koordynator projektu

Koordynator projektu to osoba zajmująca się na co dzień nadzorem nad jednym lub kilkoma projektami. Pracownik na tym stanowisku nie tylko nadzoruje zadania zespołu, lecz także kontaktuje się z klientem i podwykonawcami, kierownictwem, jak również monitoruje przebieg działań nad projektem, omawia zmiany oraz nadzoruje kwestie techniczne. Koordynator projektu może pracować w różnych miejscach – do najpopularniejszych z nich należą placówki edukacyjne, firmy budowlane lub architektoniczne, organizacje zajmujące się pozyskiwaniem środków z Unii Europejskiej, a także korporacje międzynarodowe oraz inne większe firmy. Projekt może być zarówno krótkoterminowy, jak i rozciągnięty w czasie. W tym kontekście stanowisko koordynatora projektu jest więc wieloaspektowe i może się odnosić do różnych miejsc zatrudnienia.

Przeczytaj również: Technika Pomodoro pomaga w skutecznym zarządzaniu czasem

Koordynator projektu – zakres obowiązków

Do najważniejszych obowiązków na stanowisku koordynatora projektu należy:

●       ustalanie harmonogramu działań w związku z projektem;

●       komunikacja z klientem, a także ustalanie z nim wszelkich celów projektu, konkretnych zadań oraz innych aspektów;

●       współpraca z kierownictwem, np. z osobą odpowiedzialną za merytorykę projektu;

●       przygotowywanie umów z klientami;

●       wraz z innymi odpowiedzialnymi osobami zajmowanie się kwestiami finansowymi;

●       zarządzanie zespołem, wyznaczanie im zadań;

●       dbanie o kwestie formalne, powiązane z projektem;

●       monitorowanie pracy całego personelu, a także poszczególnych etapów wykonania projektu;

●       rozwiązywanie problemów i podejmowanie działań zaradczych oraz naprawczych;

●       sporządzanie wykazu potrzebnych do zakupu produktów;

●       nadzorowanie przebiegu reklamacji, jeśli takie pojawią się ze strony klienta firmy;

●       zarządzanie budżetem oraz ryzykiem (nie tylko finansowym).

Dodatkowo koordynator projektu może mieć inne szczegółowe zadania, powiązane z jego stanowiskiem pracy. Przykładem są wyjazdy w delegacje, jeśli projekt jest międzynarodowy. Konkretne obowiązki zależą od tego, w jakiej branży pracuje dana osoba, a także czym cechuje się wybrany projekt. Zwykle ogólnie zadania są opisane w umowie o pracę (lub w innej formie zatrudnienia), jednak najczęściej dopiero w czasie pracy pojawiają się kolejne obowiązki, którymi musi zająć się koordynator.

Koordynator projektu to bardzo szeroka nazwa stanowiska, dlatego omawiając tego typu pracę, trzeba opisać różne branże. Rola takiego pracownika różni się w zależności od tego, czym zajmuje się dana firma. Można uznać, że w każdym sektorze gospodarki koordynator projektu odpowiada za harmonogram działań, współpracowników i kontakt z klientem, jednak inne są konkretne zadania w placówkach edukacyjnych, a inne w firmach budowlanych.

Koordynator projektu edukacyjnego – kim jest?

