office manager

Na pierwszy rzut oka stanowisko recepcjonisty i office managera mogą wydawać się podobne. Tacy pracownicy są obecni w większości przedsiębiorstw, a ich zadania skoncentrowane są wokół pomocy w organizacji pracy biurowej. Osoba zatrudniona jako recepcjonista odpowiada jednak za mniej złożone zadania. Skupia się przede wszystkim na witaniu gości i kontrahentów firmy, odbieraniu telefonów, umawianiu spotkań, odbieraniu paczek itp. Jest to też typowa praca w hotelu, gdzie odpowiada się za meldowanie gości i kwestie związane z ich obsługą. Z kolei office manager odpowiada za całokształt procesów zarządzania biurem. Podejmuje przy tym współpracę z managerami i innymi współpracownikami, starając się zapewnić płynne działanie miejsca pracy, odpowiednio koordynując i organizując poszczególne zadania.

Office manager to specjalista, który jest potrzebny w większości biur, bez względu na branżę, w której działa dana firma. Można przy tym wyróżnić kilka najczęściej spotykanych typów takich specjalistów. Najczęściej spotyka się office managera zatrudnionego w prywatnym przedsiębiorstwie lub w korporacji. Takie stanowisko funkcjonuje w różnorodnych sektorach.

Innym rodzajem posady jest office manager w kancelariach prawnych – wymaga to bardziej wyspecjalizowanej wiedzy i umiejętności. Kolejną posadę stanowi zawód kierownik podmiotu medycznego. Ciekawym stanowiskiem, które współcześnie staje się coraz bardziej popularne jest także wirtualny office manager. Taka osoba współpracuje z różnymi przedsiębiorstwami w trybie zdalnym.

• Obowiązki office managera zależą od tego, w jakiej firmie jest zatrudniony. Każde przedsiębiorstwo działa w nieco inny sposób i ma inne wymagania wobec osób zatrudnionych na tym stanowisku. Co do zasady zadania zawodowe office managera skupiają się na pilnowaniu, czy różnego typu działania w biurze przebiegają sprawnie i w zgodzie z przyjętym harmonogramem. Należy do niego także organizowanie zasobów i rozdzielanie obowiązków pomiędzy poszczególne osoby. Taki specjalista może więc, np. odpowiadać za oddelegowanie pracownika do wykonania konkretnych obowiązków, które wynikają z obecnych wymagań i potrzeb firmy. Inne obowiązki office managera to m.in.:
• planowanie pracy biura, w tym ustalanie harmonogramu, pilnowanie terminów realizacji poszczególnych zadań, opracowywanie strategii, która pozwoli spełnić wymagania i cele narzucone przez pracodawcę itp.;
• komunikowanie się ze współpracownikami i przekazywanie im informacji o ich obowiązkach;
• efektywne komunikowanie się z przełożonymi w celu lepszego poznania i zrozumienia potrzeb firmy;
• organizowanie zasobów i podejmowanie współpracy z dostawcami;
• podejmowanie współpracy z działem IT (m.in. w celu uzyskania pomocy technicznej związanej ze specjalistycznym oprogramowaniem, bazami danych, prowadzeniem wideokonferencjami itp.);
• prowadzenie potrzebnej dokumentacji;
• zarządzanie budżetem biura;
• dbałość o prawidłowy i sprawny obieg dokumentacji i korespondencji;
• zarządzanie mediami społecznościowymi biura;
• rozwiązywanie pojawiających się problemów i trudności zgłaszanych zarówno przez klientów firmy, jak i pracowników biura;
• motywowanie na różne sposoby pracowników biura, aby działali bardziej efektywnie i produktywnie oraz osiągali cele wyznaczone przez firmę.

Warto przy tym pamiętać, że nieco inaczej może wyglądać praca office managera w dużęj, a inaczej w małej firmie. W tym drugim przypadku czasami należy do niego więcej obowiązków, które w przedsiębiorstwach o złożonej strukturze organizacyjnej byłyby oddelegowane innym pracownikom. Wówczas odpowiada, np. za zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym rekrutację personelu. Oprócz tego, niejednokrotnie dba o kwestie finansowe i odpowiednie wykorzystywanie zasobów oraz ogólny rozwój biznesu.

