kto to jest pracownik biurowy? opis stanowiska
Stanowisko pracownika biurowego jest bardzo popularne. Niektórzy obejmują je jedynie tymczasowo, inni z kolei decydują się na to, by związać z nim swoją przyszłość zawodową i dalej rozwijać się w branży administracyjnej. Współczesny rynek pracy daje rozmaite możliwości w tym względzie. Warto więc wiedzieć, jak wygląda codzienna praca jako pracownik biurowy i gdzie można ją wykonywać.
Opis stanowiska pracy pracownika biurowego jest dość prosty. Taka osoba, zgodnie z nazwą profesji, zajmuje się zadaniami z zakresu administracji biurowej. Mówiąc ogólnie, odpowiada za poprawne organizowanie i zarządzanie pracą biura funkcjonującego w danym przedsiębiorstwie. Dba m.in. o prawidłowy przepływ informacji i korespondencji oraz tworzenie i segregowanie dokumentów. W praktyce może stawać przed bardzo zróżnicowanymi wyzwaniami i obowiązkami w zależności od potrzeb firmy, w której pracuje. Zawód pracownika biurowego jest więc niezwykle ważny i potrzebny. Dzięki temu, że wykonują go specjaliści, przedsiębiorstwa mogą uniknąć organizacyjnego chaosu, a co za tym idzie, funkcjonują poprawnie, co przekłada się na komfort pracy wszystkich zatrudnionych w nich osób.
Z tego względu na rynku pracy wciąż widoczne jest spore zapotrzebowanie na przedstawicieli zawodu pracownika biurowego. Warto przy tym pamiętać, że profesja ta w ofertach zatrudnienia może niekiedy występować również pod innymi nazwami. Wymiennie stosuje się takie określenia, jak przede wszystkim pracownik administracji, specjalista ds. obsługi biura, pracownik sekretariatu czy pracownik administracyjno-biurowy.
Zobacz też: Jak wygląda zawód pracownika biurowego?
aktualne oferty pracyobowiązki na stanowisku pracownika biurowego
Zakres obowiązków na stanowisku może być szeroki. To, czym zajmuje się pracownik biurowy, w dużej mierze uzależnione jest od jego kompetencji i doświadczenia, a także przede wszystkim rodzaju przedsiębiorstwa, w którym pracuje oraz głównego przedmiotu jego działalności. Niektóre zadania zawodowe powtarzają się jednak w większości firm. Są to m.in.:
- zarządzanie i koordynowanie pracy biura,
- obsługiwanie korespondencji zarówno o charakterze przychodzącym, jak i wychodzącym (tradycyjnej, czyli pocztowej oraz elektronicznej, czyli e-maili czy faksów),
- odbieranie i wysyłanie przesyłek,
- podejmowanie współpracy z przedsiębiorstwami kurierskimi,
- przygotowywanie różnego typu dokumentacji administracyjnej i pism biurowych,
- odpowiedzialność za poprawne sprawozdania, protokoły, analizy i raporty,
- segregowanie i archiwizowanie ważnych dokumentów,
- dbałość o sprawny obieg dokumentów oraz informacji w całym przedsiębiorstwie,
- zaopatrywanie biura, w tym składanie zamówień na niezbędne produkty (np. spożywcze, biurowe),
- kontakty z klientami firmy i udzielanie ważnych informacji interesantom,
- obsługiwanie sprzętu biurowego i programów biurowych,
- budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa,
- wspieranie firmy w realizacji bieżących projektów i zleceń,
- pomoc w organizowaniu spotkań w siedzibie przedsiębiorstwa (a także w formie zdalnej, np. wideokonferencji),
- współpraca z różnymi działami firmy (np. księgowym, HR, marketingowym),
- wykonywanie innych prac o charakterze biurowym, organizacyjnym, administracyjnym i logistycznym powierzonych przez pracodawcę.
Pracownik biurowy musi zatem kompleksowo podchodzić do zadań dotyczących organizacji życia biura i całej firmy. Stanowi on ważne wsparcie dla przedsiębiorstwa i zatrudnionych w nim osób.
-
z jakich narzędzi korzysta pracownik biurowy?
W swojej codziennej pracy pracownik biurowy korzysta z wielu różnego typu urządzeń, które pozwalają mu na poprawne wypełniania obowiązków zawodowych. Noszą one zbiorczą nazwę sprzętu biurowego. Współcześnie podstawowym narzędziem pracy jest oczywiście komputer z dostępem do Internetu i elektronicznego systemu pocztowego. Znajduje się na nim także zainstalowane oprogramowanie biurowe, w tym edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, programy do tworzenia prezentacji itp. Z tego względu pracownik musi oczywiście bardzo dobrze znać się na jego obsłudze.
