ocena i udoskonalanie: jak usprawnić proces onboardingu

Proces onboardingu nowych pracowników jest kluczowym działaniem biznesowym - bez odpowiedniego wprowadzenia, nowi pracownicy potrzebują więcej czasu na wdrożenie w obowiązki i są bardziej skłonni do wcześniejszego opuszczenia firmy.

Dlatego nie należy postrzegać onboardingu jako jednorazowej inicjatywy. Aby naprawdę stworzyć solidne podstawy sukcesu dla nowych pracowników, proces ten musi ewoluować w czasie, wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy.

W tym artykule omówimy kilka kluczowych najlepszych praktyk wdrażania, aby usprawnić proces onboardingu i zapewnić, że każdy nowo zatrudniony pracownik zostanie wdrożony lepiej niż poprzedni.

zidentyfikuj swoje wskaźniki onboardingu - i zacznij je mierzyć.

Jeżeli zależy nam na usprawnieniach procesów, niezbędne jest mierzenie wskaźników, a onboarding nie jest wyjątkiem. Kiedy zdecydujesz się aktywnie rozpocząć ulepszanie swojego procesu, zmierz te statystyki onboardingu - nie potrzebujesz żadnych specjalistycznych narzędzi ani wiedzy, aby zacząć. Te wskaźniki dadzą wgląd w to, jak przyjazny i skuteczny jest twój onboarding:

• rotacja nowo zatrudnionych pracowników - Większość doświadczonych specjalistów HR może potwierdzić, że duża część rotacji pracowników ma miejsce w pierwszym roku pracy. Badania i ankiety przyniosły różne wyniki, ale większość z nich określa wskaźnik rotacji nowych pracowników na poziomie od 30 do 50 procent. W niektórych branżach lub na niektórych stanowiskach większość rotacji może wystąpić nawet w ciągu pierwszego miesiąca.

  Wysokie wskaźniki rotacji wśród nowo zatrudnionych pracowników nie zawsze są spowodowane nieefektywnie przeprowadzonym onboardingiem - pracownik może nadal przejść przez świetny proces wdrażania nowych pracowników, ale zdecydować się na opuszczenie firmy z powodów osobistych. Jednak wdrożenie, które nie sprawia, że nowy pracownik czuje się mile widziany i pewny siebie w nowej roli, prawdopodobnie przyczyni się do wcześniejszej rotacji.
  
  Zwróć uwagę na wskaźnik rotacji wszystkich nowo zatrudnionych pracowników w ciągu pierwszego roku i spróbuj podzielić dane liczbowe według działu, roli lub menedżera. Pomoże to zidentyfikować słabe punkty w procesie wdrażania w całej organizacji. 

• Zaangażowanie pracowników - Zaangażowanie może być trudne do zmierzenia, ale istnieje kilka wskaźników. Wysokie wskaźniki absencji pracowników, spadki wydajności lub wyników lub spadające wyniki w ankietach satysfakcji pracowników mogą być spowodowane niskim poziomem zaangażowania. Poziom zaangażowania pracowników powinien być mierzony w całym zespole, zwłaszcza gdy rośnie odsetek pracowników planujących zmianę pracy w ciągu najbliższych 6 miesięcy (według raportu Randstad Employer Brand Report 2024). Jeśli jednak zaangażowanie wśród nowych pracowników spada, przyczyną mogą być kwestie związane z procesem onboardingu.

• Satysfakcja z wdrożenia - Oczywiście można również zmierzyć satysfakcję z wdrożenia, pytając bezpośrednio nowych pracowników. Jest to najprostszy sposób oceny jakości procesu onboardingu! Jednak nie zawsze gwarantuje to uzyskanie dokładnych wyników - zwłaszcza jeśli odpowiedzi nie są anonimowe. Wykorzystaj te bezpośrednie wyniki wraz z innymi wskaźnikami onboardingu, aby uzyskać pełny obraz jakości procesu.

przeprowadź ankietę dotyczącą onboardingu wśród nowych pracowników

Bez względu na wielkość organizacji, krótka ankieta dotycząca onboardingu pracowników jest prosta w konfiguracji i zapewnia dostęp do spostrzeżeń i wniosków pracowników. Pamiętaj tylko o tych wskazówkach, aby wyniki były dokładne:

• Zachowaj jak największą spójność ankiety - nieznaczne zmiany w ankiecie w miarę ewolucji procesu onboardingu są nieuniknione. Niektórzy pracownicy mogą również otrzymać inne pytania - na przykład pracownicy zdalni mają inne oczekiwania dotyczące onboardingu niż pracownicy pracujący na miejscu. Należy jednak dążyć do zadawania tych samych pytań każdemu nowemu pracownikowi i wysyłania ankiety w tym samym czasie - na przykład pięć tygodni po rozpoczęciu pracy. Zapewni to możliwość wiarygodnego porównania wyników w czasie i uzyskania lepszego obrazu tego, jak działają zmiany w procesie onboardingu. 
   
