kto to jest recepcjonista?
Praca recepcjonisty w dużej mierze opiera się na kontaktowaniu się z ludźmi, dlatego wymaga odznaczania się bardzo dobrymi umiejętnościami interpersonalnymi. W praktyce jest to stanowisko bardzo wielozadaniowe, ponieważ zajmujące je osoby w codziennej pracy stają przed różnorodnymi zadaniami. Na pewno nie grozi im rutyna ani nuda. Tego typu pracownicy są potrzebni w wielu firmach i punktach usługowych, dlatego mają dość dobrą pozycję zawodową. Warto więc wiedzieć, jak zostać recepcjonistą i na czym polega taka praca.
Recepcjonista to jeden z zawodów o charakterze biurowym. W przeszłości nazywany był także portierem. Profesja ta jest wpisana do klasyfikacji zawodów i specjalności – oznaczono ją tam kodem 422602.
Pracownicy zatrudnieni jako recepcjoniści stanowią wsparcie administracyjne biura. Do ich głównych zadań należy przyjmowanie, witanie oraz kompleksowa obsługa klientów i gości danej firmy. Są zatem pierwszymi osobami, z którymi stykają się ludzie przychodzący do danego przedsiębiorstwa. Z tego względu zawód recepcjonisty ma ściśle reprezentacyjny charakter. To od niego zależy bowiem, jakie pierwsze wrażenie z kontaktu z daną firmą wyniosą jej klienci. Recepcjonista odpowiada więc za kreowanie dobrego wizerunku podmiotu, w którym pracuje, oraz budowanie pozytywnych relacji z jego odbiorcami.
Profesja recepcjonisty jest bardzo złożona i wymaga sporej dozy wielozadaniowości. Bezpośrednie kontakty z ludźmi stanowią jej rdzeń, jednak osoba na takim stanowisku ma przed sobą o wiele więcej obowiązków. Odpowiada m.in. za obsługiwanie centrali telefonicznej czy prawidłowy obieg dokumentów. Jest więc bardzo ważną osobą w przedsiębiorstwie, bez względu na profil jego działalności.
Przeczytaj również: Administracja biurowa – podstawowe informacje. Jak wygląda zawód pracownika biurowego?
aktualne oferty pracyjakie mogą być obowiązki recepcjonisty?
Zakres obowiązków recepcjonisty jest duży. Zależy on jednak od tego, w jakiej firmie zatrudniony jest dany pracownik. Tym samym recepcjonista w hotelu będzie miał przed sobą nieco inne wyzwania niż osoba obsługująca recepcję w firmie. Ten pierwszy odpowiada przede wszystkim za komunikację telefoniczną i bezpośrednią z gośćmi. Zajmuje się ich meldowaniem, przydzielaniem im pokoi, przyjmowaniem rezerwacji oraz reklamacji, finalizacją transakcji oraz różnymi zagadnieniami związanymi z ich pobytem w hotelu.
Z kolei recepcjonista w przedsiębiorstwie będzie miał przed sobą zazwyczaj nieco bardziej złożone obowiązki. Ich zakres zależy m.in. od poziomu doświadczenia i stażu pracy konkretnej osoby. Warto jednak poznać najważniejsze wyzwania zawodowe, z którymi często mierzą się przedstawiciele tej profesji. Recepcjoniści mogą odpowiadać m.in. za:
- bieżące obsługiwanie recepcji (w tym klientów lub gości) według standardów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie (in. witanie, udzielanie informacji, przekierowywanie do innych pracowników itp.),
- rejestrację przybycia gości lub klientów,
- wydawanie przepustek, kart dostępu albo identyfikatorów dla gości lub klientów,
- udostępnianie materiałów o charakterze informacyjnym lub reklamowym przeznaczonych dla klientów firmy,
- kompleksowe obsługiwanie centrali telefonicznej (odbieranie telefonów, wykonywanie połączeń, przekazywanie rozmów),
- dbałość o obsługę poczty elektronicznej i faksu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji i dbałość o jej odpowiedni obieg,
- prowadzenie harmonogramu spotkań w firmie,
- współpracowanie z firmami kurierskimi,
- koordynację przepływu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa,
- pomoc w organizacji eventów firmowych, konferencji i spotkań biznesowych,
- zgłaszanie zapotrzebowania na artykuły biurowe i stałe kontrolowanie ich zapasów,
- bieżącą współpracę z różnymi działami przedsiębiorstwa,
- utrzymywanie kontaktów ze specjalistami zajmującymi się technicznym utrzymaniem obiektów,
- przestrzeganie przepisów BHP i ochrony przeciwpożarowej,
- dokonywanie rezerwacji (np. przelotów, pociągów, pokoi, sal itp.),
- porządek i estetykę w miejscu pracy,
- budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa.