Koordynator projektu edukacyjnego to osoba odpowiedzialna za prawidłowe wykonanie zadań w danej placówce, na przykład szkole, przedszkolu, uniwersytecie. W Polsce rolę koordynatora najczęściej pełni po prostu nauczyciel lub wychowawca, natomiast w Stanach Zjednoczonych zadania te otrzymuje specjalny pracownik. Można jednak uznać, że nauczyciel jest osobą, która ma pełnić funkcję koordynatora, konsultanta, a także inspiratora. W niektórych przypadkach musi organizować projekty uczniowskie oraz dbać o ich prawidłowy przebieg. Trzeba zaznaczyć, że koordynator projektu edukacyjnego to też stanowisko w innych placówkach oświatowych, na przykład uniwersytetach dla dzieci, szkołach prywatnych, jak również ośrodkach prowadzących różnego rodzaju kursy i szkolenia dla dzieci, młodzieży. W takim przypadku koordynator ma zająć się przygotowaniem warsztatów, kursów i szkoleń dla uczniów. Współpracuje także merytorycznie, tworząc kolejne tematy zajęć, organizuje miejsce szkoleń oraz dba o właściwy czas i stworzenie harmonogramu. Dodatkowo taki koordynator reprezentuje daną organizację w środowisku biznesowym czy też edukacyjnym oraz buduje relacje z wykładowcami, rodzicami dzieci oraz uczniami. Takie stanowisko pracy często oferują różne fundacje.

Koordynator projektu unijnego – najważniejsze zadania

Współcześnie coraz popularniejszym zawodem jest koordynator projektu unijnego. Osoba na tym stanowisku koordynuje i nadzoruje projekty, a także odpowiada za realizację konkretnych celów. Projekty w Unii Europejskie zwykle powiązane są w dużym zakresie z dotacjami, co ma ogromne znaczenie dla wielu firm. Tematyka tych projektów odnosi się do różnych dziedzin gospodarki i życia, np. edukacji, instytucji kultury, projektów budowlanych i architektonicznych, badawczych, produkcyjnych, usługowych i innych. To właśnie koordynator projektu unijnego odpowiada za prawidłowy przebieg wszystkich zadań, harmonogram oraz realizację konkretnych celów. Do najważniejszych zadań na tym stanowisku należy planowanie, organizowanie i zarządzanie. Warto zaznaczyć, że taki koordynator powinien mieć odpowiednią wiedzę z zakresu projektów unijnych, zarówno typowo merytoryczną, jak i finansową. Dodatkowo musi potrafić przeanalizować ryzyko oraz nadzorować budżet, a jednocześnie wiedzieć, co zrobić w trudnych sytuacjach, np. gdy pojawią się konflikty w zespole lub na linii klient-firma, albo też, gdy występują problemy z dotrzymaniem budżetu. W takich przypadkach to właśnie koordynator wraz z kierownictwem wybiera odpowiednią linię postępowania i robi wszystko, aby projekt wciąż był jak najwyższej jakości.

Koordynator projektu to najczęściej wyspecjalizowany pracownik danej organizacji, który zna firmę, jej słabe i mocne strony, a także realizowane dotychczas projekty. Oznacza to, że koordynatorem można zostać na drodze awansu zawodowego. W niektórych przypadkach firmy poszukują jednak osoby z zewnątrz, która zupełnie bezstronnie spojrzy na dany projekt i to, co dzieje się w firmie. W takiej sytuacji można zdobyć pracę, jeśli spełnia się kilka warunków. Formalnie koordynator projektu nie musi mieć konkretnego wykształcenia, jednak zwykle pracodawcy szczególnie uważnie przyglądają się kandydatom po takich studiach jak zarządzanie, marketing, ekonomia i handel. Zdarza się, że niektóre firmy wymagają zupełnie innego wykształcenia, powiązanego z profilem działalności organizacji. Przykładowo, w przypadku stanowiska koordynatora projektów budowlanych wymagane mogą być studia inżynieryjne z zakresu budownictwa, z kolei koordynator projektów IT powinien skończyć informatykę lub przynajmniej mieć zrobiony kurs z programowania. W większości przypadków to jednak nie wykształcenie jest istotne, tylko konkretne umiejętności i doświadczenie zawodowe. Dodatkowo kandydaci na to stanowisko powinni mieć prawo jazdy kategorii B (dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy projekt jest związany z delegacjami, jazdą po szkołach lub innych instytucjach). Spory atut stanowi również znajomość języków obcych, szczególnie angielskiego w stopniu zaawansowanym.