Oprócz tego pracownik biurowy na co dzień korzysta m.in. z drukarki, skanera, faksu, kserokopiarki czy niszczarki do dokumentów. Niekiedy używa także bindownicy i laminatora. Oprócz tego wypełniając pisma, może stosować pieczątki firmowe, na których znajduje się nazwa przedsiębiorstwa, jego logo itp.
czym charakteryzuje się codzienna praca pracownika biurowego?
Pracownik biurowy najczęściej wykonuje codzienne obowiązki w formie stacjonarnej, a więc w siedzibie danego przedsiębiorstwa lub w jego oddziale czy filii. Pracuje w pomieszczeniu biurowym, w którym znajduje się sam lub w otoczeniu współpracowników (ma wówczas wydzieloną własną przestrzeń). Swoje obowiązki służbowe wypełnia przez większość czasu w pozycji siedzącej. Stanowisko jego pracy wyposażone jest przede wszystkim w biurko, fotel i komputer, a także dodatkowe narzędzia biurowe. Musi być przy tym odpowiednio przystosowane w zgodzie z obowiązującymi zasadami ergonomii. Dzięki temu możliwe jest wygodne i komfortowe wykonywanie pracy. Choć pracownik biurowy większość zadań zawodowych wypełnia w biurze, czasami musi wyjść poza teren firmy. Taka sytuacja może być związana z koniecznością załatwienia spraw urzędowych czy wysyłania poczty.
Trzeba przy tym zaznaczyć, że zadania pracownika biurowego mają głównie charakter indywidualny. Specjalista musi jednak pozostawać w stałym kontakcie z innymi ludźmi – zarówno klientami przedsiębiorstwa, jak i zatrudnionymi w nim specjalistami m.in. z księgowości czy działu HR. Oprócz tego współpracuje chociażby z kurierami oraz dostawcami.
Warto również wspomnieć, że współcześnie coraz większą popularność zyskuje praca zdalna jako pracownik biurowy. W związku z rosnącą digitalizacją dużą część obowiązków i kwestii organizacyjnych można bowiem załatwić za pośrednictwem Internetu i oferowanych przez niego narzędzi. Niektóre firmy oferują też model hybrydowy, czyli połączenie zdalnego i stacjonarnego wypełniania codziennych zadań służbowych.
Przeczytaj również: 8 dobrych praktyk pracy zdalnej
-
na jakich warunkach może być zatrudniony pracownik biurowy?
Praca pracownika biurowego odbywa się najczęściej w systemie jednozmianowym. Oznacza to, że jest wykonywana w standardowych godzinach, np. między 8:00 a 16:00, 9:00 a 17:00 czy 10:00 a 18:00. Ustalenia w tym względzie zależą od potrzeb i wymagań konkretnej firmy. Warto wiedzieć, że wiele przedsiębiorstw ma elastyczne godziny rozpoczynania pracy.
Pracownik biurowy pracuje przy tym zazwyczaj w standardowym systemie czasu pracy. Oznacza to, że jest zobowiązany do wypełniania obowiązków zawodowych przez średnio 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo w danym okresie rozliczeniowym. Ma także wolne soboty, niedziele, święta i inne dni ustawowo zwolnione z konieczności świadczenia pracy. Czasami musi jednak wyrabiać nadgodziny. Otrzymuje za nie stosowny dodatek, o ile oczywiście jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
Zawarcie stosunku pracy z pracodawcą stanowi przy tym jedno z częściej stosowanych rozwiązań. Umowa o pracę daje więc pracownikom biurowym dostęp do wszystkich kluczowych praw, udogodnień i przywilejów, przez co zwiększa poczucie ich pewności zatrudnienia i stabilizacji w życiu zawodowym. Czasami jednak przedstawiciele tego zawodu wykonują swoje obowiązki na mocy umowy zlecenia. Taka opcja może być korzystna dla młodych pracowników, dla których kluczowa jest duża elastyczność.
-
gdzie można znaleźć zatrudnienie w zawodzie pracownika biurowego?