Oczywiście nie każdy recepcjonista będzie miał wszystkie powyższe obowiązki. Ta lista pokazuje jednak, że zawód ten może obejmować bardzo szeroki zestaw zadań. Stereotyp mówiący, że recepcjoniści odpowiadają głównie za parzenie kawy, jest więc zupełnie nieprawdziwy.
jak wygląda praca jako recepcjonistka lub recepcjonista?
Praca jako recepcjonista jest wykonywana w odpowiednio wydzielonej części danego przedsiębiorstwa, hotelu czy biura. Nazywana ona bywa strefą oczekiwania i znajduje się w widocznym miejscu – zazwyczaj przy samym wejściu do danej firmy czy placówki.
Podczas codziennej pracy recepcjonista używa różnego typu narzędzi. Obsługuje przede wszystkim sprzęt biurowy. Korzysta więc m.in. z komputera z odpowiednim oprogramowaniem, faksu, telefonu, drukarki, skanera itp. Czasami obsługuje też kasę fiskalną i terminale płatnicze – dotyczy to zatrudnienia w punktach o charakterze usługowym.
Recepcjoniści ze względu na specyfikę swojego zawodu wykonują codzienne obowiązki w formie stacjonarnej. Profesja ta, mimo że wymaga ciągłych, intensywnych i bezpośrednich kontaktów z ludźmi, wyróżnia się indywidualnym charakterem. Zadania służbowe należy więc wypełniać samodzielnie. Osoby zatrudnione jako recepcjoniści w firmach często podejmują jednak współpracę z innymi pracownikami, np. z działu administracyjnego czy HR.
Warto dodać, że praca w charakterze recepcjonisty może być wykonywana zarówno na siedząco, jak i na stojąco. Pierwsza opcja najczęściej dotyczy zatrudnienia w firmach czy punktach świadczących różnego typu usługi, druga natomiast spotykana jest zwłaszcza w hotelach.
-
warunki zatrudnienia recepcjonisty
Recepcjonista w firmie lub w punkcie świadczącym usługi najczęściej pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. Wykonuje wówczas obowiązki zawodowe przez przeciętnie 8 godzin dziennie, w godzinach, w których funkcjonuje dane przedsiębiorstwo (np. między 8:00 a 16:00 czy 9:00 a 17:00). Ma wówczas wolne niedziele i święta.
Z kolei recepcjonista w hotelu musi liczyć się z pracą zmianową. Związane jest to ze specyfiką działania tego typu miejsc, które muszą być przygotowane na obsługę gości o różnych godzinach, nie tylko w dzień, lecz także w nocy. Co ważne, w przypadku recepcjonisty w hotelu zmiana może trwać nie 8, a 12 godzin. W takiej sytuacji wciąż muszą jednak zostać zachowane odpowiednie normy czasu pracy. Wiąże się to z tym, że po odbyciu takiej zmiany, pracownik powinien mieć 24 lub 48 godzin wolnego w zależności od tego, czy pracował w dzień, czy w nocy. Warto także pamiętać, że recepcjonista hotelowy czasami musi wypełniać swoje obowiązki także w niedziele i święta. Konkretny grafik zależy oczywiście od ustaleń danego obiektu noclegowego.
W kwestii formy zatrudnienia recepcjoniści często otrzymują umowę o pracę. Gwarantuje im to m.in. dodatki za pracę w godzinach nocnych czy w niedziele, święta lub dni ustawowo wolne, a także chociażby płatny urlop. Niektóre przedsiębiorstwa oferują jednak również umowę zlecenie. Takie rozwiązanie może być dobre dla osób, które potrzebują większej elastyczności, a także tych, którzy szukają zajęcia w niepełnym wymiarze godzin (co dotyczy, np. studentów).
Zobacz też: Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
-
gdzie mogą zatrudnić się recepcjoniści?
Praca dla recepcjonisty dostępna jest w rozmaitych miejscach. Jej oferty można znaleźć oczywiście w różnego typu obiektach noclegowych: hotelach, hostelach czy pensjonatach. Oprócz tego istnieje szansa na zatrudnienie w ośrodkach wypoczynkowych.