• Przemyśl dokładnie pytania z ankiety dotyczącej wdrożenia nowego pracownika - Tworzenie pytań ankietowych dla nowych pracowników, które dają dokładne wyniki, jest trudne. Aby uzyskać najlepszą równowagę między porównywalnymi odpowiedziami i osobistymi spostrzeżeniami, należy łączyć pytania zamknięte i otwarte. Na przykład, poproszenie nowych pracowników o ocenę ich ogólnej satysfakcji z wdrożenia w skali od 1 do 10, ale także poproszenie ich o wymienienie najważniejszych punktów z pierwszego tygodnia pracy. 
   
• Rozważ format ankiety - Ankieta onboardingowa jest ważna i stanowi świetną okazję do uzyskania informacji zwrotnej - ale nikt nie chce spędzać czasu na wypełnianiu złożonej ankiety z setkami pytań. Postaraj się, aby była ona krótka, trzymając się najważniejszych aspektów - lub zastąp pojedynczą ankietę onboardingową kilkoma krótkimi ankietami pulsacyjnymi, wysyłanymi w trakcie procesu onboardingu. Z zaledwie kilkoma pytaniami w każdej z nich, te małe ankiety pozwalają precyzyjnie dostosować pytania do każdego etapu procesu onboardingu i mogą ujawnić jego słabe punkty.

dzielenie się informacjami zwrotnymi i informowanie o sukcesach w zakresie onboardingu

Mimo że członkowie poszczególnych zespołów powinni być zaangażowani w proces onboardingu, to dział HR odpowiada za ten proces. Nie oznacza to jednak, że wgląd w skuteczność onboardingu powinien być przechowywany w dziale HR. Aby naprawdę zacząć ulepszać proces, informacje zwrotne muszą trafiać do menedżerów i współpracowników, z którymi nowi pracownicy spędzają większość czasu na interakcji. 

• Upewnij się, że menedżerowie są świadomi znaczenia procesu onboardingu - Dobrze zbudowany, ustandaryzowany proces onboardingu może zwiększyć produktywność nowych pracowników o 62%, a ich retencję o 50%, jak donosi Harvard Business Review - więc menedżerowie, którzy uważają się za zbyt zajętych, aby naprawdę zaangażować się w proces onboardingu, powinni zrozumieć biznesowe uzasadnienie właściwego wdrażania nowych pracowników.
• Udostępniaj swoje ulepszenia - Po rozpoczęciu mierzenia wskaźników wdrażania nowych pracowników będziesz w stanie zobaczyć, kiedy ulegają one poprawie - na przykład, gdy wskaźniki retencji zaczynają rosnąć. Każde ulepszenie procesu onboardingu będzie miało bezpośredni wpływ na wyniki finansowe.
• Podejmij konkretne kroki w celu naprawienia problemów - Podczas śledzenia postępów w procesie onboardingu, monitoruj działy i menedżerów, którzy otrzymują najniższe wskaźniki i pracuj nad poprawą sytuacji. Powiedzenie "ludzie odchodzą od menedżerów, a nie od firmy" jest nadużywane, ale może mieć w sobie trochę prawdy - ankieta przeprowadzona przez firmę konsultingową DDI wykazała, że ponad połowa respondentów odeszła z co najmniej jednej pracy z powodu menedżera. Wysiłki włożone w zbieranie informacji od nowych pracowników na temat realiów procesu onboardingu pójdą na marne, jeśli nie wykorzystasz ich w pracy z liderami, którzy przyjmują nowych pracowników.

uzyskaj kontrolę nad procesem onboardingu od początku do końca

Jeśli jesteś na etapie, na którym chcesz zacząć ulepszać proces onboardingu, być może nadszedł czas, aby przeanalizować go od początku do końca. Aby zacząć, pobierz naszą checklistę onboardingu - zapewnia ona podstawową strukturę na pierwsze tygodnie i miesiące pracy nowego pracownika w firmie i pomaga zapamiętać wszystkie istotne kroki na drodze do lepszego onboardingu.

Kliknij poniżej, aby pobrać materiał w formacie Excel.