Koordynator projektu powinien mieć konkretne kompetencje miękkie – dzięki nim będzie w stanie prawidłowo i efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Do najważniejszych kompetencji można zaliczyć:

●       asertywność – umiejętność wyrażenia własnego zdania, co szczególnie przydaje się w czasie negocjacji i podejmowania inicjatywy;

●       świetna organizacja czasu pracy własnej i innych osób, dobre zarządzanie czasem i obowiązkami – ma to ogromne znaczenie przy większości projektów oraz przy organizowaniu finansów i ustalaniu harmonogramów;

●       komunikatywność – dobre zdolności interpersonalne to podstawa w tym zawodzie, ponieważ koordynator musi potrafić porozumiewać się z innymi pracownikami, klientami oraz kierownictwem, a czasami także ze szczególnymi grupami osób (np. rodzice, dzieci, studenci, podwładni);

●       umiejętność planowania – przydaje się w czasie tworzenia harmonogramów i planów; ważne jest także wartościowanie kolejnych zadań i pewność co do tego, które z nich są najważniejsze i najbardziej pilne;

●       odpowiedzialność – za błędy swoje i zespołu, za sprawy niezależne, za podejmowanie konkretnych decyzji;

●       umiejętność pracy pod presją czasu oraz odporność na stres – niektóre projekty są krótkoterminowe i trzeba działać naprawdę szybko;

●       analityczny umysł – zdolność analizy i syntezy informacji;

●       dokładność i precyzja.

 Zwykle spore znaczenie mają również inne cechy, takie jak dyspozycyjność oraz wysoki poziom kultury osobistej. Ważna może być wiedza z zakresu danego projektu lub branży, w której działa konkretna firma. W przypadku zarządzania projektami ważne są także inne kompetencje takie jak zdolność do delegowania zadań, rozwiązywania problemów i chęć podejmowania ryzyka. Istotna jest świadomość potrzeb klientów, zrozumienie specyfiki ich branży, produktów i usług. Bez takiej dozy empatii koordynator projektów może sobie nie poradzić w wielu różnych sytuacjach. Ogromne znaczenie ma również zarządzanie w kontekście wieloznacznym. Chodzi z jednej strony o zarządzanie czasem, ale także ludźmi oraz budżetem. Właśnie dlatego na stanowisku koordynatora projektów dobrze odnajdują się osoby, które ukończyły zarządzanie zasobami ludzkimi, ekonomię oraz psychologię biznesu.

Dane z serwisu wynagrodzenia.pl wskazują na to, że:

●       koordynator projektu w roli młodszego specjalisty zarabia 6580 złotych brutto (mediana), a ogółem wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi od 5590 do 7850 złotych brutto miesięcznie;

●       koordynator projektu jako specjalista otrzymuje miesięcznie 8000 złotych brutto (mediana), a średnie wynagrodzenie mieści się w przedziale od 6450 do 10200 złotych brutto;

●       koordynator projektu, który jest starszym specjalistą i ma wieloletnie doświadczenie, zarabia10 740 złotych brutto (mediana), a średnie wynagrodzenie to 8150-14300 złotych brutto*.

 Można więc uznać, że koordynator projektu zarabia zwykle w granicach średniej krajowej, chociaż wynagrodzenie może być większe lub mniejsze. Konkretne stawki zależą od doświadczenia, stażu pracy, miejsca zatrudnienia i innych czynników. Można uznać, że wynagrodzenie koordynatora projektu jest bardzo dobre jak na polskie warunki, zwłaszcza na stanowisku młodszego specjalisty. Zwykle większość firm na początek oferuje pensję w granicach minimalnej krajowej lub nieco wyższą, ale na tym stanowisku zarobki są znacznie lepsze.

