UODO zawiera szereg regulacji prawnych dotyczących gromadzenia danych osobowych i posługiwania się nimi. Celem zbioru przepisów administracyjno-prawnych jest zapewnienie i ochrona prawa do prywatności każdej osoby. Ustawa o ochronie danych osobowych powinna być bezwzględnie przestrzegana przez pracodawców.
UODO, czyli ustawa o ochronie danych osobowych
Ustawa o ochronie danych osobowych (w skrócie: UODO) nie jest nowością w polskim prawie – istnieje już od 29 sierpnia 1997 roku. Jej treść została jednak w znacznym stopniu zmodyfikowana. Konieczność aktualizacji wynikała z wprowadzenia rozporządzenia o ochronie danych osobowych przez Parlament Europejski i Radę (UE). Ustawa RODO została uchwalona 27 kwietnia 2016 roku. Jej głównym zadaniem jest umożliwienie swobodnego przepływu danych osobowych na terenie Unii Europejskiej oraz wdrożenie jednolitego sposobu ich przetwarzania.
Nowa ustawa o ochronie danych osobowych w Polsce została uchwalona 10 maja 2018 roku przez Sejm RP VIII kadencji. Zawarte w niej postanowienia i regulacje obowiązują od 25 maja 2018 roku. Aktualna ustawa o ochronie danych osobowych zapewnia m.in. odpowiednie stosowanie RODO i wprowadza tzw. organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych, czyli funkcję Prezesa Urzędu Danych Osobowych. Co istotne, akt prawny doczekał się dwóch nowelizacji – ostatnia nastąpiła w 2019 roku.
Ustawa RODO a rekrutacja
Ustawa o danych osobowych zawiera wiele ważnych informacji z punktu widzenia pracowników i pracodawców. Jej postanowienia ustalają m.in. jakie dane mogą być przetwarzane podczas procesu rekrutacji. Bez względu na to, w jaki sposób pozyskuje się nowe osoby do pracy, muszą one podać stosowne informacje na swój temat – znajdują się one w dokumentach aplikacyjnych, np. w CV i liście motywacyjnym. Ustawa o ochronie danych ściśle określa, czego pracodawca może oczekiwać w tej kwestii. Zgodnie z przepisami rekruter zawsze ma prawo żądać od kandydata do pracy podania takich informacji, jak:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe (zgodnie z ustawą RODO kandydat sam określa ich zakres – może podać np. tylko numer telefonu albo adres mailowy),
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- doświadczenie zawodowe.
Ustawa o przetwarzaniu danych osobowych ustala więc, że przełożony nie może wymagać zamieszczenia w CV zdjęcia, a także informacji dotyczących zainteresowań, ukończonych szkoleń i certyfikatów oraz życia prywatnego. Mogą być one przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie wtedy, gdy pracownik wyrazi na to zgodę.
Kwestia dobrowolnej i świadomej zgody pracownika ma duże znaczenie w procesie rekrutacji. Aby wysłane CV lub list motywacyjny mogły być wzięte pod uwagę, najlepiej umieścić w nich specjalną klauzulę – jej treść znajduje się najczęściej w konkretnej ofercie pracy.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych na poziomie rekrutacji pracodawca musi też dopełnić tzw. obowiązek informacyjny. Polega on na przekazaniu kandydatowi do pracy najważniejszych wiadomości dotyczących m.in. nazwy, adresu i kontaktu do przedsiębiorstwa, celu przetwarzania danych osobowych oraz prawa do ich usunięcia.
Ochrona danych osobowych – ustawa i jej postanowienia w kwestii okresu zatrudnienia
Aktualna ustawa o ochronie osobowych określa też, jakich informacji może wymagać pracodawca od osoby, która została zatrudniona w jego firmie. Zgodnie z prawem pracownik ma obowiązek podać:
- adres,
- numer PESEL,
- numer rachunku bankowego.
W niektórych sytuacjach szef ma możliwość poproszenia podwładnego o dostarczenie innych informacji na temat jego lub jego bliskiej rodziny. Ustawa RODO dopuszcza taką ewentualność, gdy dane te są konieczne ze względu na szczególne uprawnienia, które przysługują zatrudnionej osobie i wynikają bezpośrednio z prawa pracy. Przykładem takiej sytuacji jest korzystanie z urlopu rodzicielskiego.