Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj dni wolnych od pracy, które przysługują pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Jego celem jest umożliwienie im załatwienia spraw związanych z ważnymi wydarzeniami w życiu osobistym, takimi jak narodziny dziecka czy pogrzeb babci. Sprawdź, kiedy przysługuje urlop okolicznościowy, w jakim wymiarze i jakie są zasady jego przyznawania.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy to dni wolne, które przysługują pracownikom w związku z wystąpieniem szczególnych wydarzeń życiowych, takich jak ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby. Warto zaznaczyć, że urlop ten ma charakter płatny, co oznacza, że pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia w czasie jego trwania. Co ważne, nie wlicza się też do limitu dni urlopu wypoczynkowego. W praktyce oznacza to, że dni wolne z powodu wyjątkowych okoliczności w życiu nie są odliczane od przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.
Zobacz także: Wniosek o urlop ojcowski – jak wygląda i co zawiera?
Urlop okolicznościowy – co mówią przepisy?
Przepisy dotyczące urlopu okolicznościowego są zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r., które precyzuje, w jakich sytuacjach pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy oraz jakie są zasady jego przyznawania.
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje w ściśle określonych sytuacjach.
- Ślub pracownika – pracownik ma prawo do dwóch dni urlopu okolicznościowego na własny ślub. Dni te mogą być wykorzystane w dowolnym terminie, niekoniecznie w dniu ceremonii. Przykładowo, możesz wziąć wolne już przed ślubem na załatwienie formalności przedślubnych lub po uroczystości – na odpoczynek po weselu i przygotowanie do podróży poślubnej.
- Ślub dziecka – w przypadku ślubu dziecka pracownik może wziąć jeden dzień urlopu okolicznościowego. Podobnie jak w przypadku własnego ślubu, pracownik może wykorzystać ten dzień w dowolnym terminie i przeznaczyć go np. na pomoc w przygotowaniach do wesela.
- Narodziny dziecka – urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka przysługuje pracownikowi w wymiarze dwóch dni. Dni te mogą być wykorzystane zarówno w dniu narodzin, jak i później, aby pomóc partnerce w opiece nad noworodkiem. Z urlopu na tę okoliczność korzystają ojcowie, ponieważ świeżo upieczone mamy – zatrudnione na podstawie umowy o pracę – mogą już korzystać z urlopu macierzyńskiego.
- Śmierć bliskiej osoby – w przypadku śmierci bliskiej osoby pracownik ma prawo do jednego lub dwóch dni urlopu okolicznościowego, w zależności od stopnia pokrewieństwa. Dwa dni przysługują w przypadku śmierci małżonka, dziecka, rodziców, ojczyma czy macochy, natomiast jeden dzień z powodu śmierci rodzeństwa, teściowej, teścia, babci, dziadka czy innych osób pozostających na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Wymiar urlopu okolicznościowego
Wymiar urlopu okolicznościowego może wynosić od jednego do dwóch dni, w zależności od sytuacji, która go uzasadnia.
Wymiar urlopu okolicznościowego
Zasady przyznawania urlopu okolicznościowego
Pracownik, który chce skorzystać z urlopu okolicznościowego, powinien złożyć odpowiedni wniosek do swojego pracodawcy (podanie o urlop). O zamiarze skorzystania z urlopu należy poinformować najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy, chyba że sytuacja jest nagła, jak w przypadku narodzin dziecka czy śmierci bliskiej osoby. Prawo pracy nie określa ściśle, kiedy dokładnie należy złożyć podanie. Dobre praktyki nakazują poinformować pracodawcę o swojej nieobecności w sposób, który umożliwi mu odpowiednie zorganizowanie pracy, szczególnie w przypadku zaplanowanych wydarzeń, takich jak ślub.
Wniosek o urlop okolicznościowy powinien mieć określoną formę. Musi zawierać dane pracownika i pracodawcy, datę oraz okoliczność, która uzasadnia wniosek. Nie ma obowiązku dołączania dokumentów potwierdzających prawo do urlopu, jednak pracodawca może ich zażądać (np. aktu zgonu, aktu ślubu, aktu urodzenia dziecka).
Urlop okolicznościowy nie musi być wykorzystany dokładnie w dniu pogrzebu czy ślubu, jednak jego termin powinien być ściśle związany z datą tego wydarzenia. Pracodawca może zakwestionować wniosek, jeśli dni wolne nie będą miały związku z okolicznością, np. jeśli pracownik będzie chciał wziąć urlop okolicznościowy z powodu śmierci babci miesiąc po ceremonii pogrzebowej.
Jak powinien wyglądać wniosek o urlop okolicznościowy?
Wniosek o urlop okolicznościowy – podobnie jak np. o urlop opiekuńczy czy wypoczynkowy – można złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Powinien on zawierać następujące informacje:
- imię i nazwisko pracownika;
- dane pracodawcy;
- liczbę dni urlopu oraz daty, w których ma on być wykorzystany;
- okoliczność uprawniająca do skorzystania z urlopu;
- podpis pracownika.
Wiele firm ma gotowe wzory podań o urlop. W przypadku korzystania z systemów HR wnioskowanie o urlop okolicznościowy staje się prostsze i szybsze, co zwiększa efektywność komunikacji między pracownikami a działem kadr.
Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy
Urlop okolicznościowy i urlop wypoczynkowy to dwa różne rodzaje urlopów, które służą różnym celom. Chociaż oba są ważne dla pracownika, to ich charakter i zasady udzielania są odmienne. Co najważniejsze, urlop okolicznościowy nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że pracownik, który wykorzystał już wszystkie dni urlopu wypoczynkowego, może nadal korzystać z przysługujących mu dni wolnych w związku z narodzinami dziecka czy śmiercią bliskiej osoby.
Urlop okolicznościowy
Ta forma urlopu przysługuje w związku z wystąpieniem określonych zdarzeń życiowych, takich jak ślub, pogrzeb, narodziny dziecka. Choć nie jest bezpośrednio wymieniony w kodeksie pracy, jego zasady są szczegółowo uregulowane w rozporządzeniach wykonawczych (w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.). Jego wymiar to 1 lub 2 dni, które należy wykorzystać w celu załatwienia spraw osobistych, związanych z ważnymi wydarzeniami w życiu. Dni wolne nie muszą przypadać dokładnie w dzień ślubu czy pogrzebu, jednak ich termin musi być bezpośrednio związany z datą okoliczności.
Urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy jest udzielany w celu regeneracji sił pracownika i zapobiegania wypaleniu zawodowemu. Podstawa prawna to kodeks pracy, a wymiar został określony w przepisach i zależy od stażu pracy. Pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym. Zaległy urlop nie przepada – możesz wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Jeśli pracodawca nie udzieli Ci urlopu, możesz domagać się wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni.
Czy można unieważnić urlop okolicznościowy?
Przepisy nie określają jednoznacznie, w jakim czasie należy wykorzystać urlop okolicznościowy. Jednak w przypadku, gdy pracownik wnioskował o urlop w związku z danym wydarzeniem, przyznane dni wolne powinny mieć z nim bezpośredni związek – mogą zostać wykorzystane przed wyjątkową okolicznością lub po niej. Pracodawca może zakwestionować wniosek, jeśli dni wolne mają przypadać na znacznie późniejszy termin, np. miesiąc po ślubie czy pogrzebie.
Urlop okolicznościowy – przykłady
W praktyce zdarzają się różne sytuacje związane z korzystaniem z urlopu okolicznościowego. Oto kilka przykładów.
Pracownik, który planuje ślub na 15 sierpnia, może złożyć wniosek o dni wolne na 13 i 14 sierpnia, aby załatwić wszystkie formalności oraz przygotować się do ceremonii.
Jeśli dziecko urodziło się 1 września, ojciec może skorzystać z dwóch dni urlopu okolicznościowego, aby pomóc partnerce w pierwszych dniach po porodzie. Pierwszym dniem wolnym może być też 31 sierpnia – dzień, w którym para pojechała do szpitala. Gdy akcja porodowa rozpoczyna się nagle, pracownik może złożyć podanie w późniejszym terminie i wystarczy, jeśli poinformuje szefa o zaistniałej sytuacji za pośrednictwem SMS-a.
W przypadku śmierci ojca pracownik ma prawo do dwóch dni urlopu. Może wykorzystać je na organizację pogrzebu oraz załatwienie formalności związanych z jego śmiercią. Co ważne, dni urlopu okolicznościowego nie muszą być wykorzystane za jednym razem – można wziąć jeden dzień na załatwienie najważniejszych formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego i w zakładzie pogrzebowym, a drugi w dniu pogrzebu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Tak, urlop okolicznościowy jest płatny. Pracownik, korzystając z tego typu dni wolnych, zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego obejmuje zarówno część zasadniczą, jak i zmienne składniki wynagrodzenia.
Czy pracodawca musi udzielić urlopu okolicznościowego?
Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu okolicznościowego, jeśli występuje zdarzenie uprawniające do urlopu i pracownik złoży odpowiedni wniosek. Pracodawca może zakwestionować podanie o urlop okolicznościowy, jeśli termin dni wolnych nie ma związku z wydarzeniem. Pracodawca może poprosić o przedstawienie odpowiednich dokumentów potwierdzających zaistniałe zdarzenie (np. aktu zgonu, zaproszenia na ślub).
Czy mogę podzielić urlop okolicznościowy na kilka dni?
Tak, w większości przypadków możesz podzielić urlop okolicznościowy na kilka dni. Nie ma wymogu, aby wykorzystać wszystkie dni urlopu w jednym ciągu.
Czy urlop okolicznościowy przysługuje również w przypadku śmierci dalszych krewnych?
Zazwyczaj urlop okolicznościowy przysługuje w przypadku śmierci najbliższych członków rodziny. Jednakże, w niektórych przypadkach, np. w przypadku śmierci osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką, może przysługiwać również urlop na pogrzeb takiej osoby.
Czy urlop okolicznościowy przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę?
Nie, urlop okolicznościowy nie przysługuje tylko pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Najczęściej urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. Osoby zatrudnione przez agencję pracy tymczasowej, które są delegowane do pracy u innego pracodawcy, również mają prawo do urlopu okolicznościowego.