Recepcjonista może także podjąć pracę w różnego typu instytucjach, takich jak muzea czy urzędy, a także punktach usługowych, np. salonach kosmetycznych i fryzjerskich czy przedsiębiorstwach telekomunikacyjnych. Ciekawą możliwością jest także chociażby zatrudnienie w obiekcie sportowym, placówce medycznej, szkole językowej czy biurze obsługi klienta.
W praktyce praca dla recepcjonisty dostępna jest wszędzie tam, gdzie konieczne jest przyjmowanie i kontaktowanie się z klientami czy kontrahentami. Zatrudnienie można zatem znaleźć w różnorodnych przedsiębiorstwach z wielu branż, o ile mają one odpowiednio rozwiniętą strukturę organizacyjną. Mogą działać, np. w sektorze marketingu, IT, HR, handlu, motoryzacji itp.
Warto przy tym dodać, że na rynku pracy wciąż panuje duże zapotrzebowanie na recepcjonistów. W niektórych częściach kraju zawód ten uznawany jest nawet za deficytowy, dlatego jego przedstawiciele nie powinni mieć trudności ze znalezieniem ciekawego zajęcia.
-
ścieżka kariery w zawodzie recepcjonisty
Recepcjonista ma wbrew pozorom spore możliwości rozwoju. Uzależnione są one jednak od tego, w jakiej branży pracuje dana osoba. Warto przy tym zaznaczyć, że niestety nie wszystkie firmy oferują szansę na awans w swoich strukturach. Zatrudnienie się w nich wciąż pozwala jednak na zdobycie przydatnych umiejętności twardych i miękkich związanych z pracą biurową i kontaktami z klientami. Tego typu wiedzę i kompetencje można później wykorzystać do zdobycia pracy na innym stanowisku i w ten sposób rozwijać swoją karierę. Typowymi rozwiązaniami w tej kwestii jest pójście w kierunku zawodów związanych, np. z administracją biurową, obsługą klienta, a także sprzedażą, marketingiem czy public relations.
Dowiedz się, jaki zawód wybrać, by czerpać satysfakcję z życia zawodowego
W przedsiębiorstwach, które mają odpowiednio złożoną strukturę organizacyjną, można jednak awansować w obrębie samego zawodu recepcjonisty. Pracę w tej profesji rozpoczyna się wówczas jako młodszy specjalista. Taka posada wiąże się z nieco mniejszym zakresem obowiązków, ponieważ obejmujący ją pracownik cały czas poznaje tajniki zawodu oraz konkretnej firmy i wdraża się w typowe zadania zawodowe. Z czasem może zostać pełnoprawnym recepcjonistą. Kolejnym krokiem w karierze jest osiągnięcie stanowiska starszego specjalisty. Obejmują je doświadczone osoby z dłuższym stażem pracy.
Niektóre przedsiębiorstwa pozwalają także objąć posadę kierownika biura. Wówczas zarządza się innymi pracownikami i koordynuje ich pracą. Jeszcze inną opcją jest zostanie bezpośrednim asystentem dyrektora.
ile zarabia recepcjonistka i recepcjonista?
Praca na stanowisku recepcjonisty kojarzy się z dość przeciętnymi zarobkami. Ich ostateczna wysokość zależy jednak od konkretnej firmy. Wpływa na nią branża, w której funkcjonuje przedsiębiorstwa, a także jego wielkość oraz region, w którym się znajduje. Istotne jest też oczywiście doświadczenie danego pracownika oraz wymiar jego czasu pracy. Warto bowiem pamiętać, że wiele osób wykonuje zawód recepcjonisty w ramach niepełnego etatu.
Dostępne informacje o poziomie wynagrodzeń pokazują jednak rynkową medianą pensji w tym zawodzie. Ile zarabia recepcjonista? Recepcjoniści mogą liczyć na wynagrodzenie od 4010 do 5050 zł brutto miesięcznie.
Choć zarobki recepcjonisty nie należą do najwyższych na rynku, podjęcie takiego zawodu to dobre rozwiązanie m.in. dla osób młodych, np. studentów, którzy wkraczają dopiero na rynek pracy. Stanowisko to może także odpowiadać osobom, które chcą zdobyć doświadczenie w pracy biurowej – w przyszłości może okazać się przepustką do o wiele wyższych zarobków.
*Dane dotyczące wynagrodzeń podane za wynagrodzenia.pl, styczeń 2024.
jak zostać recepcjonistą?