Pracownik biurowy może zatrudnić się w wielu różnorodnych przedsiębiorstwach z rozmaitych sektorów. Dotyczy to zarówno podmiotów państwowych, jak i prywatnych o charakterze krajowym lub międzynarodowym. Popularne oferty pracy dotyczą takich stanowisk, jak m.in.:
- pracownik biurowy w dziale logistyki,
- pracownik biurowy w banku lub innej instytucji finansowej,
- pracownik biurowy w administracji samorządowej,
- pracownik biurowy w kancelarii komorniczej,
- pracownik biurowy w kancelarii notarialnej,
- pracownik biurowy w firmie transportowej,
- pracownik biurowy w przedsiębiorstwie produkcyjnym,
- pracownik biurowy w agencji marketingowej,
- pracownik biurowy w firmie IT,
- pracownik biurowy w warsztacie samochodowym,
- pracownik biurowy w biurze nieruchomości,
- pracownik biurowy w firmie konsultingowej.
W rzeczywistości przedstawiciel takiego zawodu może znaleźć zajęcie zarobkowe w praktycznie każdym przedsiębiorstwie, w którym potrzebny jest ktoś, kto uporządkuje kwestie administracyjne i organizacyjne. Ciekawym rozwiązaniem jest także chociażby praca w organizacji pozarządowej czy instytucjach rządowych.
-
możliwości rozwoju zawodowego na stanowisku pracownika biurowego
Praca na stanowisku pracownika biurowego daje spore szanse na rozwój kariery. Można rozpocząć ją od stażu lub praktyk. To dobry pomysł dla osób bez doświadczenia zawodowego, które stawiają dopiero pierwsze kroki na rynku pracy, a także wszystkich tych, którzy myślą o przekwalifikowaniu się. Staż pracownika biurowego pomaga w zdobyciu ważnych kompetencji twardych i miękkich, a także w zapoznaniu się ze specyfiką zarówno konkretnego przedsiębiorstwa, jak i samego zawodu. Dodatkowo w coraz większej liczbie firm standardem są płatne praktyki i staże. Pracownik biurowy może więc nie tylko się uczyć, lecz także od razu zarabiać. Stanowi to naprawdę dobre rozwiązanie.
Po odbyciu stażu lub praktyki, możliwe jest objęcie zwykłej posady. Warto przy tym wiedzieć, że w większych firmach funkcjonuje typowo korporacyjna hierarchia stanowisk. W związku z tym kolejne szczeble kariery to młodszy pracownik biurowy, pełnoprawny specjalista, a następnie starszy pracownik biurowy.
To wciąż nie koniec możliwości w tym zawodzie. Osoby, które są zdeterminowane i chętnie podwyższają swoje kwalifikacje, i zdobywają nową wiedzę oraz umiejętności, mogą objąć choćby posadę specjalisty ds. administracji lub zostać Office Managerem. Jeżeli dane przedsiębiorstwo ma odpowiednio rozwiniętą strukturę organizacyjną, istnieje także szansa na rozwój kariery w kierunku posady kierownika działu administracyjnego, a z czasem nawet objęcie stanowiska dyrektorskiego.
ile zarabia pracownik biurowy?
Zarobki pracowników biurowych są zróżnicowane. Ich kwota w dużej mierze zależy od kwestii związanych z przedsiębiorstwem, w którym są zatrudnieni. Na wysokość wynagrodzeń może wpływać m.in. wielkość firmy, lokalizacja, w której się ona znajduje czy wreszcie sektor oraz branża, w której funkcjonuje. Nie bez znaczenia jest także profil samego pracownika biurowego, w tym poziom jego wykształcenia i doświadczenia, posiadane umiejętności itp.
Warto zatem przyjrzeć się dostępnym informacjom dotyczącym wynagrodzeń pracowników biurowych. Dane rozróżniają przy tym stopień zajmowanego przez nich stanowiska. Tym samym mediana pensji pracowników biurowych w obrębie współczesnego rynku pracy w Polsce wygląda następująco:
- 4760zł brutto w skali miesiąca w przypadku młodszego specjalisty,
- 5030 zł brutto miesięcznie przy obejmowaniu stanowiska specjalisty,
- 5930 zł brutto na miesiąc dla osób zajmujących posadę starszego specjalisty.
Oczywiście pracownicy biurowi mogą zarabiać też więcej. Najlepiej opłacani z nich otrzymują średnio 7200 zł brutto i więcej.
*Dane dotyczące wynagrodzeń podane za wynagrodzenia.pl, styczeń 2024
-
popularne benefity na stanowisku pracownika biurowego
Współcześnie pracodawcy zdają sobie sprawę z tego, że samo wynagrodzenie to nie wszystko, dlatego też zachęcają pracowników do podjęcia pracy w ich przedsiębiorstwach poprzez oferowanie im szeregu atrakcyjnych dodatków. Takie bonusy do pensji stanowią też świetne narzędzie motywacyjne, które ma mobilizować podwładnych do odpowiedniego angażowania się w codzienne obowiązki oraz w życie firmy.