Office manager większość czasu spędza oczywiście w biurze. Charakter tego miejsca zależy od specyfiki danej firmy. Taki specjalista bardzo często otrzymuje własne pomieszczenie biurowe. W niektórych przedsiębiorstwach wykonuje jednak codzienne obowiązki w przestrzeni wspólnej, np. open space. Warto pamiętać, że co do zasady zawód office managera może być przynajmniej częściowo wykonywany zdalnie. Część zadań wymaga jednak przebywania w siedzibie firmy. Wyjątkiem jest stanowisko wirtualnego office managera, który pracuje wyłącznie w trybie online.

Praca na stanowisku office managera ma w dużej mierze charakter indywidualny. Wymaga jednak regularnego współpracowania z innymi pracownikami – podwładnymi, przełożonymi oraz członkami innych działów. Co ważne, w małych firmach większość zadań związanych z działaniem biura wypełnia się samodzielnie. Z kolei w podmiotach o złożonej strukturze organizacyjnej deleguje się zadania swojemu zespołowi i nadzoruje jego pracę.

Office manager bardzo często może liczyć na podpisanie umowy o pracę. Dzięki temu jest chroniony przepisami prawa i ma możliwość korzystania z przydatnych udogodnień dedykowanych etatowym pracownikom. Czasami kierownicy biura współpracują też z firmami na podstawie kontraktów B2B. Takie rozwiązanie stosują m.in. osoby świadczące usługi różnym firmom w trybie online.

Co ważne, office manager może być zatrudniony zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin. W tym pierwszym przypadku standardowo pracuje przez około 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. W sytuacji dużego obłożenia pracą, czasami konieczne są też nadgodziny. Osoby zatrudnione na umowę o pracę otrzymują za nie dodatkowe wynagrodzenie.

Praca office managera zazwyczaj odbywa się od poniedziałku do piątku w ciągu dnia, np. między 8:00 a 16:00, 9:00 a 17:00 lub 10:00 a 18:00. Wszystko zależy jednak od organizacji danej firmy.

Nieco inne warunki zatrudnienia ma wirtualny office manager, który może podejmować współpracę z wieloma różnymi przedsiębiorstwami jednocześnie. Ma on często elastyczne godziny pracy, co w praktyce oznacza, że sam może planować, kiedy wykonuje obowiązki dla swoich klientów.

Przeczytaj również: Czym jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy?

Jako że office manager jest potrzebny zarówno w mniejszych, jak i w większych firmach, nie powinien mieć problemu ze znalezieniem zajęcia zarobkowego. Zatrudnienie czeka na niego w różnego typu przedsiębiorstwach i instytucjach związanych z praktycznie wszystkimi branżami. Pracę można więc podjąć w prywatnych firmach, korporacjach, biurach handlowych, instytucjach publicznych, placówkach medycznych, kancelariach prawnych itp. Osoba, która ma duże doświadczenie (a najlepiej również bazę potencjalnych klientów) może też założyć własną działalność gospodarczą i świadczyć swoje usługi rozmaitym odbiorcom.

Office manager może rozwijać się na swoim stanowisku. W codziennej pracy kontaktuje się z przedstawicielami różnych działów, co pozwala mu na poszerzanie wiedzy i zdobywanie nowych umiejętności. Jeśli dodatkowo będzie uczestniczył w kursach i szkoleniach, na pewno pozwoli mu to awans, a co za tym idzie lepszą pensję. Wiąże się to też oczywiście z rozszerzeniem zakresu obowiązków.

Office manager zatrudniony w małej firmie może awansować na analogiczne stanowisko w dużej korporacji. Pod wpływem zdobywania wiedzy i doświadczenia, ma także szansę rozwijać się dalej, np. w kierunki stanowiska asystenta dyrektora, asystenta projektu albo asystenta zarządu. Wraz ze zdobywaniem kolejnych szczebli kariery rośnie jego znaczenie i pozycja w danej organizacji.

