świadectwa pracy, korespondencję z pracodawcą).

Duplikat i sprostowanie świadectwa pracy

Jeśli zgubiłeś lub przypadkowo zniszczyłeś swoje świadectwo pracy, możesz uzyskać jego duplikat. Istnieje kilka sposobów na uzyskanie duplikatu świadectwa pracy.

Najprostszym i najszybszym sposobem na uzyskanie duplikatu jest zgłoszenie się do byłego pracodawcy. Ma on obowiązek wydać duplikat świadectwa pracy na pisemny wniosek pracownika. We wniosku należy zawrzeć:

  • dane identyfikacyjne pracownika (imię i nazwisko, adres, PESEL);
  • dane identyfikacyjne pracodawcy (nazwę firmy, adres);
  • okres trwania umowy o pracę;
  • rodzaj wykonywanej pracy;
  • informację o tym, że pracownik prosi o duplikat świadectwa pracy.

Pracodawca ma 7 dni na wydanie duplikatu świadectwa pracy. Dokument powinien być zgodny z oryginałem i zawierać wszystkie wymagane informacje.

Jeśli były pracodawca odmówi wydania duplikatu świadectwa pracy, możesz zwrócić się do sądu pracy. W tym celu powinieneś złożyć pozew o wydanie świadectwa pracy. Do pozwu należy dołączyć kopię wniosku o wydanie duplikatu świadectwa pracy złożonego do byłego pracodawcy oraz dowody na potwierdzenie zatrudnienia (np. umowę o pracę, zaświadczenia o wynagrodzeniu). Jeśli sąd uwzględni pozew, były pracodawca zostanie zobowiązany do wydania duplikatu świadectwa pracy.

Świadectwo pracy a odszkodowanie

Jeśli pracodawca nie wyda pracownikowi świadectwa pracy w ogóle lub dokument ten będzie zawierał błędy, pracownik może wnieść przeciwko niemu pozew o naprawienie szkody. Może to być sytuacja, w której z powodu braku lub nieprawidłowości świadectwa pracownik nie mógł podjąć nowego zatrudnienia.

Sąd może wówczas zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie za czas pozostawania bez pracy, jednak nie dłuższy niż za 6 tygodni. Warunkiem uzyskania odszkodowania jest wykazanie przez pracownika, że poniesiona przez niego szkoda jest bezpośrednio związana z zaniechaniem lub błędami pracodawcy w zakresie wydania świadectwa pracy.

Świadectwo pracy a przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2019 roku wraz z wydaniem świadectwa pracy pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • możliwości odbioru tej dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie okresu jej przechowywania;
  • zniszczeniu dokumentacji w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym terminie.

Dzięki temu pracownik może świadomie zaplanować odbiór ważnych dokumentów po zakończeniu zatrudnienia.

Automatyczne generowanie świadectwa pracy

Dla pracodawców, którzy chcą usprawnić proces wystawiania świadectw pracy, dostępne są nowoczesne narzędzia kadrowo-płacowe. Nowoczesne systemy umożliwiają automatyczne generowanie świadectwa pracy na podstawie danych zgromadzonych w module ewidencji czasu pracy i rozliczeń pracowniczych. Pozwala to uniknąć błędów i zaoszczędzić cenny czas.

Umowa zlecenie a świadectwo pracy

Zależność świadectwo pracy a umowa zlecenie nie występuje. Oznacza to, że zleceniodawca nie może wystawić zleceniobiorcy takiego dokumentu, ponieważ nie łączy ich stosunek pracy, a jedynie umowa cywilnoprawna.

Świadectwo pracy przy umowie zleceniu może być zastąpione zaświadczeniem o zatrudnieniu. Takie pismo potwierdza jednak tylko sam fakt pracy w danej firmie i nie daje dodatkowych przywilejów, np. wliczenie czasu trwania umowy do stażu pracy i ustalenie na tej podstawie wymiaru urlopu wypoczynkowego.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile jest czasu na wydanie świadectwa pracy?

Zgodnie z art. 99 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu pracy pracownika.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady:

  1. Jeśli pracodawca planuje nawiązać z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, to świadectwo pracy może zostać wydane w ciągu 7 dni od złożenia przez pracownika wniosku o jego wydanie.
  2. Jeśli pracownik nie złożył wniosku o wydanie świadectwa pracy, to pracodawca może je przesłać mu na adres zamieszkania pracownika lub osoby upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Po jakim czasie otrzymuje się świadectwo pracy?

Przepisy prawne nie określają jednak maksymalnego czasu oczekiwania na otrzymanie świadectwa pracy, ale pracodawca jest zobowiązany do jego wydania pracownikowi w rozsądnym terminie. W praktyce większość pracodawców dostarcza świadectwo pracy w ciągu kilku dni lub tygodni od zakończenia zatrudnienia. 

Warto pamiętać, że czas oczekiwania może się różnić w zależności od firmy i innych czynników, takich jak skomplikowany proces biurokratyczny lub intensywny grafik kadry. W przypadku dużych firm z rozbudowanymi strukturami personalnymi czas oczekiwania może się nieco wydłużyć. 

Skąd mam wziąć świadectwo pracy?

Istnieją dwa sposoby na uzyskanie świadectwa pracy:

  1. Bezpośrednio od pracodawcy na podstawie pisemnego wniosku o wydanie duplikatu. Podanie powinno zawierać Twoje dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres, PESEL); dane identyfikacyjne pracodawcy (nazwę firmy, adres); okres trwania umowy o pracę; rodzaj wykonywanej pracy oraz informację o tym, że prosisz o duplikat świadectwa pracy.
  2. Za pośrednictwem sądu pracy. Z tego rozwiązania warto skorzystać np. wtedy, gdy były pracodawca odmówi wydania duplikatu świadectwa pracy. Sprawę rozpoczyna pozew, który należy skonstruować według ogólnie obowiązujących wytycznych. 

Co musi się znaleźć w świadectwie pracy?

Zgodnie z art. 99 kodeksu pracy świadectwo pracy musi zawierać następujące informacje:

  • dane identyfikacyjne pracownika – imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, datę urodzenia;
  • dane identyfikacyjne pracodawcy – nazwę firmy, adres siedziby, numer REGON;
  • informacje o okresie zatrudnienia – datę rozpoczęcia i zakończenia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę (np. umowa o pracę na czas określony, umowa o pracę na czas nieokreślony), wymiar czasu pracy (np. pełny etat, pół etatu);
  • informacje o rodzaju wykonywanej pracy – stanowisko zajmowane przez pracownika, opis rodzaju wykonywanej pracy;
  • informacje o podstawie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. art. 56 kodeksu pracy, art. 81 kodeksu pracy), okres wypowiedzenia;
  • dodatkowe informacje, które mogą znaleźć się na świadectwie pracy (na żądanie pracownika), np. informacje o wynagrodzeniu za pracę, wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, okresach niezdolności do pracy, szkoleniach i kursach ukończonych przez pracownika.

Należy pamiętać, że świadectwo pracy powinno być wystawione w języku polskim i zawierać podpis pracodawcy. Pracownik ma prawo wglądu do świadectwa pracy przed jego wydaniem.

tags:

podobne artykuły