Aby zdobyć pracę na stanowisku recepcjonisty, nie trzeba spełniać ściśle określonych, formalnych wymogów. Każde przedsiębiorstwo może mieć zatem własne oczekiwania względem kandydatów. Odnośnie wykształcenia, bardzo często wystarczy ukończyć szkołę średnią. Może być to zarówno liceum, jak i technikum. W przypadku pracy jako recepcjonista w hotelu, dobrze aby była to szkoła kierunkowa. Najlepiej zatem jest kształcić się w technikum o profilu hotelarskim.
Mile widziane jest także ukończenie szkoły policealnej kształcącej w kierunku zawodu recepcjonisty lub poznania zagadnień związanych z administracją biurową. Niektórzy pracodawcy mają też większe wymagania. Oczekują wówczas od kandydatów na stanowisku recepcjonisty wykształcenia wyższego. Pożądany jest dyplom studiów na takich kierunkach, jak administracja lub zarządzanie, a w przypadku pracy w hotelu – hotelarstwo lub turystyka i rekreacja. Kluczowe są jednak przede wszystkim określone umiejętności twarde i kompetencje miękkie.
Duży plus stanowi też oczywiście wcześniejsze doświadczenie zawodowe wyniesione, np. z pracy z klientem oraz znajomość branży, w której funkcjonuje konkretna firma. Czasami nie jest to jednak warunkiem koniecznym. Wiele przedsiębiorstw nie skreśla recepcjonistów bez doświadczenia.
-
ważne umiejętności recepcjonisty
Dobry recepcjonista musi posiadać konkretne kompetencje, które pozwolą mu na poprawne wykonywanie zawodu. Ważna jest bardzo dobra znajomość obsługi komputera wraz z oprogramowaniem o charakterze biurowym. Recepcjonista powinien także umieć korzystać z poczty elektronicznej, a czasami również specjalnych programów komputerowych dedykowanych jego profesji, które pozwalają, np. na wygodne gromadzenie informacji o gościach i klientach, terminach wizyt i spotkań itp.
Oprócz tego recepcjonista musi potrafić obsługiwać pozostały sprzęt biurowy, czyli np. drukarkę, faks, kserokopiarkę czy skaner, a także centralę telefoniczną. W niektórych miejscach powinien dodatkowo znać się na korzystaniu z kasy fiskalnej.
Dobry recepcjonista powinien także znać procedury działania recepcji i zasady przygotowywania dokumentacji oraz wiedzieć, jak zapewnić jej prawidłowy obieg. Ważna jest także wiedza z zakresu obsługi klienta.
Istotną umiejętnością recepcjonisty jest również bardzo dobra znajomość języka obcego, zazwyczaj angielskiego. Dodatkowe języki są oczywiście dużym plusem.
Warto wiedzieć: Jak zdobyć certyfikat z języka angielskiego i dlaczego warto go mieć?
-
cechy i kompetencje miękkie idealnego recepcjonisty
Idealny recepcjonista ma dobrze rozwinięty zestaw kompetencji miękkich oraz konkretnych cech osobowych. Bardzo ułatwiają one codzienną pracę. Kluczowe z nich to przede wszystkim bardzo dobra komunikatywność, umiejętność pracy z ludźmi oraz cierpliwość i zdolność jasnego formułowania i przekazywania myśli. Bardzo ważne jest także ukierunkowanie na rozwiązywanie problemów oraz spora doza odporności na stres. Recepcjonista styka się bowiem z różnymi ludźmi, co rodzi rozmaite, nie zawsze przyjemne sytuacje. Czasami klienci lub goście danej firmy, lub obiektu potrafią być bardzo wymagający, a niekiedy nawet niemili. Pracownik zawsze, bez względu na okoliczności, musi jednak zachować spokój i traktować ich z szacunkiem. Powinien zatem zachowywać się w sposób wyważony i uprzejmy. Z tego względu bardzo ważne jest opanowanie, a także wysoki poziom kultury osobistej. Recepcjonista, jako bezpośredni reprezentant firmy, musi bowiem dbać o jej jak najlepszy wizerunek.
Idealny recepcjonista to także osoba pracowita, odpowiedzialna, zaangażowana i zmotywowana. Liczą się także jego umiejętności organizacyjne oraz związane z planowaniem. Oprócz tego przydatnymi cechami są rzetelność i skrupulatność.
Dobry recepcjonista musi także zwracać uwagę na swój wygląd zewnętrzny. Taki pracownik powinien bowiem budzić zaufanie klientów lub gości firmy. Wymagana jest więc m.in. schludna fryzura oraz stosowny ubiór.