Zarobki office managera mogą być różne. Czynnikami, które wpływają na ich wysokość jest rodzaj, lokalizacja i wielkość firmy, w której pracuje. Ponadto osoby, które mają już doświadczenie w zarządzaniu biurem otrzymają wyższą pensję od pracowników, którzy niedawno ukończyli szkołę i dopiero wkraczają na rynek pracy. Niejednokrotnie pensja zależy też od poziomu wykształcenia, a także posiadania certyfikatów i ukończenia przydatnych kursów i szkoleń przez daną osobę. Liczą się też wszystkie dodatkowe umiejętności, które można wykorzystać na stanowisku office managera.

Aby dowiedzieć się, ile średnio zarabia office manager warto odwołać się do dostępnych danych przygotowanych na podstawie deklaracji samych specjalistów z tego zakresu. Zgodnie z nimi mediana wynagrodzeń kierowników biura wynosi 6280 zł brutto w skali miesiąca. Są oczywiście pracownicy, którzy zarabiają więcej. Najlepiej opłacani office managerowie mogą liczyć na zarobki w wysokości od 7510 zł brutto miesięcznie w górę.

*Dane dotyczące wynagrodzeń podane za wynagrodzenia.pl, styczeń 2024.

Zobacz także: Zasiłek przedemerytalny – komu przysługuje i ile wynosi?

Choć posady kierownicze wymagają zazwyczaj posiadania dyplomu uczelni wyższej, w przypadku stanowiska office managera zazwyczaj wystarczy mieć wykształcenie minimum średnie. Zawsze mile widziane jest jednak osiągnięcie wyższego poziomu edukacji. Najlepiej więc ukończyć uczelnię wyższą na jednym z takich kierunków, jak marketing i zarządzanie, administracja, zarządzanie informacją, prawo, ekonomia itp. Osoby, które zdobyły dyplom studiów I lub II stopnia z powyższych zakresów posiadają odpowiednią wiedzę i kompetencje, które znacznie mogą ułatwić im wykonywanie pracy office managera. Trzeba też przy tym zaznaczyć, że nawet osoby z wykształceniem średnim, które zdobyły już wymarzone stanowisko, powinny pomyśleć o dalszym kształceniu się – jeśli nie na studiach, to w ramach kursów i szkoleń. Pomoże im to w zdobyciu awansu, a w konsekwencji tego pozwoli na osiąganie wyższych dochodów.

Aby zdobyć posadę office managera, przyda się też wcześniejsze doświadczenie zdobyte w branży administracyjnej lub w pracy biurowej. Pracodawcy cenią też bardzo dobrą umiejętność obsługi komputera i sprzętu biurowego, a także znajomość języka obcego, najczęściej angielskiego.

Office manager powinien posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności, które pozwolą mu na zorganizowanie sprawnej i bezproblemowej pracy biura w danej firmie, a także podejmowanie bieżącej współpracy z przedstawicielami innych działów funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Aby poprawnie wypełniać codzienne obowiązki, należy odznaczać się konkretnymi kompetencjami i predyspozycjami. Wśród nich znajdują się przede wszystkim:

• umiejętność prowadzenia negocjacji,
• duża komunikatywność i łatwość nawiązywania kontaktów z innymi,
• zdolności informatyczne,
• umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze,
• zorientowanie na szczegóły,
• elastyczność i umiejętność dostosowywania się do zmian,
• umiejętność pracy w zespole,
• zdolność ustalania priorytetów,
• umiejętność tworzenia dokumentacji biurowej,
• zdolność do kierowania zespołem.

Office manager powinien także wyróżniać się dobrą pamięcią, koncentracją uwagi i zdolnościami analitycznymi. Oprócz tego mile widziana jest pracowitość, lojalność, samodzielność i wysoka kultura osobista. Informacja na temat takich cech zawsze dobrze wygląda w CV przyszłego office managera. Dodatkowo pracodawcy cenią odpowiedzialność, ukierunkowanie na osiąganie celów, a także dobre zorganizowanie. Na takim stanowisku niezbędna jest też dokładność, punktualność i terminowość oraz odpowiednia doza odporności na stresujące sytuacje.