Poza wynagrodzeniem koordynator projektu często otrzymuje różne benefity pozapłacowe, zwłaszcza jeśli jest zatrudniony w korporacji, innej firmie międzynarodowej lub dużej organizacji. Do tych benefitów można zaliczyć prywatne ubezpieczenie zdrowotne, kartę sportową oraz możliwość pracy zdalnej. Czasami koordynator projektu może również otrzymać telefon, samochód lub laptop służbowy, jednak wiele zależy od jego konkretnych obowiązków. Przykładowo pracownik, który nadzoruje projekt IT w biurze, nie potrzebuje auta służbowego, a osoba poszukująca nowych klientów na zajęcia edukacyjne i jeżdżąca po szkołach tak. Większość koordynatorów projektów może liczyć na umowę o pracę, co wiąże się z wieloma korzyściami takimi jak urlop (przeczytaj więcej i dowiedz się, jak zrobić plan urlopów), ubezpieczenie zdrowotne i emerytalne (w końcu emerytura ma spore znaczenie dla przyszłości), świadczenia socjalne (w tym renta socjalna), możliwość wzięcia zwolnienia lekarskiego, urlopu macierzyńskiego i wiele innych. Warto jednak zaznaczyć, że niektórzy pracodawcy oferują kontrakt B2B, więc koordynator projektu musi założyć własną działalność gospodarczą. Na tym stanowisku rzadko jest oferowana umowa zlecenie lub umowa o dzieło.

 * Wszystkie dane pochodzą ze stycznia 2024 roku, z serwisu wynagrodzenia.pl.

Koordynator projektu to zajęcie bardzo odpowiedzialne i stresujące, ale jednocześnie przynoszące satysfakcję i atrakcyjne zarobki. Taka praca jest odpowiednia dla osób, które chcą się ciągle rozwijać, poznawać różne branże, a także wnikliwie badać ciekawe projekty. Zwykle główne środowisko pracy koordynatora stanowi biuro, choć czasami oferowana jest praca hybrydowa lub zdalna. Zdarza się, że osoba na tym stanowisku musi również jeździć po mieście, okolicznych miejscowościach lub wybierać się w delegacje krajowe i zagraniczne. Praca koordynatora w znacznym stopniu opiera się na kontaktach z ludźmi, dlatego też zajęcie to jest odpowiednie tylko dla kogoś, kto chętnie rozmawia z innymi i wymienia z nimi swoje opinie, negocjuje, poszukuje rozwiązań. Zaletą takiej pracy jest również możliwość poznania danej branży od podszewki oraz nauczenia się formalnych i finansowych spraw związanych z koordynowaniem projektów. Przyda się to na innych stanowiskach pracy, a także w przypadku decyzji o założeniu własnej firmy. W tym ostatnim przypadku wciąż można koordynować projektami jako wolny strzelec, jednak najlepiej unijnymi – obecnie jest na to spore zapotrzebowanie i wiele firm szuka możliwości dofinansowania swoich działań. Zaletą, chociaż dla niektórych także i wadą, jest dosyć tradycyjny tryb pracy, czyli od poniedziałku do piątku, w godzinach biznesowych.

Czasami oczywiście zdarza się, że koordynator musi podjąć pewne zadania poza typowymi godzinami pracy, w zmianach popołudniowych (zwłaszcza, jeśli pracuje na rynku USA lub kanadyjski) albo wieczorami. Czasami praca jest zadaniowa – wówczas największe znaczenie ma stworzenie projektu na czas. Oznacza to, że w niektóre dni koordynator pracuje kilka godzin, a w inne po kilkanaście. Wadą takiej pracy jest bardzo duży stres, który może negatywnie wpływać na zdrowie fizyczne i psychiczne. Problem w niektórych przypadkach stanowi ogromna odpowiedzialność oraz wielkie wymagania ze strony klientów. Czasami trzeba również rozumieć i rozpoznawać potrzeby klientów szybciej, niż oni sami je odkrywają. Ogólnie można jednak uznać, że praca koordynatora projektu ma sporo zalet i stanowi świetne rozwiązanie dla tych, którym zależy na stanowisku rozwojowym i kreatywnym.

 Zobacz także: Czym są nagrody jubileuszowe i kto może je otrzymać?