Na stanowisku pracownika biurowego najczęściej można liczyć na takie pozafinansowe dodatki do wynagrodzenia, jak m.in. możliwość bezpłatnego skorzystania z prywatnej opieki zdrowotnej, karta sportowa lub na rozrywkę, dofinansowanie posiłków czy wyjścia integracyjne. Wiele firm gwarantuje także możliwość rozwoju poprzez organizowanie albo finansowanie doszkalających kursów umożliwiających zdobycie nowych kompetencji zawodowych lub językowych.
Oprócz tego osoby pracujące stacjonarnie (zwłaszcza w dużych firmach) często otrzymują pakiet typowych benefitów biurowych. Wśród nich można wymienić na przykład darmowe owoce i warzywa, śniadania firmowe, dostęp do pokojów relaksu itp.
Dowiedz się, jakie benefity dla pracowników może zaoferować firma
jak zostać pracownikiem biurowym? wymagania do wykonywania zawodu
Aby podjąć pracę w zawodzie pracownika biurowego, trzeba spełnić określone wymagania pracodawców. Do otrzymania posady w niektórych firmach wystarczy ukończenie szkoły średniej – liceum lub technikum kształcącego w kierunku profesji technika administracji. Wiele przedsiębiorstw wymaga jednak posiadania wykształcenia wyższego na poziomie I (studia licencjackie) lub II stopnia (studia magisterskie). Mile widziani są zwłaszcza absolwenci zarządzania, administracji, ekonomii lub kierunków pokrewnych. Co ważne, wielu pracodawców jest przy tym otwartych na młode osoby, dlatego istnieje szansa na podjęcie pracy jeszcze w trakcie studiów. Jako pracownik biurowy bez doświadczenia najczęściej rozpoczyna się od stażu.
Poza ukończeniem stosownej szkoły warto także pomyśleć o dodatkowych kursach pozwalających na zgłębianie tajników zawodu oraz pogłębianiu posiadanych kompetencji i zdobywaniu nowych. Szkolenia są wyjątkowo ważne w przypadku osób, które chcą związać swoją przyszłą karierę zawodową z pracą w administracji.
Warto przy tym zaznaczyć, że samo zdobycie wykształcenia to za mało. Najważniejsze są konkretne umiejętności. Dużą część z nich można jednak zdobyć w trakcie pobierania edukacji. Choć każda firma ma swoje wymagania, istnieją pewne kompetencje, które powinien posiadać każdy dobry pracownik biurowy.
-
jakie kompetencje powinien mieć pracownik biurowy?
Praca jako pracownik biurowy wymaga określonych zdolności potrzebnych do właściwej obsługi i organizacji życia biura. Wśród nich znajduje się umiejętność:
- prowadzenia dokumentacji i sporządzania pism, raportów itp.,
- dobrej organizacji pracy i zarządzania czasem,
- ewidencjonowania korespondencji i przesyłek,
- prowadzenia baz elektronicznych związanych z obiegiem dokumentów,
- obsługiwania klientów zgodnie z procedurami firmowymi oraz zasadami kultury osobistej i etyki zawodowej,
- obsługi komputera i oprogramowania biurowego,
- poprawnego używania sprzętu biurowego.
Co więcej, ważna jest wiedza dotycząca procesów o charakterze administracyjnym, logistycznym oraz księgowym. W wielu firmach wymaga się również znajomości języka obcego. Najczęściej poszukiwany jest pracownik biurowy z językiem angielskim, choć zdarzają się też oferty, np. z ukraińskim, niemieckim, francuskim czy hiszpańskim. Dodatkowo czasami konieczne jest posiadanie prawa jazdy kat. B.
Warto wiedzieć: Język angielski w pracy najważniejsza kompetencją
-
czym powinien cechować się profesjonalny pracownik biurowy?
Poza kompetencjami twardymi dobry pracownik biurowy powinien też wyróżniać się konkretnymi cechami, predyspozycjami i umiejętnościami miękkimi. Ważna jest m.in. zdolność analitycznego myślenia oraz duża komunikatywność. W wielu sytuacjach przydatna okaże się także umiejętność współpracy z innymi oraz nastawienie na rozwiązywanie problemów. Ponadto pracodawcy oczekują, że pracownicy biurowi będą odznaczać się odpowiedzialnością, rzetelnością, dokładnością i pracowitością. Dobrze również, aby byli opanowani i odporni na stres oraz chętnie podwyższali swoje kwalifikacje. Dodatkowo na stanowisku pracownika biurowego ważna jest rozwinięta kultura osobista.
